KI-Assistent für den Arbeits- und Gesundheitsschutz

Die Herausforderungen im Arbeitsschutz sind vielfältig und nehmen stetig zu. Fachkräfte für Arbeitssicherheit sehen sich zunehmend mit dem Fachkräftemangel, einer hohen Arbeitsbelastung sowie steigendem Zeit- und Kostendruck konfrontiert. Gleichzeitig wächst die Komplexität durch gesetzliche Neuerungen, Reformen, technischen Fortschritt und einem veränderten Gesundheitsbewusstsein von Beschäftigten. Haufe bringt nun eine Anwendung auf den Markt, die Fachkräfte dabei unterstützt, diesen Herausforderungen zu begegnen: Den CoPilot Arbeitsschutz – einen digitalen Assistenten auf Basis von Künstlicher Intelligenz.

Die Ausgangslage: Komplexität und Überforderung

Fachkräfte für Arbeitssicherheit stehen heute vor einer Vielzahl an Aufgaben, die weit über sicherheitstechnisches Fachwissen hinausgehen. Sie benötigen zusätzlich umfassende Kenntnisse in juristischen und gesundheitswissenschaftlichen Bereichen. Ob es um die Bewertung psychischer Belastungen, den Aufbau einer Sicherheitskultur oder die Moderation von Sitzungen des Arbeitsschutzausschuss geht – die Anforderungen an Fachkräfte für Arbeitssicherheit sind vielseitig und anspruchsvoll. Neben aktuellen Gesetzen oder Reformen, die im Blick behalten werden müssen, spielt Sicherheit und Gesundheit zunehmend eine zentrale Rolle in der Unternehmenskultur – oft auch im Kontext des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Diese wachsenden Herausforderungen führen nicht selten zu Engpässen: Fachkräfte sehen sich mit hoher Arbeitsbelastung und knappen zeitlichen Ressourcen konfrontiert. Gleichzeitig fehlen oft digitale Tools, um Prozesse effizient zu gestalten. Diese Faktoren erschweren nicht nur die operative Arbeit, sondern erhöhen auch das Risiko rechtlicher Fehler – etwa bei zentralen Prozessen wie der Gefährdungsbeurteilung oder der Dokumentation von Unterweisungen. 

Der CoPilot für den Arbeitsschutz als Lösungsansatz 

Der neue CoPilot soll hier Abhilfe schaffen. Als integraler Bestandteil der Produkte „Haufe Arbeitsschutz Office Professional“ und „Haufe Arbeitsschutz Office Gold“ bietet er Unterstützung bei sämtlichen Fragestellungen rund um den Arbeitsschutz. Sein Ziel ist es, Mitarbeitenden im Arbeitsschutz als zuverlässiger Partner zur Seite zu stehen und sie spürbar zu entlasten. Zudem ist der CoPilot auch mobil auf dem Handy oder Tablet nutzbar, sodass die Unterstützung jederzeit und ortsunabhängig verfügbar ist.

Im Kern bietet der CoPilot Arbeitsschutz folgende Funktionen:

1. Einzelfallbezogene Antworten: Jeder Betrieb ist einzigartig. Der CoPilot liefert passgenaue Antworten auf individuelle Fragestellungen und verweist zugleich auf weiterführende Quellen innerhalb des "Arbeitsschutz Office Professional" oder "Gold”, sodass Anwenderinnen und Anwender auf einfachem Weg einerseits tiefergehende Informationen erhalten können. Anderseits bietet er auch Hilfestellung, wenn man sich bei einem neuen Thema zunächst einen ersten Überblick verschaffen möchte.
2. Fundiertes Wissen aus vertrauenswürdigen Quellen: Der CoPilot greift ausschließlich auf das rechtssichere Fachwissen des Haufe Arbeitsschutz Office zurück. Dadurch, dass alle verwendeten Quellen am Ende jeder Antwort aufgelistet werden, verschafft dies maximale Transparenz. Der CoPilot ist damit zuverlässiger als andere Chat-KI, die frei zugängliche Quellen im Netz benutzen.
3. Unterstützung bei der Dokumentenerstellung: Gefährdungsbeurteilungen, Protokolle, Berichte oder Unterweisungsunterlagen oder Protokolle müssen häufig erstellt werden – eine zeitintensive Aufgabe. Hier hilft der CoPilot mit Vorlagen, die individuell angepasst werden können.
4. Komfortabler Dialogmodus: Der Dialogmodus bietet zahlreiche Vorteile, da er eine interaktive und personalisierte Kommunikation ermöglicht. Der CoPilot kann auf individuelle Fragen eingehen, komplexe Themen schrittweise erklären und sich an den Wissensstand des Nutzers anpassen. Dadurch erhält man schnelle und präzise Antworten, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Mehr Effizienz für mehr Zeit fürs Wesentliche 

Hinter dem CoPilot steht eine von Haufe auf Grundlage von ChatGPT entwickelte KI. Mithilfe einfacher Prompts – Eingaben wie Fragen oder Aufforderungen – durchsucht die Technologie alle Inhalte von "Haufe Arbeitsschutz Office Professional” und "Gold” und liefert Antworten, die auf den rechtssicheren, von der Fachredaktion permanent überprüften Inhalten des Produkts, bestehen. Der CoPilot kann sowohl Antworten auf Fragen liefern als auch konkrete Arbeitshilfe leisten, etwa Inhalte für eine Sicherheitsunterweisung zusammenstellen. Entscheidend dabei ist: Die KI arbeitet in einem geschlossenen System, das heißt die eingegebenen Daten verlassen das Produkt Arbeitsschutz Office nicht und gelangen nicht ins Internet. Der Datenschutz bleibt immer gewahrt. Dies bedeutet nicht nur mehr Sicherheit im Umgang mit rechtlichen Fragestellungen; vielmehr schafft der digitale KI-Assistent Freiräume für jene Tätigkeiten, welche langfristig entscheidend sind für Sicherheit und Gesundheit in einem zunehmend herausfordernden Umfeld.

Interview

„Alltag erleichtern, Produktivität steigern“

Wie können Sicherheitsfachkräfte von KI profitieren? Mit dem CoPilot Arbeitsschutz bietet Haufe eine innovative Lösung, die auf rechtssicheren Daten basiert und Antworten, die den Arbeitsalltag erleichtern. Im Interview erklärt Mira Danzeisen, Chefredakteurin, wie Kundenfeedback und der Wunsch nach mehr Effizienz den Entwicklungsprozess geprägt haben.

Was hat Sie veranlasst, den CoPilot Arbeitsschutz zu entwickeln?

Wir wissen aus vielen Gesprächen mit Kunden im Arbeitsschutz, dass ihr Arbeitsalltag von knappen zeitlichen Ressourcen geprägt ist. Es geht zu viel Zeit bei der Recherche und dem Erfüllen von bürokratischen Anforderungen verloren. Diese Zeit fehlt dann bei Kontakt mit den Mitarbeitenden und den Führungskräften. Gleichzeit besteht die Anforderung der Rechtssicherheit und mehr Effizienz. Automatisierung und Digitalisierung bestimmen schon länger die Entwicklungen bei unseren Kunden. Die Entwicklung einer KI-basierten Lösung war da ein logischer Schritt. Zumal uns von Kunden immer wieder zurückgemeldet wurde, dass eine KI-Lösung, die auf unserer rechtssicheren Datenbasis Handlungsempfehlungen gibt und Dokumente erstellt, eine große Hilfe wäre.

Welche Rückmeldungen haben Sie diesbezüglich von Ihren Testkunden erhalten?

Das Ziel, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern, erreichen wir. Gerade bei den rechtlichen Aspekten des Arbeitsschutz gilt, dass er oft kleinteilig und mühsam zu überblicken ist. Dass der CoPilot die Möglichkeit eröffnet, in einem Dialog verständlich formulierte Antworten auf Fragestellungen aus der Praxis zu erhalten, bietet einen wertvollen Nutzen. Vor allem, weil diese Antworten in die Kommunikation mit Führungskräften oder Mitarbeitenden übernommen werden können. Das erleichtert die Arbeit, so lautet das Feedback. Die Bandbreite an Aufgaben, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit übernehmen, von der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung über Unterweisungen bis hin zur Umsetzung von Schutzmaßnahmen. Und KI kann helfen, die jeweiligen Aufwände zu reduzieren.

Prompting, die Eingabe von Aufforderungen, ist die Grundlage dafür, generative KI sinnvoll zu nutzen. Bei manchen Anwendern ist die Hemmschwelle groß, sich auf dieses neue Feld zu begeben.

Anwender können sich mit dem CoPilot im Dialog austauschen wie mit einem Arbeitskollegen. Das heißt, sie geben eine Frage ein, erhalten eine Antwort, können dann zu einzelnen Aspekten weitere Fragen stellen beziehungsweise Präzisierungen anfordern. Die KI verfeinert und vertieft dann ihre Antworten. Von einer eher allgemeinen Frage gelangt man so in wenigen Schritten zum Kern der Angelegenheit auf quasi natürlichem Weg. Niemand braucht umfangreiche Erfahrung mit KI oder gar Informatik-Wissen. Deshalb haben wir die Nutzeroberfläche auch schlicht gehalten, damit die Lösung so intuitiv wie möglich zu nutzen ist.

Wie sind Sie bei der Entwicklung vorgegangen?

In einem ersten Schritt haben wir uns noch einmal intensiv mit den Bedürfnissen unserer Kunden beschäftigt, um sicherzustellen, dass wir Antworten auf die relevanten Herausforderungen liefern. Was sind die die konkreten Bedarfe von Fachkräften für Arbeitssicherheit? Die Redaktion hat dann die KI mit entsprechenden Fragen “trainiert”. Dort, wo diese Antworten noch nicht hundertprozentig waren, haben wir anhand unserer rechtlich geprüften Fachdatenbank nachgeschärft und die KI immer weiter verbessert. Eine verbreitete Sorge im Zusammenhang mit KI ist ja, das sogenannte Halluzinieren, also dass die Technologie etwas vermeintlich Passendes zusammenphantasiert, wenn es keine richtige Antwort findet. Weil wir die KI aber ausschließlich mit unseren strukturierten, aktuellen und rechtssicheren Daten “füttern”, ist diese Gefahr minimiert. Dennoch sollte jede Antwort von einem Menschen auf Plausibilität geprüft werden. Der CoPilot ist Unterstützung, nicht Ersatz von menschlichem Denken und Handeln.

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