Stolperfallen bei der Umsetzung der Kanzleistrategie lassen sich mit der Auftrags- und Kapazitätsplanung vermeiden. Werden zudem die mit den Kapazitäten verbundenen Kosten sowie mit den Aufträgen verbundenen Umsätze berücksichtigt, erhält man eine Deckungsbeitragsrechnung.​​​​​​​

Je nach Größe und Planungs- und Steuerungsbedürfnissen der Kanzlei sieht diese Auftrags- und Kapazitätsplanung mit Deckungsbeitragsrechnung ganz unterschiedlich aus und weist unterschiedliche Detailgrade und -tiefen aus. Dabei spielen folgende grundsätzliche Eckpunkte eine Rolle:

  • Wie viel der Arbeitszeit in der Kanzlei steht zur Abarbeitung von Mandantenaufträgen zur Verfügung? Je Person und für die Gesamtkanzlei?
  • Für welche Aufträge (Fibu, Lohn, JA, Erklärungen, Beratungen) für welche Mandanten verwendet jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin diese Kapazität im Jahr und entsprechend monatlich?
  • Welche Über- oder Unterkapazität je Person, Team oder Kanzlei wird so sichtbar?
  • Ergänzt um mit den Kapazitäten verbundene Kosten und um mit den Aufträgen verbundene Umsätze erhält man eine Deckungsbeitragsplanung, auch auf Auftrags- oder Stundenbasis.

So funktioniert eine Auftrags- und Kapazitätsplanung

Das entscheidende für Ihre Auftrags- und Kapazitätsplanung sind nicht technische Details, sondern dass Sie damit in der Lage sind, sich effektiv einen Überblick zu verschaffen. Außerdem sollten Ihre Mitarbeiter leicht einen Zugriff auf die Planung haben. In der Praxis haben sich zur Visualisierung Whiteboards oder wöchentlich in DIN A3 ausgedruckte Arbeitspläne als hilfreich erwiesen. Entscheidend ist, dass mithilfe der Planung eine möglichst genaue, aber vor allen Dingen effektive Kommunikation im Team stattfinden kann, um z. B. Montagmorgens die Arbeitswoche zu planen.

Schritt 1: Stundenkapazität pro Person

Ausgehend von der wöchentlichen Arbeitszeit – z. B. 40 Stunden – erfassen Sie je Person die Stundenkapazitäten pro Tag, Woche, Monat und Jahr. Davon ziehen Sie Feiertage, Krankheitstage sowie Urlaubstage ab und erhalten im Ergebnis die Sollstunden, d. h. die komplette Jahresarbeitszeit des Mitarbeiters pro Jahr. Davon ziehen sie strukturiert nach inhaltlichen Themen Zeitbudgets pro Jahr für Tätigkeiten ab, die dem Mandanten nicht weiterberechnet werden können.

Die Themen variieren je nach Funktion und unterscheiden sich von Führungskräften und Sachbearbeitern. Beispiele für solche Zeiten:

  • sämtliche Organisations-, Führungs- und Managementaufgaben,
  • Fortbildung,
  • Beziehungsmanagement und Marketing,
  • Qualitätsmanagement,
  • interne Kommunikation, Teamsitzungen,
  • Projekte (z. B. Einführungen oder Entwicklung digitaler Dienstleistungen oder neuer Beratungsprodukte),
  • interner Wissenstransfer,
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Ausbildung dieser.

Im Ergebnis haben Sie so die Zeit des Mitarbeiters ermittelt, die tatsächlich für die Umsatzgenerierung durch die Abarbeitung von Mandanten verbleibt.

Schritt 2: Stundenkapazität pro Team

Diese Prozedur wiederholen sie für jeden Mitarbeiter im Team. Wichtig ist selbstverständlich, dass die Zeiten sowohl die Inhalte der nicht abrechenbaren Zeiten sowie der damit verbundenen Projekt- oder Qualitäts- oder Fortbildungsziele mit dem Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch einzeln besprochen werden. Dann besteht das Einvernehmen bezüglich der Verantwortung des Mitarbeiters, diese Planung mit einer gewissen Verantwortung einzuhalten und die damit verbundenen Ziele umzusetzen.

Als Ergebnis erhalten Sie so die Gesamtkapazität des Teams, die für das Jahr zur Abarbeitung von Mandantenaufträgen zur Verfügung steht. So können Sie auch eine plausible Umsatzplanung erstellen, insbesondere wenn sie aus der Zeiterfassung der Vergangenheit die entsprechende Zeit und die entsprechenden Umsatzinformationen haben.

Die echte mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung

In Schritt 1 und Schritt wurden die Stundenkapazität pro Person bzw. pro Team ermittelt. Im Weiteren werden die Informationen bezüglich der Aufträge, der Umsätze sowie der Kosten ergänzt, um aus der reinen Kapazitätsplanung eine mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung zu erstellen.

Schritt 3: Zuordnung Kosten pro Team (Kostenstellen)

Kostenstellen können üblicherweise Teams sein, die entweder für die Bearbeitung von Aufträgen von bestimmten Mandantengruppen verantwortlich sind, oder für einen fachlichen Bereich wie Finanzbuchhaltung oder Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Hier ordnen Sie einfach all diejenigen Kosten zu, die direkt vom Team verursacht sind.

Schritt 4: Planung Aufträge (Kostenträger)

Die Kostenträgerplanung nehmen Sie vor, indem Sie Mandantenaufträge je Leistungsart bzw. Dienstleistung erfassen. Üblicherweise haben Sie diese Informationen auf Vergangenheitsbasis in Ihrer Kanzleisoftware, wenn Ihr Team eine Zeiterfassung durchgängig durchführt. Es erfolgt nur die Zuordnung echter variabler Kosten – d. h. Kosten die nur entstehen, wenn der Auftrag angenommen wird, also z. B. keine Personalkosten von Festangestellten. Nur so bleiben Sie konsequent in der Systematik der Deckungsbeitragsrechnung.

Je Mandant erfassen Sie die Aufträge nach Leistungsart – Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Einkommensteuererklärung, Beratungen und ggf. weitere Dienstleistungen, die Sie und Ihr Team in Ihrer Kanzlei erbringen.

Praxis-Tipp: Deckungsbeitragsrechnung zur Analyse nutzen

Nutzen Sie diese Aufstellung, um Ihr Honorarsystem zu überdenken, oder auch als Basis dafür, mit welchen Mandanten Entwicklungsgespräche oder die Trennung aus betriebswirtschaftlichen Gründen angedacht werden sollten.

Schritt 5: Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung inkl. Kapazitäten

Der letzte Schritt der Planungserstellung besteht in der Konsolidierung der bisher erfassten Informationen. Sie erhalten auf der Ebene des Deckungsbeitrags I (DBI) den Überblick über die Gesamtkanzlei hinsichtlich Deckungsbeitrag und Kapazitätsnutzung sowie freie Kapazität. Je Team rechnen Sie ebenso die Kosten je Team und die Kapazität innerhalb des Teams, die für die Abarbeitung von Mandantenaufträgen zur Verfügung steht. Zudem erhalten Sie einen auf Deckungsbeitrag basierenden Kostensatz je Stunde Kapazität. Auf der Ebene des Deckungsbeitrags III (DBIII) erhalten Sie den verbleibenden Gewinn der Kanzlei.

DBIII

323.555 EUR

Kosten GF

111.000 EUR

Kapazität GF

894

Kosten allgemeine Verwaltung

45.500 EUR

DBII

480.055 EUR

Kosten Team 1

288.000 EUR

Kapazität Team 1

8.673

Kosten Team 2

442.000 EUR

Kapazität Team 2

10.040

Kosten Team 3

442.000 EUR

Kapazität Team 3

9.040

Kosten Team 4

442.000 EUR

Kapazität Team 4

11.040

Gesamtkosten

1.770.500 EUR

Gesamtkapazität

39.687

DBI

(= Summe Kostenträger/Mandantenaufträge)

2.094.055 EUR

Kapazitätsnutzung

23.093,25

freie Kapazität

16.593,75

In dieser oder ähnlicher Form können Sie für sich die Auftrags- und Kapazitätsplanung sowie die Kosten und Umsatzplanung vornehmen, um so die Rentabilität Ihrer Kanzlei zu planen. Das ist die Basis, auf der dann die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Teams ihre wöchentliche Arbeit planen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, an einer Tafel visualisiert eine Jahresabschlussplanung in der Kanzlei zu haben. Hier geht es darum, einen Überblick über geplante und erledigte Jahresabschlüsse des Jahres herzustellen. Klares Ziel sollte es sein, im laufenden Jahr sämtliche relevante Jahresabschlüsse des Vorjahrs fertigzustellen.

Wie Sie die Methodik der vorgestellten Planung umsetzen, bleibt Ihnen überlassen. Auch ist es nicht wichtig, welche Software Sie nutzen. Für kleine Kanzleien reichen meist einfache Excel-Lösungen. Folgende praktische Aspekte sollten Sie auf jeden Fall berücksichtigen:

  • Beziehen Sie Ihr Personal in die Planung ein - optimalerweise erfolgt ein Planungsvorschlag seitens der Mitarbeiter.
  • Seien Sie nicht zu detailverliebt – es geht um einen Überblick der Gesamtsituation, nicht um Genauigkeit im Detail.
  • Nutzen Sie die aufgestellte Planung für wöchentliche Statusabgleiche im Team.
  • Eine sinnvolle Planung aus daran anknüpfenden Zielen je Mitarbeiter können Sie erstellen, wenn Sie in Mitarbeitergesprächen Ihr Personal individuell einbeziehen.
  • Bedenken Sie eine genaue Planung nach Inhalt, Umfang und Zielen der nicht abrechenbaren Stunden.
  • In Ihrem Controlling arbeiten Sie mit dem Fokus auf die Kennzahl "erzielter Umsatz je abrechenbare Stunde". Überlegen Sie gemeinsam im Team, wie Sie durch Qualität und Wertsteigerungen Ihrer Dienstleistungen (aus Mandantenperspektive!) diese Kennzahl entwickeln können. Setzen Sie sich ambitionierte Ziele.

Um die Verantwortung und Rolle der Mitarbeitenden beim Erreichen der Kanzleiziele geht es im 4. Teil dieser Serie.