Digitale ASA-Sitzung / 3.1 Kontakt- und Kommunikationsschwierigkeiten

Nachdem digitale Sitzungen zu einem Massenphänomen nicht nur in der Arbeitswelt geworden sind, wurden Stimmen laut, die das Fehlen von Präsenzkontakten in der Sitzungskultur generell als nachteilig erlebten.

In digital durchgeführten Besprechungen können nonverbale Informationen weniger intensiv ausgetauscht werden und informelle Kommunikationswege (z. B. das oft zitierte Gespräch am Kaffeeautomaten) stehen kaum zur Verfügung. Auch datenschutzrechtliche Vorgaben können einschränkend wirken.

Natürlich gilt: Digitale Sitzungen funktionieren anders als Präsenztreffen. Tatsächlich wird man z. B. einen Menschen ganz anders kennenlernen und einschätzen, wenn man ihn zunächst nur auf digitalem Wege trifft, und der persönliche Präsenzkontakt mit seinen zwischenmenschlichen Möglichkeiten bereichert i. d. R. die Zusammenarbeit und die Unternehmenskultur. D. h. aber sicher nicht, dass jedes digitale Treffen dem zwischenmenschlichen Kontakt und der Unternehmenskultur abträglich wäre.

Wichtig ist, die Frage des Einsatzes von Digitalformaten nicht dogmatisch zu sehen. In den meisten Fällen wird es ohnehin nicht darum gehen, dass alle Präsenzveranstaltungen digital ersetzt werden sollen, sondern eher darum, ein neues Medium möglichst sinnvoll und effektiv einzusetzen, sodass das Arbeitsergebnis aller insgesamt besser wird. Gerade ASA-Sitzungen prägen, weil sie meist nur 4-mal im Jahr stattfinden, das Arbeitsleben der Teilnehmer nicht so intensiv, dass die Frage digital oder in Präsenz abseits von sachlichen Sachgründen besonders wesentlich wäre.

Praxis-Tipp

Wertschätzung kann auch digital gelebt werden

Die Atmosphäre einer digitalen Sitzung muss nicht kühl, distanziert oder technokratisch sein, weil der gemeinsam getrunkene Kaffee und die Begrüßungsrunde mit Handschlag fehlen.

Eine persönliche Begrüßung mit Vorstellung der Teilnehmer, eine gut vorbereitete Tagesordnung, ein guter Diskussionsstil, die Beteiligung von Entscheidern, die dem Gremium sinnvolle Beschlüsse ermöglichen und nicht zuletzt der respektvolle Umgang mit der Zeit der Teilnehmer tragen dazu bei, dass es nicht als Abwertung empfunden werden muss, wenn eine ASA-Sitzung "nur" digital stattfindet.

Und warum nicht den Klön in der Kaffeepause in der digitalen Sitzung gleich mit einplanen? Weil in marktüblichen Konferenzprogrammen i. d. R. nur eine Person reden kann, ist die Gesprächssituation natürlich eine spezielle. Trotzdem kann es Sinn machen, dem zwischenmenschlichen Austausch gezielt Raum zu geben, natürlich ohne die Sitzungsstruktur dadurch aufzugeben.

Achtung

Regeln für digitale Sitzungen

Regeln für digitale Sitzungen sollten sorgfältig diskutiert, festgelegt und kommuniziert werden – und dann natürlich auch von allen umgesetzt werden. Das betrifft vor allem:

• Umgang mit der Kamerafunktion;
• Umgang mit der Chatfunktion;
• Umgang mit Störungen, die bei Teilnehmern auftreten können.

Dabei sollte vermieden werden, dass Regeln innerbetrieblich unbedacht oder von bestimmten Interessenvertretern einseitig festgesetzt werden. Denn grundsätzlich gibt es hier kein Wahr oder Falsch, sondern es sollte den Umständen entsprechend entschieden werden.

Z. B. ist grundsätzlich die Sitzungsatmosphäre besser, wenn alle eine Videofunktion nutzen, weil dann die Sitzungsbeiträge viel besser unterschieden und nonverbale Signale transportiert werden können. Nicht zuletzt ist es für Vortragende unangenehm, gegen einen farblosen, lediglich mit Namenskürzeln bedeckten Bildschirm zu reden, und schließlich sind Beschäftigte in Präsenzsitzungen ja auch sichtbar. Andererseits gibt es durchaus Situationen, in denen die Kameras besser ausgeschaltet bleiben, z. B. wenn die Datenkapazität beschränkt und die Teilnehmerzahl groß ist, wenn gemeinsam Unterlagen eingesehen werden oder Beschäftigte ohne vertragliche Grundlage und ohne einen entsprechend eingerichteten Arbeitsplatz mobil von zu Hause arbeiten und damit nicht verpflichtet werden können, Einblicke in ihr privates Umfeld zu geben.

Eine sinnvolle Regel kann z. B. sein, dass Kameras grundsätzlich eingeschaltet sind, aber bei unvermeidlichen Störungen (die sowohl bei Teilnehmern auftreten können, die im Betrieb am Rechner sitzen, als auch bei denen, die mobil oder von zu Hause aus teilnehmen) Kamera und Mikro ausgeschaltet werden, um Ablenkungen anderer Teilnehmer durch das Geschehen zu vermeiden und zu signalisieren, dass der Betroffene gerade aktiv nicht teilnehmen kann.