Der nachstehende Vorschlag sieht vor, dass für erhebliche Compliance Vorgänge vom Beauftragten im Laufe der Fallbearbeitung ein zweiseitiges Dokumentationsblatt, bzw. Computer-Vorlage ausgefüllt wird. Dieses ist unterteilt in die Abschnitte:
- Falldaten und
- Maßnahmen.
Einzelne Bearbeitungsschritte werden ebenso wenig im Ablauf dokumentiert, wie die im Einzelnen in die Bearbeitung eingeschalteten Abteilungen. Das bleibt für komplexere Fälle einem besonderen Fall-Bearbeitungs-System vorbehalten.
Die Eingabefelder und Kategorien für die Dokumentation sind auf die gesamte Skala interner Verbesserungsmaßnahmen ausgerichtet. Das spiegelt die präventive, auf Gefahrenabwehr ausgerichtete Aufgabenstellung der Compliance Funktion wieder. Dementsprechend wird auch nicht zwischen strafbaren und nicht strafbaren Verhalten unterschieden. Gegebenenfalls erfolgt die Erfassung als "behördliches Risiko". Weitere Berichterstattung und Dokumentation sollte in solchen Fällen dann Bestandteil der Einzelfallbearbeitung, nicht einer generellen Dokumentation sein. Namen von beteiligten Personen werden nicht erfasst. Diese können bei Bedarf über die Fallnummer herangezogen werden.
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