Die Personen, die die eingehenden Beschwerden bearbeiten, müssen Gewähr für unparteiisches Handeln bieten[1]. Das LkSG führt dazu näher aus, dass die Mitarbeiter, die die Beschwerden bearbeiten, unabhängig sein müssen und an Weisungen nicht gebunden sein dürfen. Darüber hinaus sind sie zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Eigene Mitarbeiter oder externe Stelle
Grundsätzlich können sowohl eigene Mitarbeiter des Unternehmens die Bearbeitung der Beschwerden übernehmen als auch eine externer Verfahrensdienstleister. Das können neben den bereits erwähnten Brancheninitiativen auch Unternehmen oder Freiberufler sein, die die Bearbeitung von Beschwerden als Dienstleistung übernehmen.
Arbeitsvertragliche Absicherung der Unabhängigkeit und Verschwiegenheit
Wenn eigene Mitarbeiter des Unternehmens die Bearbeitung der Beschwerden übernehmen, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die betreffenden Mitarbeiter (bei der Bearbeitung der Beschwerden) weisungsfrei arbeiten und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Dies müssen Unternehmen durch entsprechende Klauseln in den Arbeitsverträgen der jeweilige Mitarbeiter gewährleisten.[2]
Sollte der Menschenrechtsbeauftragte mit der Bearbeitung der Beschwerden betraut werden?
Dem Gesetz ist keine klare Regelung dazu zu entnehmen, ob der Menschenrechtsbeauftragte zugleich für die Bearbeitung der Beschwerden zuständig sein kann, die über das Beschwerdeverfahren eingehen. Das LkSG nennt den Menschenrechtsbeauftragten nur an einer Stelle: Nach § 4 Abs. 3 LkSG kann ein Unternehmen einen Menschenrechtsbeauftragten als zuständige Person zur Überwachung des Risikomanagements ernennen. Das Gesetz erläutert die Rolle des Menschenrechtsbeauftragten nicht näher. Teilweise aus dem Umstand, dass der Menschenrechtsbeauftragte für die Überwachung zuständig sein soll, gefolgert, dass es sich um eine Kontrollfunktion handele. Andere sehen den Menschenrechtsbeauftragten in einer eher aktiven Rolle bei der Umsetzung des Gesetzes.
Menschenrechtsbeauftragter sollte nicht mit der Bearbeitung von Beschwerden betraut werden
Unabhängig davon, wie die Funktion des Menschenrechtsbeauftragten ausgestaltet wird, ist es meines Erachtens nicht ratsam, den Menschenrechtsbeauftragten zugleich mit der Bearbeitung von Beschwerden zu betrauen. Denn jede Beschwerde betrifft zugleich das Risikomanagement des Unternehmens, bspw. die Risikoanalyse oder die Effektivität von Präventionsmaßnahmen. Der Menschenrechtsbeauftragte ist auf die eine oder andere Art mit dem Risikomanagement befasst. Es besteht die Gefahr eines Interessenkonfliktes, wenn er zugleich Beschwerden bearbeiten soll, die auch Aufschluss über die bisher getroffenen Maßnahmen des Risikomanagements geben.
Schulung der Mitarbeiter, die die Beschwerden bearbeiten, ist ratsam
Das Gesetz stellt außer den genannten Erfordernissen der Unabhängigkeit und Verschwiegenheit keine Anforderungen an die Mitarbeiter, die Beschwerden bearbeiten. Es empfiehlt sich aber, die entsprechenden Mitarbeiter zu schulen.[3]
Das kann etwa die Kommunikation mit Beschwerdeführern, die Ermittlung des Sachverhaltes oder die Wahrung der Verschwiegenheit betreffen.
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