Digitale ASA-Sitzung / 3.3 Technische Schwierigkeiten

Die vielfältigen durch die SARS-CoV-2-Pandemie 2020 bis 2023 ausgelösten Erfahrungen mit digitalen Besprechungsformaten haben eindrucksvoll gezeigt, wie viel digitale Zusammenarbeit möglich ist, ohne dass massiv in neue Technik investiert werden muss. Ein digitales Endgerät mit Audio- und Videofunktion, ein Headset und ein Internetanschluss reichen meist schon aus, damit ein Konferenzprogramm genutzt werden kann, zu dessen Bedienung meist nur wenige Klicks erforderlich sind.

Zwar darf nicht außer Acht gelassen werden, dass unter gewerblich-technisch oder ansonsten praktisch tätigen Beschäftigten längst nicht jeder Zugriff auf einen Bildschirmarbeitsplatz hat und dass nicht an jedem Verwaltungsarbeitsplatz ein Bildschirmgerät mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher zur Verfügung steht. Aber weil sich die Teilnahme an einer ASA-Sitzung mit einem marktüblichen Konferenzprogramm über einen einfachen Tablet-Rechner ermöglichen lässt, stellt die nötige Infrastruktur mit etwas gutem Willen auch in solchen Bereichen kein Problem dar.

Unerlässlich sind in jedem Fall 2 Voraussetzungen:

1. Ausreichende Internetversorgung: Dieses Problem wird zu Recht als ein gesamtgesellschaftliches gesehen, wenn an einem Standort einfach keine ausreichende Datenkapazität für leistungsfähige Internetanbindungen zur Verfügung steht. Solche Versorgungslücken, auch wenn sie hausgemacht, also in der betrieblichen Infrastruktur begründet sind, verhindern einen erfolgreichen Umgang mit den grundsätzlich gegebenen digitalen Möglichkeiten und zehren sehr schnell Nerven und Motivation der Beteiligten auf.
2. Sicherer und williger Umgang mit digitalen Systemen: In dem Maß, in dem digitale (Zusammen-)Arbeit in der gesamten Arbeitswelt immer selbstverständlicher wird, ist die Teilnahme an Digitalkonferenzen, die keine große technische Affinität erfordert, zunehmend nicht als Frage des persönlichen Geschmacks und Arbeitsstils anzusehen, sondern als eine in vielen Unternehmen unverzichtbare Arbeitstechnik, an die Beschäftigte sich schlicht gewöhnen sollten. Der Weg dorthin kann allerdings eine Gratwanderung sein. Denn einerseits darf ein Betrieb erwarten und darauf hinwirken, dass ein Beschäftigter digitale Arbeitsformen nicht aus bloßer persönlicher Abneigung verweigert. Andererseits ist nicht zu unterschätzen, dass wenig technikaffine Mitarbeiter Angst haben, sich beim unbeholfenen Umgang mit den Systemen in irgendeiner Weise zu blamieren. In diesen Fällen wird man nicht durch nachdrückliches Einfordern, sondern nur durch behutsames Training und positive Bestärkung dazu beitragen können, dass Vorbehalte überwunden werden.

Wichtig

Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen bieten deutlich weniger Möglichkeiten effizienter Sitzungsarbeit als Digitalkonferenzen. Telefonstimmen können (vor allem, wenn nicht jeder jeden persönlich kennt), nur schwer unterschieden werden. In der Folge sind Redebeiträge nicht gut einzuordnen, was den Diskussionsprozess behindert. Außerdem können Unterlagen nicht gemeinsam eingesehen werden, allenfalls von jedem Einzelnen, wenn sie denn vorher entsprechend verteilt wurden. Das macht es sehr schwer, konzentriert an Themen zu arbeiten, für die Detailinformationen oder Zahlen wichtig sind.

Deshalb sollten ASA-Sitzungen ausschließlich per Telefon auf Einzelfälle beschränkt bleiben, z. B. dann, wenn bei einem Teilnehmer technische Probleme die digitale Videoschaltung verhindern. Wenn es um eine Sondersitzung geht, in der nur eine einzelne Fragestellung gezielt geklärt werden muss, kann eine Telefonkonferenz sogar eine sehr gute Möglichkeit sein, um zu vermeiden, dass eilige Entscheidungen am Gremium vorbei getroffen werden müssen, weil zeitnah keine Sitzung stattfindet.

Achtung

Hybridveranstaltungen

Hybridveranstaltungen sind eine Möglichkeit, um die Vorteile von Präsenz- und Digitalveranstaltungen zu vereinen. Sie sind allerdings technisch etwas aufwendiger als rein digitale Sitzungen. Hier hat in wenigen Jahren eine rasante technische Entwicklung stattgefunden. Professionelle Konferenzsysteme gehören in vielen Unternehmen bereits zur Ausstattung in Besprechungsräumen und auch preiswerte Kombinationen von Lautsprechern und Mikrofonen bieten schon eine akzeptable Tonqualität für hybrid durchgeführte Sitzungen.

Wer wenig Erfahrung hat, sollte sich aber Zeit nehmen und die technische Umgebung vor Veranstaltungsbeginn in Ruhe testen, um für alle Teilnehmenden eine möglichst angemessene Besprechungsatmosphäre zu schaffen.

Praxis-Tipp

Digitale ASA-Sitzungen erfolgreich durchführen

Handhabung üben

I. d. R. sind die unternehmensüblichen technischen Möglichkeiten gegeben, um Sitzungen stabil und in guter Qualität digital durchzuführen. Viele der Fehler, die dennoch passieren, sind durch eine kurze Übungsphase vermeidbar. Das gilt sowohl für den (technischen) Sitzungsleiter, der das ganze Verfahren vorher problemlos in einer Testveranstaltung mit einigen Kollegen ausprobieren kann, wie auch für die Teilnehmenden, die man ggf. sogar noch in einem kleinen Eins...