Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 6 To-do-Liste des Projektleiters bzw. des AMS-Beauftragten

Die nachfolgende To-do-Liste benennt die einzelnen Projektaktivitäten bei der Regelung der Dokumentation sowie der Erstellung der erforderlichen dokumentierten Informationen. Sie stellt lediglich eine Orientierung dar und ist deshalb ggf. unternehmensspezifisch anzupassen. Eine detailliertere Fassung enthält die Arbeitshilfe To-do-Liste für Projektleiter/AMS-Beauftragte, Einführungsschritt 7: Regelung der Dokumentation sowie die Erstellung der erforderlichen dokumentierten Informationen. Die Arbeitshilfe beschreibt den Arbeitsplan (die Vorgehensweise) der AMS-Arbeitsgruppe "Wirksame Arbeitsschutzorganisation aufbauen – Teil 2", deren Aufgaben und die Umsetzung. Vor der Anwendung der To-do-Liste sollte der Projektleiter bzw. der AMS-Beauftragte prüfen, ob infolge unternehmensspezifischer Bedingungen eine Modifizierung erforderlich ist, und wenn ja, diese vornehmen.

Maßnahmen	Durchführung
Diskussion der Regelung der Dokumentation sowie der Erstellung der erforderlichen dokumentierten Informationen (Hintergründe, Grundlagen, empfohlene Vorgehensweise) → in der Projektgruppe	AMS-Beauftragter/Projektleiter
Beauftragung der Arbeitsgruppe "Wirksame Arbeitsschutzorganisation aufbauen" und Benennung der Fachkraft für Arbeitssicherheit zum Teamleiter	AMS-Beauftragter/Projektleiter
Zusammenstellen von Arbeitshilfen und bei Bedarf anpassen	AMS-Beauftragter, QMS-Beauftragter, Fachkraft für Arbeitssicherheit
Einweisung der Arbeitsgruppe in die Aufgabe	AMS-Beauftragter/Teamleiter
Zusammentragen und kritische Analyse der vorhandenen Dokumente bezogen auf den Arbeits- und Gesundheitsschutz bezogen auf andere Managementsysteme (z. B. das QMS)	Arbeitsgruppe
Zusammenstellen der erforderlichen Dokumente	Arbeitsgruppe
Konzeption der Dokumentation (Was ist, in welcher Form, durch wen zu dokumentieren und wie sind die "Dokumente" zu lenken?)	Arbeitsgruppe
Regelung der Dokumentation Erstellung Aktualisierung Lenkung der Dokumente (dokumentierte Informationen)	Arbeitsgruppe
Änderungs-/Erstellungsbedarf ermitteln	Arbeitsgruppe
Abstimmung der Regelung der Dokumentation (Abstimmungsgespräch)	Arbeitsgruppe mit Projektgruppe
Erstellung (Übernahme, Anpassung oder Neuerstellung) der erforderlichen dokumentierten Informationen	Arbeitsgruppe
Abstimmung der erstellten dokumentierten Informationen (Abstimmungsgespräch)	Arbeitsgruppe mit Projektgruppe
Erstellung (Übernahme, Anpassung oder Neuerstellung) der erforderlichen dokumentierten Informationen	Arbeitsgruppe
Abstimmung der Regelung der Dokumentation und der erstellten dokumentierten Informationen (Abstimmungsgespräch)	Arbeitsgruppe mit Projektgruppe
Aus dem Verkehr ziehen der nicht mehr einzusetzenden Dokumente	AMS-Beauftragter
Regelung der Dokumentation und zu verwendende dokumentierte Informationen bekanntgeben	AMS-Beauftragter

Tab. 1: Maßnahmenplan für Schritt 7: Dokumentation regeln und erstellen