Talent Management ist für die Mehrheit der Unternehmen ein drängendes Thema, zeigt eine neue Studie. Grund genug, um sich mit einem wesentlichen Instrument dieser Disziplin zu befassen: dem Talent Pool. Wie Unternehmen eine solche Datenbank aufbauen und was das bringt.

"Unser Talent Management ist innovativ", meint die Mehrheit (65 Prozent) der Personaler, die das Beratungsunternehmen Kienbaum für die Talent-Management-Studie 2018 befragt hat. Das ist erfreulich, denn dieselbe Studie zeigt auch: Talent Management ist ein drängendes Thema – das sagen sogar 83 Prozent. Bei genauerem Hinsehen scheint es in vielen Unternehmen trotzdem nicht ganz rund zu laufen. Von den Mitarbeitern und Führungskräften, die Kienbaum als Talente berücksichtigt, sagen nämlich nur 30 Prozent, dass das Talent Management ihres Unternehmens innovativ sei – ein guter Grund, sich zu überlegen, was zeitgemäßes Talent Management ausmacht.

Talent Management: Viele Ziele, viele Daten

Diese Frage werden verschiedene HR-Disziplinen unterschiedlich stellen: So ist für einen Personalentwickler etwa wichtig, welche Mitarbeiter im Unternehmen besonders gefördert werden sollen und welche Weiterbildungsmaßnahmen sie brauchen. Ein Recruiter wird dagegen wissen wollen, wo und wie er Talente gewinnen kann. 

Hinweise und Ansatzpunkte zu beiden Anliegen liefern oft schon Daten aus dem eigenen Unternehmen. Das Wissen zum Thema ist jedoch oft über die gesamte Organisation verstreut – ein Problem: Um mit einer umfassenden Talent-Management-Strategie erfolgreich zu sein, sollten alle Erkenntnisse an zentraler Stelle zusammenlaufen. Diesen Zweck erfüllt ein Talent Pool. 

Was ist ein Talent Pool: Definition

Ganz grundsätzlich versteht man unter einem Talent Pool eine Datenbank, die Informationen zu Mitarbeitern und Bewerbern enthält.


Talent Pool Definition:

Ein Talent Pool ist eine zentrale HR-Datenbank, in der Kompetenzprofile von vielversprechenden Bewerbern, (ehemaligen) Mitarbeitern oder potenziellen Kandidaten verwaltet werden.


In diesem allgemeinen Sinn enthält der Talent Pool also mehr oder weniger große Datenmengen, die HR-Manager für verschiedene Zwecke nutzen können. Die übergeordnete Intention ist dabei stets dieselbe: Es geht darum, die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu sichern – ob nun durch vorausschauende Weiterbildungsangebote oder die Gewinnung von externen Talenten. Sehr unterschiedlich ist allerdings, welche Daten die verschiedenen HR-Disziplinen einbringen, welche sie benötigen und woher sie die passenden Informationen bekommen.

Talent Pool: Personalentwicklung

In der Personalentwicklung hilft ein interner Talent Pool etwa dabei, die Potenziale im Unternehmen "auf den Radar" zu bekommen und sie bedarfsgerecht zu unterstützen. So können die Personalabteilungen das Budget für Entwicklungsmaßnahmen und Weiterbildungsangebote zielgerichteter einsetzen. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Mitarbeiterkompetenzen und auch die sogenannten "High Potentials" zuverlässig erkannt und im Talent Pool erfasst werden.

Talent Pool aufbauen: Anhaltspunkte finden

Erste Anhaltspunkte beim Aufbau eines internen Talent Pools sind zum Beispiel:


  • Der Grad der Zielerreichung eines Mitarbeiters
  • Einschlägige Bildungsabschlüsse und Zertifikate
  • Die Ergebnisse diagnostischer Testverfahren und Assessment-Center
  • Informationen aus bestehende Mitarbeiterprofilen
  • Daten aus Mitarbeiterempfehlungsprogrammen
  • Erfolgskennzahlen verschiedener Abteilungen


Wichtig ist dabei, zu beachten, dass im Talent Pool oft sensible oder personenbezogene Daten hinterlegt sind und verarbeitet werden. Daher sollten HR-Manager den Datenschutz schon beim Aufbau des Talent Pools großschreiben. Was dabei zu beachten ist, zeigt unser Überblick zur Datenschutz-Grundverordnung.

Potenziale erkennen und im Talent Pool erfassen

Eine sehr wichtige Informationsquelle beim Aufbau eines Talent Pools sind zudem die Führungskräfte. Allerdings sollten sich HR-Manager darüber im Klaren sein, dass jeder etwas anderes unter einem Talent verstehen dürfte. Deshalb ist HR zunächst einmal gefordert, den Talent-Begriff mit Blick auf die konkreten Anforderungen im Unternehmen zu definieren (Die Bedeutungsebenen des Talent-Begriffs finden Sie auf unserer Themenseite Talent Management). Das Ziel sollte ein objektiver Kriterienkatalog sein, der den Talent-Begriff unternehmensweit vereinheitlicht und passende Kennzahlen festlegt. Anhand dieses Standards können die Führungskräfte anschließend Mitarbeiter für den internen Talent Pool vorschlagen. Die jeweiligen Einschätzungen dienen wiederum als Datenquelle für den Talent Pool.

Mitarbeiterprofile: Kompetenzen im Überblick

Alle Informationen, die HR im Prozess sammelt, lassen sich im nächsten Schritt zu aussagekräftigen Mitarbeiterprofilen verdichten und so im Talent Pool erfassen. In der Regel werden dabei verschiedene Kompetenzfelder unterschieden, zum Beispiel diese:


  • Fachkompetenz und methodisches Wissen: Hierzu zählt einerseits Fachwissen, das beispielsweise durch einen Studienabschluss oder Zertifikate belegt ist. Anderseits sind alle Fähigkeiten relevant, die der Mitarbeiter durch Berufserfahrung erworben hat.
  • Sozial- und Kommunikationskompetenz: Hierzu zählen vor allem die sogenannten Soft Skills, etwa die Netzwerkkompetenz und Präsentationssicherheit, aber auch beispielsweise die Empathiefähigkeit.
  • Personale Kompetenz: Hierunter fallen beispielsweise die Fähigkeit zu Selbstmanagement und Selbstreflexion oder die Lernkompetenz des Mitarbeiters.


Mit der Erfassung von Mitarbeiterprofilen erfüllt der Talent Pool eine wesentliche Funktion, wenn es darum geht, das Unternehmen auf neue Markterfordernisse einzustellen oder die Nachfolge für Schlüsselpositionen vorzubereiten. Denn der Talent Pool verschafft HR-Managern einen Überblick zum Kompetenzniveau im Unternehmen und hilft so bei der Planung von Entwicklungsmaßnahmen.

Talent Pool im Recruiting

Damit profitieren auch die Recruiter von einem internen Talent Pool: Einerseits können sie zum Beispiel die Anforderungsprofile für eine bestimmte Position leicht nachvollziehen. Andererseits dient der Talent Pool selbst als Instrument der Personalgewinnung. So können die Recruiter über diese Datenbank gezielt im eigenen Unternehmen nach passenden Kandidaten suchen.

Vom internen Talent Pool zum Kandidatenpool

Ein rein interner Talent Pool ist aber natürlich noch nicht ausreichend für das Recruiting. Vielmehr sind Recruiter gefordert, die bestehende Datenbank der internen Talente durch externe Talente zu ergänzen. Dann spricht man meist von einem Kandidatenpool - eine Datenbank mit Talenten, die man künftig im Sinne des Active Sourcings direkt ansprechen kann (einen Überblick finden Sie auf unserer Themenseite Active Sourcing). 

Zu den externen Talenten zählen ehemalige Mitarbeiter genauso wie vielversprechende Bewerber, die sich schon einmal auf eine Stelle im Unternehmen beworben haben. Auch vielversprechende Fachkräfte, die Recruiter finden - heute meist über Social Media - und bisher noch keinen Kontakt zum Unternehmen hatten, können dort eingetragen und dann künftig angesprochen werden.

Bewerberpool: Nur die besten auswählen

Häufig werden die Begriffe Kandidatenpool und Bewerberpool hier synonym verwendet. Allerdings bezeichnet ein Bewerberpool eigentlich die Grundgesamtheit aller Bewerber auf eine Stelle. In den Kandidatenpool werden hingegen nur Talente aufgenommen, die man künftig nochmal ansprechen möchte.

Kandidatenpool: Vorteile einer umfangreichen Datenbank

Der Kandidatenpool zielt also auf langfristiges Talent Relationship Management – ein Prinzip, mit dem zahlreiche Personalberatungen sehr erfolgreich sind. Der Kerngedanke ist, interessante Kandidaten im Voraus ausfindig zu machen, sie im Kandidatenpool zu erfassen und bei Bedarf mit passenden Jobangeboten anzusprechen. Einige Vorteile des Kandidatenpools sind zum Beispiel: 


  • Kürzere Time-to-Hire: Bei Personalbedarf können Recruiter zum Beispiel ehemalige Werkstudenten oder Praktikanten kontaktieren, die in der Zwischenzeit ihr Studium abgeschlossen haben. So lässt sich die Besetzungszeit verkürzen.
  • Kürzere Einarbeitungsphase: Ehemalige Mitarbeiter kennen viele Abläufe im Unternehmen bereits. Werden sie besetzt, kann die Onboarding-Phase gegebenenfalls kürzer ausfallen.  
  • Hohe Besetzungswahrscheinlichkeit: Kandidaten, die sich schon einmal auf eine Stelle beworben hatten, waren zur Zeit ihrer Bewerbung offensichtlich bereit, für das Unternehmen zu arbeiten. Die Motivation, eine ähnliche Stelle beim selben Arbeitgeber anzutreten, dürfte daher in der Regel hoch sein.


Braucht jeder einen Talent Pool?

Ein Talent Pool oder Kandidatenpool bietet Unternehmen zweifellos viele Vorteile. Der Aufbau und die Pflege einer solchen HR-Datenbank sind jedoch aufwändig - und gerade vor dem Hintergrund des Datenschutzes nicht ganz einfach zu gestalten. Je nach Unternehmen kann es daher sinnvoll sein, nicht gleich alle Möglichkeiten des Talent Pools auszuschöpfen. So ist es etwa denkbar, zunächst einen internen Talent Pool ausschließlich für die Personalentwicklung zu nutzen.