Business Intelligence im Controlling: Wann macht BI wirklich Sinn?

Von den Daten zur Problem-aufzeigenden Auswertung

Wenn Unternehmenszahlen im regelmäßigen Reporting ausgewertet werden, entstehen vielfältige Tabellen, Kennzahlen oder Diagramme für die Empfängergruppen. Oft werden mit großem Zeitaufwand Auswertungen erstellt, die aufgrund der Informationsflut beim Empfänger wenig oder gar keine Beachtung finden. Deshalb gilt der Grundsatz sich auf die relevanten Auswertungen zu fokussieren und die Aufbereitung der Daten zu beschleunigen.

Nutzung von flexiblen Analysewerkzeugen

Geschäftsführer wollen schließlich im Grunde nur eines sehen: „Habe ich ein Problem? – Falls ja, wo?"

Um diese Frage zu beantworten, kommt man als Controller nicht um Zahlenanalysen herum. Dabei ist Microsoft Excel nach wie vor das flexibelste und meistgenutzte Werkzeug in Unternehmen. Unter Controllern gilt dabei die Auswertung von Daten mit Pivot-Tabellen als der Zeitspar-Trick Nummer eins. Bei der Visualisierung auf einer Übersichtsseite (Dashboard) hilft Pivot-Chart. Wer zusätzlich Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenführen will, dem hilft das kostenlose Add-In PowerPivot.

Natürlich muss man solche Pivot-Auswertungen in Excel erst einmal bauen und dies nimmt Zeit in Anspruch. Dafür sind diese Werkzeuge im Rahmen von Microsoft Office als Standardsoftware bei den meisten Unternehmen verfügbar. Deshalb genießt Excel trotz der nicht abzustreitenden Kritikpunkte Fehleranfälligkeit und geringe Datenkonsistenz nach wie vor hohe Akzeptanz.

Vom Excel-Tool zur Standard BI-Software

Wenn man sich sein eigenes flexibel anpassbares Excel-Tool, d.h. holistische Auswertungen, die das ganze Unternehmen betreffen, mit den in Office enthaltenen Excel-Werkzeugen Pivot-Tabellen, Pivot-Chart und Power-Pivot selbst anfertigen kann, warum entscheidet man sich dann für eine „unflexiblere“ Standard BI-Software bzw. wann ist dies sinnvoll? Der folgende Satz eines Controllers macht es deutlich:

„Im Grundsatz steckt der Gedanke dahinter die Geschäftstätigkeit aller unserer über 50 Gesellschaften gebündelt darzustellen, da diese auch mit den unterschiedlichsten Anwendungen arbeiten. Mein Chef meinte mal, er möchte morgens am Kaffeetisch sitzen, sein Tablet anmachen und auf einen Blick sehen, wie es im Unternehmen läuft. Das ganze Projekt wurde auf Konzernebene durch die Geschäftsführer entschieden und soll nun nach und nach auf alle Unternehmensbereiche ausgeweitet werden. Was alle Gesellschaften gemein haben, ist, dass alle eine Excel Oberfläche kennen. Somit lag die Entscheidung für eine Standard BI-Software nahe, die Excel-ähnlich und Microsoft kompatibel ist.“

Wann macht eine BI-Software Sinn?

Aus diesem Satz lassen sich folgende Learnings für die Wahl einer Standard BI-Software ableiten:

1. Mehrere Gesellschaften sollen einheitlich ausgewertet werden.
2. Daten müssen aggregiert und dann zusammengeführt werden.
3. Unterschiedliche und zahlreiche Datenquellen liegen vor.
4. Es handelt sich um regelmäßige Massendaten Auswertungen.
5. Die Empfänger sind die Unternehmensleitungs-/ Management-Ebene.
6. Microsoft und Excel genießen unternehmensweit Anerkennung.

Nun könnte der (die) ein oder andere Leser/in sagen, dass die Punkte 1 bis 6 von einem selbst erstellten Excel-Tool gemanagt werden können. Warum also Standard BI-Software?

Praxisbeispiel für eine BI-Evolution

Bevor Sie sich einen Ferrari kaufen, lernen Sie Auto fahren!

Meine Erfahrung aus der Praxis eines Handelsunternehmens, das über Jahre ein starkes Umsatzwachstum erzielt hat (2015: 50 Mio. Euro, 2016: 89 Mio. Euro, 2017: 111 Mio. Euro, 2018: 140 Mio. Euro), ist folgende: „Bevor Sie sich einen Ferrari kaufen, lernen Sie Auto fahren!“

Bis zu einem Umsatz von 50 Mio. Euro mit einer einzigen Gesellschaft änderten sich die Berichtsinhalte noch stark, da Erfahrungen gesammelt und die Berichtsqualität gefestigt werden musste. Für eine Standard BI-Software war das Budget nicht vorhanden. Bis dahin erfolgte das Reporting mit einem selbstgebauten pivotbasierten Excel-Tool und aggregierten Daten aus einem Business-Warehouse („Auto fahren lernen“). Natürlich war die erstmalige Erstellung zeitaufwendig und arbeitsintensiv für den Ersteller, aber zu dieser Zeit genau das richtige für das wachsende Unternehmen und die Empfänger.

Erst als ab dem Jahr 2015 klar und sicher war, welche Standard-Berichte sinnvoll sind und auch langfristig nicht mehr groß verändert werden sollten, wurde auf eine Standard-BI Software umgestellt („Ferrari“). Nun waren auch ausreichend Budget und Kompetenz für die Wahl der passenden BI-Software da. Die Aufstellung eines Lastenheftes fiel wesentlich leichter, da man genau wusste, was die BI-Software leisten muss.

To gos - „Bevor Sie sich einen Ferrari kaufen, lernen Sie Auto fahren!“

• Prüfen Sie, ob Sie überhaupt eine Standard BI-Software („Ferrari“) benötigen
• Prüfen Sie, ob Kompetenzen für eine BI-Software im Unternehmen vorliegen und ob ggf. ein selbsterstelltes pivot-basiertes Excel-Tool ausreicht („Auto fahren lernen“)
• Sammeln Sie Erfahrungen, welche Berichte Ihnen wirklich helfen
• Stellen Sie Ihre Anforderungen in einem Lastenheft zusammen und legen Sie Ihre Standard-Berichte fest
• Entscheiden Sie sich für die BI-Software, welche Ihre Anforderungen erfüllt

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