Die Dokumentation im Arbeits- und Gesundheitsschutz sollte sachgerecht, nachvollziehbar/schlüssig, transparent und integriert in das Dokumentationskonzept des Unternehmens sein. Sie muss für einen Fachkundigen schlüssig und nachvollziehbar formuliert sein. Wie oben bereits ausgeführt, sind eine Begrenzung auf das wirklich erforderliche Maß sowie kurze Texte, Übersichten, Flussdiagramme, Skizzen sowie Stichworte sinnvoll.
Umfang und die Art der Dokumentation legt das Unternehmen selbst fest
Der Umfang und die Art der Dokumentation ist von externen Vorgaben bzw. Vereinbarungen, den mit der Dokumentation verbundenen Intentionen sowie der Unternehmensgröße, der Komplexität des Betriebsgeschehens und den Kompetenzen der Beschäftigten abhängig. Ein Unternehmen legt vor diesem Hintergrund seine Dokumentation selbst und eigenverantwortlich fest.
Für die Art und Weise der Dokumentation gibt es keine Formvorschriften. Die Arbeitsschutzbehörden und Berufsgenossenschaften stellen entsprechende Muster und Vorlagen für die Dokumentation zur Verfügung. Es spricht nichts dagegen, auf diese zurückzugreifen. Sie sollten jedoch unternehmensspezifisch angepasst werden. Die Dokumentation kann in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Damit die Informationen jederzeit auffindbar sind, müssen sie systematisch gekennzeichnet werden. Wichtig ist weiterhin die Klärung, wer auf die Informationen zugreifen darf sowie bei bestimmten Informationen (z. B. bei Festlegungen), wer sie ändern darf. Zum Schutz der Informationen, insbesondere solcher mit personenbezogenen Daten, sind geeignete Maßnahmen – wieder in Analogie zu bereits praktizierten Schutzmaßnahmen – zu ergreifen.
Zur Lenkung der Dokumente sollte das Unternehmen regeln:
- die Verteilung, den Zugriff, das Auffinden und die Verwendung,
- die Ablage/Speicherung,
- die Konservierung der Dokumente, einschließlich Sicherung der Lesbarkeit,
- Überwachung von Änderungen (Versionskontrolle etc.),
- Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib,
- Zugriffberechtigung (besonders zu schützen sind vertrauliche Informationen, wie persönliche und medizinische Daten,
- Kennzeichnung und Lenkung von Dokumenten externer Herkunft, die das Unternehmen als notwendig für das AMS erachtet.
Bei der Dokumentation des AMS sind die Anforderungen des jeweiligen AMS-Konzeptes zu beachten. Die 3 wesentlichen AMS-Konzepte – Nationaler Leitfaden für AMS, Sicherheits-Certifikat-Contraktoren (SCC und SCP) sowie die AMS-Norm DIN ISO 45.001:2018 – stellen jedoch keine Anforderungen an die Art und Weise der Dokumentation, die über die oben bereits genannten Anforderungen hinausgehen. Eine Dokumentation in Form eines AMS-Handbuchs fordert derzeit nur noch der Nationale Leitfaden für AMS. Das zeitgemäße AMS-Konzept, die DIN ISO 45.001:2018 hat die Dokumentationsanforderungen verschlankt. Gefordert sind "nur" noch dokumentierte Informationen.
Dokumentierte Informationen
Bis 2015 wurde im Rahmen von Managementsystemen zwischen Aufzeichnungen (nachweisenden Dokumenten) und anweisenden Dokumenten unterschieden. Diese Differenzierung wird heute nicht mehr vorgenommen. Beide Arten von Dokumenten werden zusammengefasst zu dokumentierten Informationen. In der DIN ISO 45.001 wird dokumentierte Information definiert als "Information, die von einer Organisation gelenkt und aufrechterhalten werden muss, und das Medium, auf dem sie enthalten ist".
Eine dokumentierte Information kann sich beziehen auf:
- das Managementsystem, einschließlich der damit verbundenen Prozesse,
- Informationen, die für die Umsetzung der jeweiligen Aufgabe im Arbeits- und Gesundheitsschutz erarbeitet/bereitgestellt wurden (Dokumentation) sowie
- Nachweise erreichter Ergebnisse (Aufzeichnungen).
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