Ulf Hausmann, MBA

Die Entwicklung in der KI-Technologie hat in den vergangenen zwei Jahren zu bemerkenswerten technologischen Durchbrüchen und Anwendungen in verschiedenen Branchen geführt. Es ist daher absehbar, dass auch die Steuerberatungsbranche in naher Zukunft von substanziellen und disruptiven Veränderungen betroffen sein wird. Auf diese oder ähnliche Veränderungen sollte sich jede Kanzlei rechtzeitig und möglichst langfristig einstellen.

Als interdisziplinäres Startup wurde Digital Office 24 (DO24) mit der Kanzlei KRIEGER WP StB RAe als Initiator im Jahr 2018 gegründet. Kompetente Köpfe aus der Startup-Branche und Innovationsexperten für Digitalisierung ebneten den Weg zu einem digitalen Angebot für Mandanten. Jetzt sind weitere Kanzleien als strategische Partner willkommen.

2017 wagte Holger Petersen einen ungewöhnlichen Schritt: Er gab seine gut laufende Kanzlei mit 15 Mitarbeitern auf, um in Hamburg mit nur 4 Mitgliedern seines alten Teams eine neue Kanzlei zu gründen. Der neue Fokus: Digitale Steuerberatung für den Onlinehandel. Mittlerweile zählt die Startup-Kanzlei 23 Köpfe, Ende 2020 werden es über 30 sein.

Vor 10 Jahren entschied sich die Kanzleiführung von Schröder & Partner in Berlin für substanzielles Wachstum, um Strukturen in der Kanzlei für die Herausforderungen der Digitalisierung aufzubauen.

Durch hohe Qualifikation im Team und beständige Weiterentwicklung bestehender Strukturen und Prozesse vollzieht sich die Digitalisierung "fast nebenbei" – wenn dabei kompromisslose Qualität in der Mandantenberatung und konsequente Führung des Teams ein stabiles Fundament bilden.

Die Umstellung der Organisation der Kanzlei auf neue Dienstleistungsangebote im Bereich der digitalen Rechnungslegungsprozesse sieht WP/StB Andreas Tischler, Inhaber der Kanzlei ECOVIS RTS, als zentrale Herausforderung des digitalen Wandels.

Um einen Überblick über die strategische Planung, alle relevanten Projekte, Ziele und den jeweiligen Fortschritt in unterschiedlichen Kanzleientwicklungsaktivitäten zu behalten, ist dringend ein schriftliches System – im Sinne eines Kanzleimanagementsystems – erforderlich.

Geradezu zwangsläufig ergibt sich aus einer neuen, für die Zukunft angestrebten strategischen Positionierung, dass die Strukturen und Prozesse der Kanzlei angepasst werden müssen. Je nachdem, auf welchem Niveau von Organisiertheit sich Ihre Kanzlei vor einem Strategieprozess befindet, ergeben sich aus Ihrer Strategie unterschiedliche Teilprojekte der organisationalen Anpassung.

Eine völlig neue Kanzleiidentität und dazu passende Bilder zu entwickeln, ist wohl der wichtigste Schritt der Strategieentwicklung.

In turbulenten, von Komplexität und Unsicherheit geprägten Zeiten wie diesen ist es sicher ratsam, die Bearbeitung der Kanzleistrategie nicht alle paar Jahre als Projekt durchzuführen, sondern in einem kontinuierlichen Fokus zu halten und langfristig in den Alltag und das Handeln der Kanzlei zu integrieren.

Die Serie zeigt, wie Inhaber einer Steuerkanzlei mit den Unsicherheiten und Herausforderungen einer komplexen, dynamischen und im Detail unvorhersehbaren Zukunft umgehen sollten, um die Zukunft Ihrer Steuerkanzlei für sich, Ihre Partner, Mitarbeiter sowie Mandanten positiv und erfolgreich zu gestalten.

Um eine klare Aufgabenverteilung und das Erreichen der Kanzleiziele zu gewährleisten, müssen regelmäßig Teambesprechungen sowie Input und Feedback von Seiten der Führungskraft erfolgen. Außerdem sollten Aufgaben so gut wie möglich delegiert werden.

Stolperfallen bei der Umsetzung der Kanzleistrategie lassen sich mit der Auftrags- und Kapazitätsplanung vermeiden. Werden zudem die mit den Kapazitäten verbundenen Kosten sowie mit den Aufträgen verbundenen Umsätze berücksichtigt, erhält man eine Deckungsbeitragsrechnung.​​​​​​​

Unabhängig von Branche, Art und Größe des Unternehmens gibt es 4 entscheidende Gründe, warum Ziele nicht erreicht werden. Das gilt auch für Steuerkanzleien.

Es gilt als Grundlage für das operative Controlling, die Interessen der 3 beteiligten Gruppen – Kanzleileitung, Personal, Mandanten – zu berücksichtigen.

Mit der gezielten Steuerung des Tagesgeschäfts lassen sich Fehler vermeiden, die zu Arbeitsüberlastung, Ressourcenverschwendung und Termindruck führen und die Kanzlei somit in finanzielle Engpässe geraten lassen. Dabei gilt es besonders, stets eine klare Kommunikation zwischen Führungsebene, Personal und Mandanten beizubehalten.

Im Rahmen des Forschungsprojekts "Veränderungsbereitschaft – Grundlage für Innovation" der Europauniversität Flensburg können Steuerberatungskanzleien diesen Sommer wieder eine anonyme Mitarbeiterbefragung durchführen lassen.

Die strategischen Kanzlei-Ressourcen lassen sich überwiegend langfristig rentabel entwickeln. Langfristige Ziele helfen Ihrer Kanzlei, unternehmerisch effektiv zu agieren. 

Personalführung in der Kanzlei kann allgemein als zielgerichtetes Einbinden aller Personen der Kanzlei im Sinne der Aufgaben der Kanzlei bezeichnet werden. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser mit Informationen und Wissen umgehen und die Entwicklung der Kanzlei mittragen und vor allem aktiv vorantreiben, müssen sie in einen funktionierenden Kommunikationskreislauf in der Kanzlei einbezogen werden.