07.11.2013 | Serie Stuttgarter Controller-Forum 2013

Effizienz im Reporting erhöhen - Wie man gewachsene Berichtsstrukturen wieder handhabbar macht

Serienelemente
Bild: Günter E. Bergmann

Im Laufe der Jahre entwickeln sich Reportingstrukturen teilweise unkoordiniert. Kennzahlen sind oft redundant, wenig standardisiert und aufwändig in der Pflege. Beim „Kampf um das Wesentliche“ im Reporting hat die SCHOTT AG ein erhebliche Verbesserungen realisiert.

Wilde Berichtsstrukturen, großer manueller Aufwand und ungenutzte IT-Systeme
Viele Unternehmen kennen die Problematik: Berichtstrukturen entwickeln sich mit den Jahren teilweise unkoordiniert und sind daher oftmals redundant, wenig standardisiert und erfordern einen hohen Ressourcenaufwand im Controlling. Darüber hinaus werden vorhandene IT-Systeme nicht optimal genutzt, viele Daten aus Vorsystemen genutzt und in Excel individuell weiterverarbeitet. Im Rahmen eines konzernweiten Projektes zur Optimierung der Gemeinkosten hat die SCHOTT AG die Tätigkeiten im Finanzbereich analysiert und dabei ein erhebliches Verbesserungspotenzial beim „Kampf um das Wesentliche“ im Reporting identifiziert und umgesetzt. Sandra Lunkenheimer, Leiterin Group Reporting der SCHOTT AG, erläuterte im Rahmen des diesjährigen Stuttgarter Controller Forums, durch welche wesentlichen Maßnahmen das Unternehmen die bestehende Reporting-Vielfalt wieder „gebändigt“ hat.

Bündelung von Reporting-Aktivitäten
Zur Steigerung der Effizienz im Reporting hat SCHOTT die standardisierbaren Berichte im Competence Center Reporting (oftmals auch Reporting Factory genannt) gebündelt. Die Wertschöpfungskette im Management Reporting kann vereinfacht in die Prozesse Datenerzeugung, Informationserstellung sowie Analyse und Beratung unterteilt werden. Das Competence Center Reporting (CCR) bei SCHOTT ist fokussiert auf die Informationserstellung im Frontend, auf deren Basis das Controlling seine Analysen und das Management seine Entscheidungen stützen kann (vgl. Abbildung 1 in der Bilderserie). Organisatorisch ist es im Konzerncontrolling angesiedelt und berichtet direkt an den Leiter Finanzen. Die Verantwortung der Datenerzeugung als vorgelagerter Prozess liegt in der IT.

Ausrichtung der Berichtsinhalte und Kennzahlen an der Steuerungslogik
Eine weitere zentrale Maßnahme, um die Reporting-Vielfalt in den Griff zu bekommen, ist die zukünftig strikte Orientierung der Berichtsinhalte an der Steuerungslogik im SCHOTT-Konzern (vgl. Abbildung 2). Es werden zukünftig nur noch solche Kennzahlen berichtet, die das Management für Steuerungszwecke benötigt und die als solche definiert bzw. kommuniziert worden sind. Der Steuerungslogik liegen dabei folgende Prinzipien zu Grunde:

  • Die Wertorientierung steht im Konzern an oberster Stelle, angelehnt an das EVA-Prinzip.
  • Die Business-Units (BU) sowie die Business-Segmente (BS) tragen zur Wertgenerierung bei, indem sie ihr Geschäft weltweit ergebnis- und renditeorientiert steuern.

Auf dieser Basis lassen sich die notwendigen Werttreiber und Kennzahlen, die für das Management-Reporting benötigt werden, ableiten (vgl. Abbildung 3). Die festgelegten Kennzahlen werden in standardisierten Berichten für die unterschiedlichen Berichtsempfänger zur Verfügung gestellt. Das CCR liefert derzeitig etwa 30 vordefinierte Berichtstypen.

Lessons learned
Bei SCHOTT wurden folgende zentrale Erfahrungen bei der Umsetzung der Neugestaltung des Management-Reportings gemacht:

  • Eine möglichst frühzeitige Einbindung des Top-Managements in die Erarbeitung des Gesamtkonzepts hat bei der späteren Durchsetzung der einzelnen Maßnahmen in der Organisation geholfen.
  • Eine proaktive Kommunikation sowie das Einbinden der Beteiligten haben dazu beigetragen, Verunsicherung zu nehmen und Unterstützung zu gewinnen.
  • Zur nachhaltigen Sicherung wurde ein Demand-Management-Prozess etabliert, der als Eingangskanal für neue Anforderungen fungiert sowie den Bedarf für neue Berichte bzw. Kennzahlen kritisch hinterfragt und bewertet.

Hier geht's zur Bilderserie "Effizienz im Reporting erhöhen – Wie man gewachsene Berichtsstrukturen wieder handhabbar gestaltet "

Schlagworte zum Thema:  Gemeinkosten, Horváth & Partners

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