Das Thema "Compliance Screening" oder auch Terrorlisten-Screening ist in vielen, vor allem internationalen Unternehmen unabdingbar geworden. Doch viele Unternehmen verkennen die Notwendigkeit eines Compliance-Screenings und nehmen das Thema auf die leichte Schulter – dabei können die Folgen gravierend sein.
Was ist Compliance Screening?
Beim Compliance Screening bzw. dem sogenannten Terrorlisten-Screening werden persönliche Daten der Beschäftigten eines Unternehmens mit der Anti-Terror-Verordnung oder den Sanktionslisten abgeglichen. Ziel eines solchen Abgleichs ist es, dass das Unternehmen geschützt wird und eine „weiße Weste“ behält. Verhindert werden sollen aber auch bemakelte Geldtransfers bis hin zur Waffenexportkontrolle.
Wird der Name eines Beschäftigten in den Anhängen der Anti-Terror-Verordnung oder den Sanktionslisten genannt, kommt es bei dem Compliance-Screening zu einer Übereinstimmung. In diesem Fall ist schnelles Handeln gefordert: Dem betroffenen Beschäftigten dürfen in keinem Fall mehr Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
Insbesondere während der Covid-19-Pandemie sollten Compliance-Screenings vermehrt durchgeführt werden. Viele Unternehmen waren bis zum Ausbruch der Pandemie nur lokal vertreten und mussten aufgrund der weltweiten „Lockdowns“ einen Online-Handel anbieten. Die anhaltende Situation führt außerdem dazu, dass bei Unternehmen aus zahlreichen Branchen die Nachfrage nach Onlineangeboten steigt. Auch der Kundenkreis vergrößert sich dadurch bei vielen Anbietern und wird internationalisiert. In diesen Fällen ist ein Compliance-Screening unabdingbar und sollte umgehend nachgeholt werden.
Antiterrorismus-Compliance-Prüfung
Das Verweigern von Geldern und wirtschaftlichen Ressourcen wird auch „Bereitstellungsverbot“ genannt. Das Bereitstellungsverbot untersagt natürlichen und juristischen Personen, finanzielle Mittel an Personen oder Organisationen zur Verfügung zu stellen, die in Verbindung mit Terrorismus stehen. Dieses Verbot ist für jedes Unternehmen obligatorisch!
Die Sanktionen für Verstöße sind schwerwiegend: Bei einem vorsätzlichen Verstoß wird eine Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis zu 5 Jahren verhängt. Außerdem können dem Unternehmen und seinen Führungskräften Geldbußen in Millionenhöhe drohen.
Steht einer der Mitarbeiter auf einer der Verordnungslisten, darf ihm kein Gehalt mehr ausgezahlt werden und auch sonst keine finanziellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Außerdem dürfen sie mit Kunden oder Vertragspartnern, die sich auf der Liste wiederfinden, keinen Handel betreiben.
Für ein funktionierendes Compliance-Management im Unternehmen ist ein regelmäßiges Screening der Anti-Terrorlisten unerlässlich. Aber Vorsicht ist geboten: Bei Bewerberdaten darf ein solches Screening nur dann durchgeführt werden, wenn die Einstellung unmittelbar bevorsteht. Denn nur in diesem Fall könnte ein Verstoß durch eine Gehaltszahlung erfolgen.
Anti-Terror-Verordnung umsetzen: Compliance-Prüfung durchführen
Beim Durchführen des Screenings müssen die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten werden. Zunächst wird davon ausgegangen, dass das Abgleichen und Screenen zum Schutz des Unternehmens für datenschutzkonform zu erklären ist. Dennoch muss das Datensparsamkeitsgebot der Datenschutzgrundverordnung beachtet werden: Das Screening darf sich nur auf die Stammdaten des Beschäftigten beziehen. Zu diesen Stammdaten gehören u. a.
- Name,
- Anschrift und
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers.
Die Einbindung des Datenschutzbeauftragten ist also zwingend angezeigt.
Dabei obliegt die Prüfung keineswegs ausschließlich der Geschäftsführung: So muss beispielsweise die Buchhaltung darauf achten, ob Zahlungen an einzelne Personen oder Gruppierungen erfolgen, die von der Sanktionsliste erfasst sind.
Wichtig ist, dass sämtliche Maßnahmen in die Wege geleitet werden, die verhindern können, dass vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße erfolgen.
Neue Anforderungen beachten
Der Krieg in der Ukraine aber zeigt, dass ein erweitertes Compliance-Screening niemals statisch sein darf. Ende Februar 2022 haben die Europäische Union, die USA und zahlreiche andere Staaten scharfe und umfassende Sanktionen gegen Russland verhängt. Diese Maßnahmen wurden und werden regelmäßig nachgeschärft.
So ist es nunmehr zwingend erforderlich, die jeweils aktuellen Sanktionen zu beachten, um zum einen die Compliancevorgaben des Unternehmens zu erfüllen und zum anderen rechtliche Risiken bis hin zur strafrechtlichen Verfolgung zu verhindern.