Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 5.4 Prüfungsschwerpunkte beim Einsatz von IDEA

Rz. 87

Bei der Prüfung von Kleinst-, Klein- und Mittelbetrieben haben sich in der bisherigen Prüfungspraxis insbesondere folgende Prüfungsschwerpunkte herausgebildet:

• Klassische Finanzbuchhaltung

  Die Überprüfung der Stamm- und Bewegungsdaten der Sach- und Personenkonten durch IDEA ist unproblematisch, da die Grundstrukturen der Konten (Soll-/Habenbuchungen) bei allen Systemen übereinstimmen. Die Aufbereitung dieser Daten erfolgt oftmals mittels sog. Pivot-Tabellen.^[1]

• Verprobung von Bargeschäften

  Auswertungen bzw. Verprobungen von Bareinnahmen (Chi-Quadrat-Test, Kassenfehlbeträge) sind bei einer zeitnahen Kassenbuchführung möglich. Problematisch gestaltet sich in der Praxis regelmäßig der Datenzugriff auf die vorgelagerten Kassensysteme, wie z. B. Registrierkassen. Insoweit besteht das technische Problem, dass die von Registrierkassen und sonstigen Abrechnungssystemen erzeugten Daten entgegen den Anforderungen des Datenzugriffs oftmals nicht für eine Langzeitspeicherung geeignet sind, obgleich die elektronischen Kassendaten 10 Jahre aufzubewahren sind. Sofern diese Systeme über eine Schnittstelle für den Datenexport verfügen, müssen die entsprechenden Daten exportiert und auf einem Datenträger gespeichert werden. Verfügt die Registrierkasse nicht über eine Schnittstelle, muss die tägliche Erfassung des Tagesendsummenbons gewährleistet sein.

• Grafischer Zeitreihenvergleich für Erlöse und hierzu proportionale Kosten
• Überprüfung von Entnahmen und Einlagen

• Verprobungen im Umsatz- und Vorsteuerbereich

  Durch den Datenzugriff können umfassende Auswertungen im Bereich der Umsatz- und Vorsteuer durchgeführt werden.

• Schnelleres Erkennen, ob Prüfungsfelder von Bedeutung sind. Dies ermöglicht einen schnelleren Abschluss oder je nach Einzelfall eine vorzeitige Beendigung der Prüfung.

Rz. 88

Bei der Prüfung von Großbetrieben und Konzernen haben sich in der Praxis folgende Prüfungsschwerpunkte herausgebildet:

• Anlagevermögen

  Die Aufbereitungsmöglichkeiten innerhalb des Anlagevermögens sind in Abhängigkeit von den zur Verfügung gestellten Datenbeständen in unterschiedlicher Form möglich.

• Abschreibungen, Nachaktivierungen

• Bewertung von halbfertigen Arbeiten

  Die Bewertung von halbfertigen Arbeiten ist über die Verprobung von Kostenstellen möglich. Teilweise ist der Datenimport und die Auswertung der Datenbestände schwierig, da die jeweiligen Vorsysteme sehr unterschiedlich ausgestaltet sind.

• Warenbewertung, Vorratsvermögen

  Z. B. die Vornahme unzutreffender Teilwertabschreibungen.

• Prüfung von Inventurpreisen mit Verkaufs- und Einkaufspreisen
• Ermittlung und Zurechnung von Projektkosten

• Abgrenzung Ausland (Verrechnungspreise, Umlagekosten)

  Bei Konzernen hat durch die Verpflichtung zur Verrechnungspreisdokumentation^[2] die digitale Auswertung der vorzuhaltenden Referenzunterlagen (Prognoserechnungen, Daten zur Absatz- Gewinn- und Kostenplanung, Finanzdaten unabhängiger Unternehmen, Unterlagen über vorgenommene Anpassungsrechnungen etc.) an Bedeutung gewonnen.

• Untersuchung der Geschäftsbeziehungen (Debitoren, Kreditoren)
• Überprüfung auffälliger Gewinn- und Verlustpositionen

• Abstimmung im Umsatzbereich

  Durch den Datenzugriff können auch bei der Prüfung von Großbetrieben umfassende Auswertungen im Bereich der Umsatz- und Vorsteuer durchgeführt werden. Dabei wird teilweise die Verwendung unzutreffender Umsatzsteuerschlüssel festgestellt, etwa die Verwendung eines Umsatzsteuerschlüssels von 7 % für Warengruppen, für die ein Umsatzsteuerschlüssel von 16 %/19 % gegolten hat, oder es werden Lieferungen und Leistungen ermittelt, die unzutreffend als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung qualifiziert wurden.

• Objektivierung von Sachverhalten bei Massendaten
• Steigerung der Prüfungsqualität

• Schnelleres Erkennen, ob Prüfungsfelder von Bedeutung sind

  Dies kann insbesondere bei der Überprüfung von Massendaten zu einer Beschleunigung von Prüfungen führen.

Rz. 89

Hinweis

• Eine Ausweitung des sachlichen Umfangs einer Außenprüfung ist zwar mit dem Datenzugriff nicht verbunden, da unverändert – nur – alle steuerrelevanten Daten Gegenstand der Prüfung sind. Dass die Überprüfung unter Einsatz von Auswertungsprogrammen entweder des Steuerpflichtigen oder der Finanzbehörde (WinIDEA) aber möglicherweise effizienter gestaltet werden kann, ist systemimmanent und damit gewollt.^[3]
• Unzutreffend ist die Vorstellung, die Prüfungsdienste müssen sich nur der Prüfsoftware IDEA oder des Datenzugriffs bedienen und das steuerlich zutreffende Ergebnis würde quasi "per Knopfdruck" geliefert. Um gute Prüfungsergebnisse zu erzielen, ist nach wie vor die Fachkompetenz der Prüfer entscheidend. Die Prüfsoftware IDEA ist ein nützliches und hilfreiches Instrument, um die Prüfer in ihrer fachlichen Arbeit zu unterstützen. Sie ist aber kein Ersatz für die steuerliche Würdigung, die nach wie vor von den Prüfern vorgenommen werden muss.
• Viele Bereiche, die typischerweise Gegenstand einer Betriebsprüfung sind, wie die Auslegung von Verträgen, die Umstrukturierung von Unter...