In der Unternehmenswelt gehören das Officepaket Microsoft 365 und das Kollaborationstool Teams zur meist genutzten Software am Arbeitsplatz. Mit Microsoft Viva bringt der Konzern aus Redmond ein integriertes System, das den Markt der HR- und Learning-Software revolutionieren könnte, aber auch auf Partner setzt.
Viva zählt laut Microsoft zur neuen Kategorie der Employee Experience Plattformen (EXP). Damit sollen Mitarbeitende wie in einem gut organisierten Intranet oder Mitarbeiterportal benutzerfreundlich alles das an ihrem digitalen Arbeitsplatz finden, was sie brauchen, um sich im Unternehmen wohl zu fühlen, zu lernen und ihre Arbeit zu erledigen. Dafür arbeitet die Plattform mit vier Anwendungen, die das Unternehmen unter den Namen Viva Connections, Viva Learning, Viva Insights und Viva Topics vermarktet.
Was verbirgt sich hinter Microsoft Viva?
Viva Connections ist integriert in das Kollaborationsportal Microsoft Teams. Als persönlicher Einstiegspunkt sollen in der App Tools integriert werden, die für den Mitarbeitenden wichtig sind, wie zum Beispiel zur Reise- oder Budgetplanung. Gleichzeitig sollen hier wichtige News oder ein Überblick über aktuelle Arbeitgeberleistungen zu sehen sein, aber auch die Zusammenarbeit gefördert werden. Die zugehörige App soll im ersten Halbjahr 2021 für Desktop-PC und später auch für mobile Endgeräte verfügbar sein.
Ebenfalls in Teams integriert wird Viva Learning als zentraler Punkt für den Zugriff und die Verwaltung aller Lerninhalte, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen möchte. Unternehmen könnten damit weiterhin die bereits vorhandenen Learning Management Systeme (LMS) oder Learning Experience Plattformen (LXP) nutzen, aber diese in Viva Learning den Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Dabei übernimmt die App sowohl Verwaltungsfunktionen eines klassischen LMS als auch Funktionen einer LXP, um zum Beispiel selbst erstellte Inhalte mit anderen Lernenden zu teilen. Die Lerninhalte können sowohl interne Videos, Podcasts und andere von Benutzern entwickelte Inhalte sein, als auch von Microsoft-eigenen Anbietern wie dem Tochterunternehmen LinkedIn Learning oder von Drittanbietern kommen. Künstliche Intelligenz soll dabei helfen, den Lernenden passende Lerninhalte zu empfehlen. Die Viva Learning-App ist ab sofort in der privaten Vorschau verfügbar und soll im Laufe des Jahres freigegeben werden.
Themen wie Work-Life-Balance, Motivation und Resilienz aber auch Führung spricht Microsoft mit der Anwendung Viva Insights an. Einerseits sollen Mitarbeitende mit der App dazu motiviert werden, Pausenzeiten einzuhalten, sich Fokuszeiten, zum Beispiel zum Lernen, zu nehmen oder Beziehungen zu Kollegen zu pflegen. Andererseits sollen die anonymisierten Auswertungen dieser Daten Führungskräften Hinweise darauf geben, wie sich ein Team oder gar das Unternehmen entwickelt. Um eine relevante Menge an Daten sammeln und auswerten zu können, können auch hier Tools von Drittanbietern wie Zoom, Slack, Workday oder SAP SuccessFactors einbezogen werden. Auch für die Viva Insights-App gibt es bereits eine öffentliche Vorschau.
Dem Thema Wissensmanagement widmet sich Viva Topics. Diese Anwendung soll mithilfe künstlicher Intelligenz sowohl in Microsoft 365 wie in MS Teams automatisch alle verfügbaren Informationen und Experten zu einem Projekt, zu Produkten, Prozessen oder Kunden zur Verfügung stellen, die im Unternehmen zu finden sind. Dafür ausgewertet werden auch Daten aus Software von Drittanbietern, die im Unternehmen genutzt wird, wie zum Beispiel Salesforce. Viva Topics soll ab sofort als Add-on in Microsoft 365-Plänen zur Verfügung stehen, allerdings zunächst nur für englischsprachige Inhalte.
Microsoft Viva: Was bedeutet das für Unternehmen?
Microsoft will mit Viva nichts mehr und nichts weniger liefern als ein Portal, über das alle Mitarbeitenden die für sie relevanten digitalen Dienste und Produktionsmittel im Arbeitsalltag am Computer oder mobilen Endgerät einfach und benutzerfreundlich erreichen können. Dabei geht es um Produktivität und Effizienz, aber auch um Mitarbeiterzufriedenheit und Weiterentwicklung. Statt die vielfältige Softwarelandschaft im Arbeitsalltag selbst in ein Mitarbeiterportal bzw. Intranet zu integrieren, sollen Unternehmen nutzen, was schon da ist und mit dem ohnehin gearbeitet wird: Microsoft 365 und Microsoft Teams. Damit kommt Microsoft vielen Unternehmen entgegen. So hatten zum Beispiel die Analysten von Fosway in einer Umfrage zu den Folgen von Corona für den E-Learning-Markt im letzten Jahr herausgefunden, dass sich viele Unternehmen die Integration von E-Learning-Angeboten in Kollaborationstools wie MS Teams wünschen (lesen Sie hier mehr zu den Umfrageergebnissen).
Microsoft ist schlau genug, nicht alle Softwarekomponenten selbst liefern zu wollen und setzt auf etablierte Partner, deren Software bereits in den Unternehmen läuft. Sie müssen in Zukunft die von Microsoft bereitgestellten Schnittstellen bzw. Konnektoren bedienen können, um ihre Software in die Viva-Anwendungen zu integrieren. Erste Partner sind bereits aus dem Bereich E-Learning bekannt. Dazu gehören Inhalte-Anbieter wie Skillsoft, die Mooc-Plattformen Coursera und EdX, der IT-Trainingsspezialist Pluralsight, die LMS-Anbieter Cornerstone OnDemand und SAP SuccessFactors.
Für Analysten hat Viva das Potenzial, den Markt mit HR-Software massiv zu verändern, allein schon, weil die Anwendungen von Microsoft in so vielen Unternehmen weltweit zum Standard gehören. Der US-amerikanische Marktforscher Josh Bersin sieht darin den Beginn eines großen neuen Marktes für Employee Experience Plattformen, ähnlich wie es ihn heute bereits für ERP- und CRM-Anwendungen gibt. Softwareanbieter, empfiehlt Bersin, sollten ihre Produktstrategie verändern und ihre Anwendungen als Plugins für Viva bereitstellen statt als eigenständige Anwendung.
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