Die Betrachtung von Prozessen ist die Basis für alle Verbesserungen in Unternehmen. Transparente Prozesse sind wichtig für die Orientierung der Mitarbeiter und beugen dem Scheuklappendenken von Abteilungen vor.
Zunächst müssen die Unternehmensprozesse eindeutig definiert sein. Dies sollte in geeigneten Teams geschehen. I. d. R. beginnt man mit Hauptprozessen und arbeitet sich dann bis zu den Unterprozessen durch. Aus den Prozessdefinitionen entsteht eine Prozesslandkarte, die einen Überblick über die wichtigsten Abläufe gibt.
Zur Erstellung einer Prozessdokumentation muss man sich Gedanken über die Dokumentationstiefe machen. Nicht jeder Prozess muss unbedingt bis in alle Einzelheiten beschrieben sein. Erfahrungsgemäß ist eine grobe Beschreibung eines Ablaufs für die Mitarbeiter wertvoller als eine detaillierte Darstellung. Die häufigste Form der Dokumentation von Prozessen ist deren grafische Darstellung in Flussdiagrammen, in Matrixform oder als "mind maps".
Die Methode "process mapping" ist nicht nur zur Erarbeitung von Prozessdarstellungen in Teams geeignet, sondern empfiehlt sich auch als Werkzeug bei der anschließenden Prozessoptimierung.
Überall wo Teams zusammenarbeiten, ist eine Leitung durch erfahrene Moderatoren unbedingt empfehlenswert, da sonst der Nutzen von Teamarbeit nicht voll zur Geltung kommen kann.
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