Rückrechnungen und Korrekturen werden mehr und mehr zum Regelfall in der Entgeltabrechnung. Auch bei Mehrfachbeschäftigten kann künftig wohl immer nur vorläufig abgerechnet werden.
Die Krankenkassen sind seit 1.1.2012 an verpflichtet den Arbeitgebern das Gesamtentgelt aus allen Beschäftigungen mitzuteilen, wenn eine Beitragsbemessungsgrenze (BBG) durch das Zusammentreffen von beitragspflichtigen Einnahmen aus mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungen überschritten wird. Denn nur mit dieser Angabe ist es möglich, die Beiträge nach den geltenden Grundsätzen prüfungssicher zu berechnen.
Die Beitragsberechnung erfolgt entsprechend dem Verhältnis der Höhe der einzelnen Arbeitsentgelte zueinander unter Beachtung der BBG. Damit wird im Ergebnis erreicht, dass auch ein Mehrfachbeschäftigter in der Summe keine Beiträge aus seinen Einnahmen oberhalb der jeweiligen BBG entrichtet.
Ein Manko: Mitteilung für 2012 kommt erst 2013
Die Mitteilungen der Krankenkasse über die Höhe der Gesamtarbeitsentgelte sollen für das Jahr 2012 allerdings nur einmalig erfolgen. Fristende für die Meldung der Krankenkasse ist jedoch erst der 30.4.2013. Spätestens zu diesem Termin haben dann alle Arbeitgeber mehrfachbeschäftigter Arbeitnehmer, deren Entgelt aus allen versicherungspflichtigen Beschäftigungen die BBG zur Kranken- und Pflegeversicherung oder zur Renten- und Arbeitslosenversicherung übersteigt, die monatlichen Gesamtentgelte für das Jahr 2012 vorliegen.
Erst ab dem 1.1.2013 ist es vorgesehen, dass die Mitteilung monatlich erfolgt.
Regelmäßige monatliche Rückrechnung erforderlich
Grundsätzlich müssen die beitragspflichtigen Einnahmen für jeden entsprechenden Monat anteilmäßig aufgeteilt werden. Eine kalenderjahresbezogene Betrachtung ist nicht vorgesehen. Und das, obwohl die Meldungen für 2012 erst mit rund ein Jahr verzögert Anfang 2013 zur Verfügung stehen.
Die Rückrechnung ist im Falle der durch die Krankenkassenmeldung veranlassten Korrekturen des beitragspflichtigen Arbeitsentgelts nicht eingeschränkt. Das bedeutet, dass auch für das Kalenderjahr 2012 entsprechende Korrekturen anfallen, wenn sich aufgrund der Angaben in der Krankenkassenmeldung etwas ändert.
Vorläufiges Aufteilen ist zulässig - und sinnvoll
Und auch 2013, selbst bei einem dann monatlichen Melderhythmus der Krankenkassen, ist mit Mehraufwand zu rechnen. Denn die Daten werden regelmäßig erst nach der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Monat vorliegen. Es wird daher – zwangsläufig - für zulässig erachtet, wenn der Arbeitgeber im monatlichen Verfahren der Beitragsberechnung eine vorläufige Aufteilung der beitragspflichtigen Einnahmen nach den Beitragsberechnungsgrundsätzen vornimmt. Das setzt allerdings voraus, dass der Arbeitnehmer bereitwillig das Entgelt aus weiteren Beschäftigungen mitteilt.
Insgesamt wird die Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer angesichts zunehmender - theoretisch in jedem Monat anstehender - Rückrechnungen kaum noch nachvollziehbar sein. Entsprechend komplexer wird die Entgeltabrechnung auch in den Personalbüros.