Die Verantwortlichen für Einkauf/Beschaffung nehmen eine wichtige Rolle im Arbeitsschutz ein. Neben den klassischen Aufgaben, wie Bestellungen bündeln, Mengenrabatte aushandeln und rechtzeitig bestellen, ergeben sich aus der Forderung nach sicheren und gesunden Arbeitsplätzen weitere Aufgaben. Einkäufer benötigen dazu Informationen zu Beschaffenheit und Mengen der benötigten Arbeitsmittel – auch über mögliche Ersatzstoffe.

In großen Unternehmen erhalten die Verantwortlichen in der Beschaffung ihre Bestellungen aus verschiedenen Abteilungen. Verantwortung für den Arbeitsschutz können sie nur dann übernehmen, wenn Aufgaben und Zuständigkeiten festgelegt und geeignete Kommunikation der Beteiligten im Unternehmen gewährleistet sind. Die Beschaffung ist auf Informationen von Verantwortlichen im Arbeitsschutz und Bestellern angewiesen. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt benötigen ihrerseits Informationen aus aktuellen Sicherheitsdatenblättern, um beim Erstellen von Betriebsanweisungen zu unterstützen. Wie eine wirksame Zusammenarbeit aussehen kann, zeigt Tab. 1 (vgl. Abschn. 6.1) am Beispiel "Einsatz eines neuen Gefahrstoffs".

Wichtige Informationsquellen im Unternehmen sind z. B.

  • Sicherheitsdatenblätter sowie technische Informationen, Produktdatenblätter u. Ä.,
  • Gefahrstoffverzeichnis,
  • Vorschlagswesen: Gibt es Alternativen?,
  • Ergebnisse aus Begehungen, ASA-Sitzung oder Gefährdungsbeurteilung: Gibt es Änderungen seit der letzten Bestellung?,
  • Relevante Rechtsvorschriften (Rechtskataster).

In Zusammenarbeit von Beschaffung, Arbeitsschutz, Führungskräften und Beschäftigten können wichtige Fragen geklärt werden. Checklisten ermöglichen eine systematische Bearbeitung:

  • Wurden relevante Vorschriften geändert und haben diese Änderungen Einfluss auf das Gefahrstoffmanagement?
  • Können Ersatzstoffe mit geringerer oder ohne Gefährdung eingesetzt werden (Substitution gem. § 6 GefStoffV)?
  • Werden für gleiche Tätigkeiten im Unternehmen unterschiedliche Stoffe benutzt? Können unterschiedliche Stoffe durch das gleiche Produkt ersetzt werden (s. Gefahrstoffverzeichnis)?
  • Wird bei der Auswahl der Stoffe auch der Aufwand für Schutzmaßnahmen berücksichtigt?
  • Ist das vorliegende Sicherheitsdatenblatt aktuell?
  • Werden Dienstleister und Fremdfirmen auch nach Kriterien der sicheren und gesundheitsgerechten Leistungserbringung berücksichtigt?

Regelmäßige Begehungen und Treffen der für den Arbeitsschutz verantwortlichen Personen sorgen für den nötigen Informationsaustausch, und machen u. a. auch Verbesserungen bezüglich Arbeitsmittel bzw. -verfahren möglich (z. B. ASA-Sitzung nach § 11 ASiG). Erleichtert wird dieser Informationsaustausch, wenn der Zugriff auf relevante Daten für mehrere Nutzer im Unternehmen möglich ist – auch für Verantwortliche in der Beschaffung. Berufsgenossenschaften, Verbände und Softwareanbieter stellen dafür geeignete EDV-Lösungen zur Verfügung.

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