Compliance: Formular zur Fa... / 3. Die Compliance Fall-Dokumentation

Der nachstehende Vorschlag sieht vor, dass für erhebliche Compliance Vorgänge vom Beauftragten im Laufe der Fallbearbeitung ein zweiseitiges Dokumentationsblatt, bzw. Computer-Vorlage ausgefüllt wird. Dieses ist unterteilt in die Abschnitte:

  • Falldaten und
  • Maßnahmen.

Einzelne Bearbeitungsschritte werden ebenso wenig im Ablauf dokumentiert, wie die im Einzelnen in die Bearbeitung eingeschalteten Abteilungen. Das bleibt für komplexere Fälle einem besonderen Fall-Bearbeitungs-System vorbehalten.

Die Eingabefelder und Kategorien für die Dokumentation sind auf die gesamte Skala interner Verbesserungsmaßnahmen ausgerichtet. Das spiegelt die präventive, auf Gefahrenabwehr ausgerichtete Aufgabenstellung der Compliance Funktion wieder. Dementsprechend wird auch nicht zwischen strafbaren und nicht strafbaren Verhalten unterschieden. Gegebenenfalls erfolgt die Erfassung als "behördliches Risiko". Weitere Berichterstattung und Dokumentation sollte in solchen Fällen dann Bestandteil der Einzelfallbearbeitung, nicht einer generellen Dokumentation sein. Namen von beteiligten Personen werden nicht erfasst. Diese können bei Bedarf über die Fallnummer herangezogen werden.

Software-Lösung bietet höheren Komfort

Als komfortablere Lösung, die auch eine statistische Auswertung und die darauf aufbauende Berichterstattung liefert, bieten sich IT-Lösungen zum Case Management und zum Case Reporting an.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Compliance Office Online. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Compliance Office Online 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge