Fachbeiträge & Kommentare zu Außenprüfung

Rz. 72 Der Einsatz von IDEA ermöglicht im Rahmen der Datenträgerüberlassung den Import, die Selektion sowie die Analyse kleinerer und größerer Datenmengen. Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA unterstützt, sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt we...mehr

Rz. 19 Demgegenüber unterliegen folgende Bereiche m. E. nicht dem Datenzugriff: Unternehmensinterne Planungs- und Gestaltungsüberlegungen, z. B. der Steuerabteilung eines Unternehmens.[1] Sofern diese Überlegungen nicht realisiert werden, d. h. sie letztlich nicht zu einer Buchung führen, kommt ihnen keine steuerliche Bedeutung zu. Elektronischer Schriftverkehr zwischen Mandan...mehr

Rz. 65 Um die im Rahmen der Datenträgerüberlassung erhaltenen Daten auswerten zu können, werden von den Finanzbehörden des Bundes und der Länder bundeseinheitlich ungefähr 14.000 Lizenzen der frei auf dem Markt verfügbaren und bei Wirtschaftsprüfern bereits seit Langem verbreiteten Prüfsoftware "IDEA"[1] eingesetzt. Mit dieser Prüfsoftware sind alle Prüfungsdienste der Finan...mehr

Rz. 16 Unklar ist, welche Daten den sonstigen für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen zuzuordnen sind.[1] Umstritten ist in diesem Zusammenhang insbesondere, ob Unterlagen, die weder nach dem Gesetz noch nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung aufgezeichnet werden müssen, tatsächlich aber geführt werden, aufbewahrungspflichtig sind. In der Literatur wird insoweit ...mehr

Rz. 79 Die meisten Hersteller von Finanzbuchhaltungssoftware haben ihre Produkte zwischenzeitlich entsprechend dem Beschreibungsstandard mit einer Exportschnittstelle für die Übernahme der Daten in die Prüfsoftware IDEA versehen. Trotzdem treten in der Prüfungspraxis bezüglich der Auswertung der im Beschreibungsstandard überlassenen Daten folgende Probleme auf: Feldbezeichnun...mehr

Rz. 87 Bei der Prüfung von Kleinst-, Klein- und Mittelbetrieben haben sich in der bisherigen Prüfungspraxis insbesondere folgende Prüfungsschwerpunkte herausgebildet: Klassische Finanzbuchhaltung Die Überprüfung der Stamm- und Bewegungsdaten der Sach- und Personenkonten durch IDEA ist unproblematisch, da die Grundstrukturen der Konten (Soll-/Habenbuchungen) bei allen Systemen ...mehr

Rz. 49 Checkliste zur Vorbereitung einer digitalen Betriebsprüfung Fragebogen des Prüfungsdienstes zur digitalen Betriebsprüfung Hinweise zur Übergabe von Datenträgern und zum Datenschutz 4.1 Anwendung des unmittelbaren Zugriffs (Z1) in der Praxis 4.1.1 Der Einsatz des Z1-Zugriffs im Allgemeinen Rz. 50 Nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO hat die Finanzbehörde das Recht, selbst unmittelb...mehr

2.1 Erstqualifizierung der Daten Rz. 8 Der Steuerpflichtige hat die betroffenen DV-Systeme im Unternehmen zu identifizieren, anhand derer betriebliche Abläufe abgebildet werden. Die darin enthaltenen Daten sind nach Maßgabe der außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren (Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigne...mehr

5.2.1 Bedeutung des Beschreibungsstandards Rz. 72 Der Einsatz von IDEA ermöglicht im Rahmen der Datenträgerüberlassung den Import, die Selektion sowie die Analyse kleinerer und größerer Datenmengen. Folgende Dateiformate werden von der aktuellen Version der Prüfsoftware IDEA unterstützt, sofern die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen gleichfalls in masc...mehr

5.5.1 Einsatz von Prüfungsmakros Rz. 90 Da sich Betriebsprüfer wie auch Wirtschaftsprüfer bei der Analyse des Jahresabschlusses oftmals in gleichbleibenden Prüffeldern bewegen und ihre Prüfungshandlung an den bekannten Regeln des Steuerrechts ausrichten, stellt sich die Frage nach der Einrichtung automatischer Auswertungsroutinen, sog. Prüfungsmakros, die quasi auf Knopfdruck...mehr

1 Digitale Betriebsprüfung 1.1 Gesetzliche Grundlagen der digitalen Betriebsprüfung Rz. 1 Die Vorschriften der AO zur Durchführung einer Außenprüfung folgten in der Vergangenheit der traditionellen Vorstellung, dass eine Buchführung papiergestützt erstellt wird. Dieses gesetzgeberische Konzept hatte mit der Wirklichkeit jedoch seit Jahrzehnten nichts mehr gemein. In der Realit...mehr

Rz. 30 Die elektronischen Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Unter dem Begriff "maschinelle Auswertbarkeit" versteht die Finanzverwaltung bei aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen, dass mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche und auch ohne mathematisch-tech...mehr

Rz. 47 Steuerlich relevante Daten, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen auch nach Ausdruck dieser Daten nicht vernichtet werden. Die GoBD schreiben vor, dass im Unternehmen eingehende digitale Dokumente mit einem eindeutigen Index zu versehen und unter diesem über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher vorzuhalten sind.[1] Trotz dieser Vorgaben werden im Prüfungsfall ...mehr

Rz. 82 Der Datenzugriff eröffnet eine erleichterte Durchführung statistischer Testverfahren, um Manipulationen insbesondere der Kassenbuchführung aufzudecken und die Vermutung der sachlichen Richtigkeit zu widerlegen. Das "Benford’sche Gesetz" besagt, dass Ziffern und Ziffernfolgen in einer Datenmenge einer bestimmten Häufigkeitsverteilung folgen. Wird dieses Muster bei den ...mehr

Rz. 13 Praxis-Beispiel Die Finanzbehörde ordnete für die Jahre 01 bis 03 eine Außenprüfung bei der Firma A an. Diese war im Prüfungszeitraum Organgesellschaft im Rahmen einer körperschaft- und gewerbesteuerlichen Organschaft. Die handelsrechtliche Finanzbuchhaltung wickelte sie über ein elektronisches Datenverarbeitungssystem ab. Eine eigenständige steuerliche Buchführung be...mehr

Apitz, StBp 2002, S. 33 ff. Odenthal, Vorbereitung von Unternehmen auf den Datenzugriff der Finanzverwaltung, www.elektronische-steuerpruefung.de Taetzner/Büssow, BB 2002, S. 69 ff.mehr

5.3.2.1 Der Einsatz mathematisch-statistischer Prüfungsmethoden im Allgemeinen Rz. 81 IDEA ermöglicht schließlich den Einsatz mathematisch-statistischer Methoden wie beispielsweise des "Chi²-Tests" oder "Benford’s Law". Mittels dieser Methoden kann man große Mengen von Daten daraufhin überprüfen, ob sie fehlerhaft oder sogar gefälscht sind, denn die darin beschriebene Gesetzm...mehr

3.1 Aufbewahrung von Unterlagen Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wer...mehr

4.1.1 Der Einsatz des Z1-Zugriffs im Allgemeinen Rz. 50 Nach § 147 Abs. 6 Satz 1 AO hat die Finanzbehörde das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und So...mehr

4.2.1 Der Einsatz des Z2-Zugriffs im Allgemeinen Rz. 56 Die Finanzbehörde kann gemäß § 147 Abs. 6 Satz 2 1. Alternative AO vom Steuerpflichtigen ferner verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet. Das BMF-Schreiben definiert den "mittelbaren Datenzugriff"[1] wie folgt: "Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die aufzeichnungs...mehr

5.3.1 Anwendung von Standardroutinen des IDEA-Prüferwerkzeugkastens Rz. 80 Mit dem Einsatz der Prüfsoftware IDEA im Rahmen der Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO werden keine anderen Prüfungsziele verfolgt als mit einer herkömmlichen Betriebs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Außenprüfung. Was aber bei einer traditionellen Außenprüfung nur anhand von Stichproben überpr...mehr

Rz. 33 Unter einem Produktiv- bzw. Hauptsystem ist dasjenige System, bestehend aus Software und benötigter Hardware, zu verstehen, in dem die elektronischen Daten erzeugt, verarbeitet und gespeichert werden. Bei steuerrelevanten Daten sind dies i. d. R. kaufmännische Anwendungen, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) und Buchhaltungssysteme. Solange dieses System in Bet...mehr

Rz. 22 Seit der Einführung des Rechts auf digitalen Datenzugriff können die nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspric...mehr

Rz. 58 Der Z2-Zugriff spielt bisher in der Prüfungspraxis keine größere Rolle. Diese Möglichkeit des Datenzugriffs kommt bei der Prüfung von Großbetrieben und Konzernen in Betracht, wenn etwa die DV-technischen Kenntnisse des Prüfers nicht vollständig ausreichen, um von allen vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten Gebrauch zu machen. In diesem Fall erfolgt die Aufbereitung der...mehr

Rz. 20 Bei der Führung von Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen (Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit) zu beachten. Der Ordnungsmäßigkeit unterlie...mehr

Rz. 56 Die Finanzbehörde kann gemäß § 147 Abs. 6 Satz 2 1. Alternative AO vom Steuerpflichtigen ferner verlangen, dass er die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet. Das BMF-Schreiben definiert den "mittelbaren Datenzugriff"[1] wie folgt: "Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren ...mehr

Rz. 64 Um eine unter Effizienzgesichtspunkten sinnvolle Ausübung insbesondere des Z1-Zugriffs zu gewährleisten, werden oftmals von den Außenprüfern sog. DV-Fachprüfer herangezogen. Bei diesen DV-Fachprüfern handelt es sich um Betriebs-, Lohnsteueraußen- oder Umsatzsteuersonderprüfer, die intensiv im Umgang mit einer ERP-Software, z. B. SAP/R3, oder einer sonstigen Buchhaltun...mehr

Rz. 12 Den Außenprüfungsdiensten ist der Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO nur auf nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und i. S. v. § 147 Abs. 1 Nrn. 1-5 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eröffnet. Der Datenzugriff erstreckt sich ohne Einschränkung auf die Daten der Finanzbuchhaltung, [1] wie z. B. die Stammdaten, einschließlich ...mehr

Rz. 81 IDEA ermöglicht schließlich den Einsatz mathematisch-statistischer Methoden wie beispielsweise des "Chi²-Tests" oder "Benford’s Law". Mittels dieser Methoden kann man große Mengen von Daten daraufhin überprüfen, ob sie fehlerhaft oder sogar gefälscht sind, denn die darin beschriebene Gesetzmäßigkeit wird schon durch Manipulation weniger Daten verändert. Unregelmäßigke...mehr

Rz. 46 In der Praxis besteht oftmals Unsicherheit darüber, ob Originalbelege nach erfolgter Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung können Unterlagen, die ein Unternehmen in Papierform erhalten und danach elektronisch bildlich erfasst hat ausschließlich in digitaler Form, z. B. in Bildformaten wie pdf oder tiff, vorgehalten werden. Vorauss...mehr

Rz. 54 In der Prüfungspraxis wird der unmittelbare Datenzugriff in erster Linie bei Groß- und Größtunternehmen praktiziert, beispielsweise bei Unternehmen, die SAP/R3 oder eine vergleichbare ERP-Software wie KHK, Lawson, Navision, Oracle, J D Edwards, PeopleSoft, Baan oder SSA im Einsatz haben. Bei diesen Unternehmen erfolgt der Prüfungseinstieg i. d. R. über den Z1-Zugriff....mehr

Rz. 17 In folgenden Modulen der ERP [1] -Software SAP/R3 können sich beispielsweise steuerrelevante Daten befinden: FI (Finanzwesen), CO (Controlling), AM (Anlagenbuchhaltung), HCM (z. B. Personalabrechnung), SD (Vertrieb), MM (Materialwirtschaft), PM (Instandhaltung), TR (Finanzverwaltung). Dies gilt auch für vergleichbare ERP-Module von Navision, Oracle, Baan, KHK, JD Edwards...mehr

Buchführungs- und Archivierungssysteme, OFD Düsseldorf, Verfügung v. 22.2.2002, S 0316, St 421, DB 2002 S. 610; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung des BMF, IV A 7, Stand: 22.1.2009; http://elektronische-steuerpruefung.de/bmf/bmf-faqs-2009.pdf; Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in ele...mehr

Rz. 96 Ob auch Steuerpflichtige zur Unterstützung für Zwecke des Datenzugriffs verpflichtet sind, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist streitig. Teilweise wird dies in der Literatur mit der Begründung verneint, dass diesen Personenkreis keine allgemeine Aufzeichnungspflicht, sondern nur spezielle Dokumentationspflichten beisp...mehr

Rz. 90 Da sich Betriebsprüfer wie auch Wirtschaftsprüfer bei der Analyse des Jahresabschlusses oftmals in gleichbleibenden Prüffeldern bewegen und ihre Prüfungshandlung an den bekannten Regeln des Steuerrechts ausrichten, stellt sich die Frage nach der Einrichtung automatischer Auswertungsroutinen, sog. Prüfungsmakros, die quasi auf Knopfdruck angestoßen alle notwendigen Erg...mehr

Rz. 41 Generell stellt sich bei der elektronischen Datenübermittlung die Frage, wie die ausgetauschten elektronischen Nachrichten zu behandeln sind, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. Grundsätzlich sind eingehende EDI-Nachrichten[1] und E-Mails insoweit aufbewahrungspflichtig, als Daten, die über das standardisierte EDI-Verfahren oder per E-Mail übermittelt wer...mehr

Rz. 43 Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Unterlagen sind folgende Fragestellungen von Bedeutung, die immer wieder in der Unternehmenspraxis auftreten können: Die Aufbewahrungspflicht gilt grundsätzlich für alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, die für eine maschinelle Weiterverarbeitung geeignet sind. Access-Datenbanken und Excel-Dateien können aufbewahru...mehr

Rz. 59 Bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen spielt in der Prüfungspraxis die Datenträgerüberlassung eine überragende Rolle. Soweit bei der Prüfung von kleineren und mittleren Unternehmen von den Möglichkeiten des Datenzugriffs Gebrauch gemacht wird, wird in über 90 % aller Fälle der Z3-Zugriff angewendet. Rz. 60 Im Rahmen der Datenträgerüberlassung kann die...mehr

Rz. 23 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in elektronischer Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Die Aufbewahrung elektronischer Daten in Papierform ist zwar weiterhin zulässig, j...mehr

Rz. 28 Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, die in Papierform empfangen werden, können entweder in Papierform oder als elektronisches Dokument aufbewahrt werden. Entscheidet sich der Steuerpflichtige, die Papierbelege elektronisch bildlich zu erfassen (scannen oder fotografieren), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wi...mehr

Leitsatz Ein rückwirkender (einkommenserhöhender) Ansatz von Teilwerten bei einer Einbringung zu Buchwerten wegen eines sog. Sperrfristverstoßes i.S. des § 6 Abs. 5 Satz 6 EStG ist ausgeschlossen, wenn die vollentgeltliche Übertragung von Anteilen durch den Einbringenden an eine Körperschaft innerhalb der Sperrfrist im Ergebnis zu einer Aufdeckung der stillen Reserven in den...mehr

a) Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist (§ 171 Abs 4 und 5 AO) Rz. 28 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Wird vor Ablauf der Festsetzungsfrist mit einer Ap begonnen (zum Zeitpunkt > Außenprüfung Rz 51), so wird der Ablauf der Festsetzungsfrist gemäß § 171 Abs 4 AO im Verhältnis zum Stpfl/ArbG gehemmt (zur Ablaufhemmung beim ArbN > Rz 32). Zum sachlichen und zeitlichen Umfang der Hemmu...mehr

Rz. 28 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Wird vor Ablauf der Festsetzungsfrist mit einer Ap begonnen (zum Zeitpunkt > Außenprüfung Rz 51), so wird der Ablauf der Festsetzungsfrist gemäß § 171 Abs 4 AO im Verhältnis zum Stpfl/ArbG gehemmt (zur Ablaufhemmung beim ArbN > Rz 32). Zum sachlichen und zeitlichen Umfang der Hemmung > Rz 31. Gleiches gilt, wenn ein Antrag des Stpfl/ArbG gem...mehr

Rz. 15 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 In bestimmten Fällen wird der Beginn der Festsetzungsfrist hinausgeschoben (Anlaufhemmung – § 170 Abs 2 AO). So beginnt die Frist in den Fällen, in denen eine > Steuererklärung oder eine Steueranmeldung einzureichen ist wie zB bei der ESt (§ 56 EStDV) oder der LSt (§ 41a Abs 1 EStG), erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuererklä...mehr

Rz. 43 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Soweit ein Dritter (zB der ArbG) Steuern für Rechnung des Steuerschuldners (ArbN) einzubehalten und abzuführen hat, endet gemäß § 171 Abs 15 AO die Festsetzungsfrist gegenüber dem Steuerschuldner nicht vor Ablauf der gegenüber dem Steuerentrichtungspflichtigen geltenden Festsetzungsfrist. Im Falle einer LStAp folgt daraus: Die LStAp richtet ...mehr

Rz. 41 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Hebt das Finanzamt selbst aufgrund eigener besserer Erkenntnisse einen aufgrund einer > Außenprüfung erlassenen Steuer- oder Haftungsbescheid im Rahmen eines Einspruchsverfahrens auf, so wird der Bescheid mit seiner Aufhebung unanfechtbar iSd § 171 Abs 4 Satz 1 AO. Er verliert mit der Aufhebung seine Wirksamkeit und damit seine Eignung als v...mehr

Rz. 45 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Festgesetzte Ansprüche aus dem Steuerschuldverhältnis (zum Anwendungsbereich im Einzelnen > Rz 2) erlöschen durch Zahlungsverjährung (§ 232 AO). Die Frist beträgt fünf Jahre, im Falle einer Steuerhinterziehung zehn Jahre (§ 228 AO). Sie beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Ansprüche erstmals fällig geworden sind (§...mehr

Rz. 11 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Die Frist verlängert sich auf fünf Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung und auf zehn Jahre bei Steuerhinterziehung (§ 169 Abs 2 Satz 2 AO; > Straf- und Bußgeldverfahren). Dies gilt auch für die > Kirchensteuer (EFG 1999, 362) und den > Solidaritätszuschlag. Zum > Kindergeld vgl BFH/NV 2016, 534. Für die Verlängerung der Festsetzungsfris...mehr

Rz. 40 Stand: EL 127 – ET: 08/2021 Hat der ArbG die Pauschalierung der Lohnsteuer beantragt (§ 40 Abs 1 EStG), so ist er an diesen Antrag grundsätzlich gebunden, sobald der Pauschalierungsbescheid wirksam ist. Stellt sich jedoch im Rechtsbehelfsverfahren gegen den Pauschalierungsbescheid heraus, dass der ArbG sich über die Rechtsfolgen seines Antrags nicht im Klaren war, muss...mehr

(1) 1Der Schuldner der Vergütungen im Sinne des § 50a Absatz 1 des Gesetzes (Schuldner) hat besondere Aufzeichnungen zu führen. 2Aus den Aufzeichnungen müssen ersichtlich sein:mehr