Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 3 Dokumentationskonzept

Es macht wenig Sinn für die Dokumentation im Arbeitsschutz und des AMS, ein eigenes Dokumentationskonzept zu erarbeiten und zu installieren. Sofern bereits ein Managementsystem angewendet wird, kann dieses genutzt werden. Ggf. sind kleine Anpassungen erforderlich.

Wichtig

Dokumentationskonzept hängt vom zugrunde gelegten AMS-Konzept ab

Der nationale Leitfaden für Arbeitsschutz-Managementsysteme (NLA) und das Sicherheits-Certifikat-Contraktoren (SCC/SCP) empfehlen für die Dokumentation ein AMS-Handbuch, das durchaus mit anderen Managementsystem-Handbüchern zu einem integrierten MS-Handbuch zusammengeführt werden kann (soll).

Die allen normorientierten Managementsystemen zugrunde liegende High-Level-Structure hat die Anforderungen an die Dokumentation verschlankt. Ein AMS-Handbuch wird nun nicht mehr gefordert. Dafür wird ein Satz von "dokumentierten Informationen" gefordert.

Empfehlungen:

• Die praktische Relevanz der normorientierten Managementsysteme steigt. Deshalb ist es empfehlenswert, sich bei der Weiterentwicklung des vorhandenen bzw. dem Aufbau eines AMS am Dokumentationskonzept der DIN ISO 45.001 zu orientieren. D. h., auf ein AMS-Handbuch kann verzichtet werden. Dies schließt jedoch nicht aus, dass Sie die dokumentierten Informationen in einem "virtuellen Handbuch" zusammenfassen.

• Die Struktur des AMS sollte für die Anwender erkennbar sein!

  Legen Sie den Kontext, die Struktur und die Prozesse des AMS in einer Übersicht kurz dar. Verweisen oder verlinken Sie hier auf die einzelnen Festlegungen (dokumentierten Informationen).

• Die Dokumentation des AMS soll nachweisbar sein!

  DIN ISO 45.001:2018 fordert in Kapitel 4.4. SGA-Managementsystem (AMS): "Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieses Dokuments ein SGA-Managementsystem aufbauen, verwirklichen, aufrechterhalten und fortlaufend verbessern, einschließlich der benötigten Prozesse und ihrer Wechselwirkungen." Wie ein Unternehmen sein AMS (SGA-Managementsystem) darlegt und wie detailliert dies geschieht, wird ihm überlassen – gefordert werden jedoch die dokumentierten Informationen zu zentralen Aufgaben und die Darlegung notwendiger Prozesse (s. u.).

• Die für die Aufrechterhaltung wichtige Wirksamkeitsprüfung und -verbesserung stellt in der DIN ISO 45.001 keinen seperaten Prozess dar. Die Aufgabe ist jedoch Teil der dokumentierten Informationen "Festlegung der Lenkung der dokumentierten Informationen" und "Festlegung der Bewertung der Leistungen". Beim Aufbau der Dokumentation macht es Sinn, die Aufgabe Wirksamkeitsprüfung und -verbesserung zu thematisieren (z. B. in der Darlegung der Struktur des AMS) und dabei auf die jeweiligen dokumentierten Informationen zu verweisen.

Das Dokumentationskonzept legt fest:

1. Dokumentationsumfang (Was ist zu dokumentieren?)

2. Dokumentationsstruktur, z. B.:

   • Beschreibung des AMS

     • Intention
     • Darlegung des gesamten AMS (Kontext, Struktur und Prozesse)

   • Beschreibung der Prozesse (dokumentierte Informationen):

     • Prozesse, in die Arbeitsschutzanforderungen eingebunden sind
     • arbeitsschutzspezifische Prozesse
     • Prozess der fortlaufenden/kontinuierlichen Verbesserung
   • Aufzeichnungen, Nachweise und Ergebnisse

   • Arbeitshilfen:

     Vorlagen, Formblätter, Checklisten, Prüflisten

3. Form, Kennzeichnung und Ablageart der dokumentierten Informationen

4. Mindestinhalt dokumentierter Informationen:

   Was, womit (Vorlage, Arbeitshilfe etc.), Ablageort und Aufbewahrungsdauer

5. Aktualisierung der dokumentierten Informationen:

   Notwendigkeit, Zuständigkeit und Fälligkeit

6. Lenkung der dokumentierten Informationen

Wichtig

Zentraler Ort

Das Dokumentationskonzept sollte einen zentralen Ort für das Hinterlegen aller Dokumente (aller dokumentierten Informationen) vorsehen. In einem Kleinbetrieb kann dies weiterhin ein Ordner sein. Größere Unternehmen sollten eine elektronische Lösung anstreben.