Compliance: Formular zur Falldokumentation

Kurzbeschreibung

Zu den Anforderungen eines Compliance-Management-Systems gehört die ordnungsgemäße Dokumentation von Compliance Ereignissen und Maßnahmen. Wer das Unternehmen, Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter vor Strafen, Bußgeldern, behördlichen Sanktionen und Schadensersatzansprüchen schützen will, muss nachweisen können, mit welchen Compliance-Risiken und Vorfällen das Unternehmen konfrontiert war und wie es darauf reagiert hat. Dazu dient diese Vorlage, die individuell angepasst werden kann.

1. Anforderungen an die Dokumentation

So leicht dies gesagt ist, so interessant sind die damit für die Praxis eines mittelständischen Unternehmens verbundenen Fragen:

  • Der zusätzliche Dokumentationsaufwand ist möglichst gering zu halten.
  • Art und Inhalt der Dokumentation sollten Compliance Risiken und Ereignisse richtig erfassen, aber nicht im Sinne staatsanwaltlicher Ermittlungen als detaillierte Sammelstelle für Untersuchungen von Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden dienen.
  • Schließlich gilt es die daten- und persönlichkeitsschutzrechtlichen Grenzen für die Speicherung und Verwertung personenbezogener Daten zu beachten.

2. Die Bestandteile eines Compliance-Dokumentationssystems

Das hier vorgestellte Compliance-Dokumentationssystem beruht auf fünf Säulen:

  • Die Compliance-Gefährdungsanalyse mit ihren Fragebögen für Führungskräfte und fürCompliance-Beauftragte, unterstützenden Prüflisten und dem Compliance Aktionsplan,
  • die Sitzungsunterlagen nebst vorbereitenden Unterlagen des Risiko- und Compliance Koordinations-Ausschusses (RICKO) mit Mustertagesordnung, Sitzungsprotokollen und Compliance Feed-Back Unterlagen,
  • der Compliance Fall-Dokumentation,
  • dem Compliance-Bericht an die Geschäftsleitung und
  • den Ergebnisblättern der Compliance-Wirksamkeitskontrollen.

(Siehe hierzu auch das Merkblatt Risikomanagement und Compliance Koordination.)

3. Die Compliance Fall-Dokumentation

Der nachstehende Vorschlag sieht vor, dass für erhebliche Compliance Vorgänge vom Beauftragten im Laufe der Fallbearbeitung ein zweiseitiges Dokumentationsblatt, bzw. Computer-Vorlage ausgefüllt wird. Dieses ist unterteilt in die Abschnitte:

  • Falldaten und
  • Maßnahmen.

Einzelne Bearbeitungsschritte werden ebenso wenig im Ablauf dokumentiert, wie die im Einzelnen in die Bearbeitung eingeschalteten Abteilungen. Das bleibt für komplexere Fälle einem besonderen Fall-Bearbeitungs-System vorbehalten.

Die Eingabefelder und Kategorien für die Dokumentation sind auf die gesamte Skala interner Verbesserungsmaßnahmen ausgerichtet. Das spiegelt die präventive, auf Gefahrenabwehr ausgerichtete Aufgabenstellung der Compliance Funktion wieder. Dementsprechend wird auch nicht zwischen strafbaren und nicht strafbaren Verhalten unterschieden. Gegebenenfalls erfolgt die Erfassung als "behördliches Risiko". Weitere Berichterstattung und Dokumentation sollte in solchen Fällen dann Bestandteil der Einzelfallbearbeitung, nicht einer generellen Dokumentation sein. Namen von beteiligten Personen werden nicht erfasst. Diese können bei Bedarf über die Fallnummer herangezogen werden.

Software-Lösung bietet höheren Komfort

Als komfortablere Lösung, die auch eine statistische Auswertung und die darauf aufbauende Berichterstattung liefert, bieten sich IT-Lösungen zum Case Management und zum Case Reporting an.

Compliance Fall-Dokumentation

Falldaten

Fallnummer  
Fallart  
Status  
Status  
Status  
Eingangsdatum  
Empfänger  
Absenderkategorie  
Kommunikationsweg  
Beteiligte Funktion  
Beteiligte Organisationseinheit  
Absendername  
Absendertitel  
Absenderabteilung  
Absendertelefon  
Absender-E-Mail  
Möglichkeit für Freitextbeschreibung
Fallart Status Absenderkategorie Kommunikationsweg
Anfrage
Beratung
Hinweis
Eigeninitiative
Compliance
Bearbeitung
Zwischenstand
Abgeschlossen
Geschäftsleitung
Aufsichtsrat
Führungskraft
Mitarbeiter
HR
Revision
Andere Stabsfunktion
Compliance Tochter
Medien
Behörden
Externer Hinweisgeber
Anonymer Hinweis
Persönlich
Telefonisch
E-Mail
Brief
Hinweisgebersystem
Presse
Sonstige

Maßnahmen und Ergebnis

Ersteinschätzung  
Datum  
Handlungsmöglichkeiten während der Bearbeitung  
Ergebnis  
Datum  
Thema  
Bedeutung  
Möglichkeit für Freitext-Beschreibung des Ergebnisses  
Ersteinschätzung Handlungsmöglichkeiten während der Bearbeitung Ergebnis
Drittwahrnehmung ohne nachweisbares Fehlverhalten,
Beratungsfall ohne weitere Konsequenzen,
Verbesserungsmöglichkeit für Verfahren,
Fehlverhalten oder Regelverletzung,
Verhaltensauffälligkeit aber kein Fehlverhalten,
Führungsstil.
Schnellstmögliche Erledigung,
weiteres Nachdenken erforderlich,
weitere Recherchen erforderlich,
keine oder nur geringe Chance auf weitere Erkenntnisse bei weiterer Ermittlung,
Information an andere Funktion,
Eskalation durch Information
Eskalation zur Entscheidung.
Verbesserungsmöglichkeit für Verfahren oder Richtlinien,
Handlungsbedarf für Personalmaßnahmen,
Handlungsbedarf für Verfahrens-/Richtlinienverbesserung,
Falldokumentation als Ergebniszusammenfassung Kurztext,
Falldokumentation detailliert.
Thema Bedeutung
Arbeitssicherheit
Betrug/ Untreue/ Unterschlagung

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