„Binden Sie Ihre Controller früh in KI-Projekte ein, bereits bei der Definition der Ziele und der Potenziale.“

„KI entfaltet ihr Potenzial erst, wenn Prozesse, Daten und Menschen zusammenspielen und nicht schon, wenn man die Software dazu kauft.“

Der Interviewpartner

Florian Wagner beschäftigt sich seit mehr als 20 Jahren mit der Umsetzung von Business- und Prozessanforderungen in komplexen internationalen IT-Projekten. Als Company Builder, COO und geschäftsführender Gesellschafter hat er mehrere Unternehmen aufgebaut und skaliert. Heute begleitet er als Geschäftsführer der Zendigma GmbH digitale Transformationen – mit besonderem Fokus auf die Optimierung von Prozessen im Rahmen von ERP-Einführungen und -Migrationen. Zuvor war er als Unternehmensberater u. a. bei KPMG sowie als IT Director und Geschäftsführer in mittelständischen Unternehmen tätig.

Bei den Haufe Online Days: Jahresforum Controlling am 16./17. September 2026 referiert Florian Wagner zum Thema „Der Weg zu einer ganzheitlichen KI-Unterstützung im Controlling“. Im Anschluss leitet er einen der drei parallelen virtuellen Roundtables zu diesem Thema.

Die Fragen stellte Günther Lehmann, Chefredakteur Controlling von Haufe und Vorstandsmitglied der Verlag für ControllingWissen AG.

Das Interview

Hier finden Sie Teil 1 des Interviews: „Der Nutzen von KI entsteht nicht durch Software, sondern durch saubere Prozesse, hochwertige Daten und fachliche Klarheit.“

Lehmann: Herr Wagner, Sie beschreiben Ihr Vorgehen als ‘Vom Zielbild zum Fundament’. Wie läuft das in der Praxis ab und wie lange dauert so ein Weg typischerweise?

Wagner: Ein gutes Beispiel ist ein Automobilzulieferer, den wir seit einigen Jahren begleiten. Ursprünglich kam er zu uns mit dem Ziel, ein neues ERP-System auszuwählen. In der Zielbildphase, der Initialisation in unserem Vorgehensmodell, wurde schnell klar, dass vor einer ERP-Einführung erst eine deutliche Optimierung von Stammdaten und KPIs notwendig war. Das Ziel: eine einheitliche, solide Datenbasis über mehrere Werke in verschiedenen Ländern.

„Fundament und Systemauswahl laufen parallel, man wartet nicht aufeinander.“

Dieses Vorprojekt hat rund acht Monate gedauert und zwar parallel zur ERP-Auswahl, die wir gleichzeitig vorangetrieben haben. Anfang dieses Jahres hat das Unternehmen mit der SAP S/4HANA Public Cloud Einführung gestartet. Die KI-gestützte Datenvorbereitung mit Microsoft Fabric hat die Datenmigration deutlich vereinfacht und schafft nun eine wesentlich bessere Ausgangssituation für das künftige Controlling. Das ist das Muster: Fundament und Systemauswahl laufen parallel, man wartet nicht aufeinander.

Ihre Digitalisierungs-Map zeigt ein komplexes Modell mit vier Stationen und mehreren parallelen Linien. Wie ist es zu lesen?

Wagner: Die Stationen sind keine Startpunkte, sondern Meilensteine. Man erreicht sie, wenn eine Phase abgeschlossen ist. Die North Station erreicht man, nachdem Zielbild, Projektfoundation und Kick-Off abgeschlossen sind. Von dort beginnt die inhaltliche Arbeit: Ist-Prozessanalyse, Potenzialanalyse, Definition der Zielprozesse. Und erst wenn das erledigt ist, landet man an der East Station. Dort startet der Softwareauswahlprozess mit Marktrecherche, Call for Proposal, Process&Fit-Workshops und Vertragsgestaltung. Ist die Software ausgewählt, ist die West Station erreicht.

Von der West zur Central Station liegt dann die gesamte Implementierung: Primotyp, Classroom-Trainings, User Training, Cut-Over, Go-Live, Approval. Die Central Station ist damit das Ziel – der Punkt, an dem das System produktiv läuft. Parallel zu dieser „Hauptfahrt“ gibt es dann begleitende Aktivitäten und Linien mit Themen wie Process Training, Changemanagement, Operational Excellence, etc. Für Controlling-Projekte ist dabei das Masterdatenmanagement besonders relevant: die gezielte Optimierung der Datenbasis als zwingende Voraussetzung für alle späteren digitalen Prozesse.

KI-Projekte scheitern häufig nicht an der Technologie, sondern an der Akzeptanz im Team. Welche Rolle spielt Change Management in Ihrem Ansatz?

Wagner: Eine nicht zu unterschätzende Rolle. Nur wenn die Mitarbeiter die Projekte mit ihrer Erfahrung und ihrem Engagement aktiv unterstützen, entfalten diese ihren vollen Nutzen. Meine klare Empfehlung an Führungskräfte: Binden Sie Ihre Controller früh in KI-Projekte ein, nicht erst bei der Präsentation der fertigen Lösung, sondern bei der Ableitung der Zielprozesse und der Definition der Potenziale.

Wer mitgestaltet, trägt mit. Das gilt übrigens auch für die Rollenfrage: KI übernimmt repetitive Routinen – Datenabfragen, Berichtsformatierungen, einfache Abweichungskommentierungen. Was bleibt und wertvoller wird, ist die fachliche Urteilskraft: KI-Outputs kritisch bewerten, im Geschäftskontext interpretieren, echte Entscheidungsempfehlungen formulieren. Der Controller wird zum Kurator der KI. Das ist eine Aufwertung.

„Wer mitgestaltet, trägt mit. Das gilt für Controller in KI-Projekten genauso wie in jeder anderen Transformation.“

Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl aus Controlling-Sicht entscheidend, wenn man KI-Readiness als Ziel hat?

Wagner: KI braucht letztlich gute, konsistente Daten. Das ERP-System muss also entweder eine integrierte KI-Engine mitbringen oder eine einfache Möglichkeit bieten, KI-Agenten direkt anzubinden und Daten bereitzustellen. Das ist das entscheidende Auswahlkriterium aus Controlling-Sicht.

Im Markt haben wir heute eine breite Bandbreite: von SAP S/4HANA und Microsoft Business Central über IFS und Haufe X360 bis hin zu Odoo und Infor. Die richtige Wahl hängt vom Unternehmenskontext ab. Aber die KI-Anbindungsfähigkeit sollte heutzutage in jedem Lastenheft enthalten sein.

Am Ende des ersten Teils sprachen Sie vom Predictive Controlling als Ziel. Was ist realistisch erreichbar und wo sollten Unternehmen anfangen?

Wagner: Welches Ziel in welcher Zeit erreichbar ist, lässt sich kaum verallgemeinern. Das ist zu unternehmensindividuell, und die KI-Entwicklung verändert sich so schnell, dass sich allein in zwölf Monaten die Möglichkeiten grundlegend verändern können wie z. B. kürzlich bedingt durch Umstellung der Lizenzmodelle in Richtung nutzungsbasierter Tokens.

„Wer heute die Grundlagen legt, ist morgen in der Position, KI-Möglichkeiten auch wirklich zu nutzen.“

Aber eines bleibt konstant: Ohne konsistente Daten als Basis entfaltet auch die beste KI nicht alle Möglichkeiten. Deshalb ist mein Rat: Starten Sie jetzt, und zwar nicht mit dem KI-Tool, sondern mit der ehrlichen Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse und Daten. Wer heute die Grundlagen legt, ist in ein paar Monaten in einer Position, in der er die dann verfügbaren KI-Möglichkeiten auch wirklich nutzen kann.

Herr Wagner, herzlichen Dank für dieses aufschlussreiche Gespräch und für die klare Botschaft: Nicht die Software entscheidet über den Erfolg von KI im Controlling, sondern das Fundament darunter. Wir freuen uns, Sie und Ihre Thesen im September beim Haufe Online Days: Jahresforum Controlling live zu erleben.