Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 5.2.2 Praxisprobleme beim Einsatz von IDEA trotz des Beschreibungsstandards

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Die meisten Hersteller von Finanzbuchhaltungssoftware haben ihre Produkte zwischenzeitlich entsprechend dem Beschreibungsstandard mit einer Exportschnittstelle für die Übernahme der Daten in die Prüfsoftware IDEA versehen. Trotzdem treten in der Prüfungspraxis bezüglich der Auswertung der im Beschreibungsstandard überlassenen Daten folgende Probleme auf:

• Feldbezeichnungen, Felder und Feldinhalte sind häufig nicht deckungsgleich. Insbesondere bei Standardanwendungsprogrammen benötigen Unternehmen nur einen Teil des zur Verfügung gestellten Datenkranzes und verwenden nicht genutzte Felder für weitere betriebliche Zwecke.^[1] Um dieses Problem zu beheben, erfolgt bei KMUs (kleinen und mittleren Unternehmen) in der Prüfungspraxis nach dem Import der steuerrelevanten Daten eine Aufbereitung in prüfergerechte Formate (z. B. mehrjährige Saldenliste, Sachkontenbuchungen, "Konten-Viewer"^[2]).
• Bei dem Beschreibungsstandard handelt es sich um eine technische Schnittstelle, die nichts über die Qualität der gelieferten Daten aussagt. Manche Finanzbuchhaltungsprogramme liefern z. B. nur das Buchungsjournal, nicht aber eine Kontenbeschreibung, teilweise fehlen offene Posten-Listen oder sogar Umsatzsteuerschlüssel.
• Die Verwendung der ODBC-Schnittstellen zum Zugriff auf Tabellen aus relationalen Datenbanksystemen^[3] verlangt eine Installation und Konfiguration zugehöriger Treiber, einschließlich der Zuordnung von Berechtigungen. Um einen reibungslosen Prüfungsablauf zu gewährleisten, sollte beispielsweise ein ASCII-Format mit festen Feld- und Satzlängen für die Betriebsprüfung erzeugt werden. Dadurch können mehrfache Transferversuche und die hiermit verbundenen Aufwendungen für das Unternehmen vermieden werden.

• Ein weiteres Problem ist in der Prüfungspraxis, dass die Verknüpfung von Sta...