27.09.2016 | Meetings

Tipps: Die Grundlagen einer guten Moderation

Zwei Meetingteilnehmer können sich nicht leiden? Der Moderator des Meetings muss entscheiden, ob es sinnvoll ist, die Streithähne zu trennen.
Bild: Corbis

Personaler und Führungskräfte müssen bei Meetings und Events oft die Rolle des Moderators einnehmen. Das ist gar nicht so einfach, wenn beim Moderieren die Routine fehlt. Welche Grundsätze beim Vorbereiten und Durchführen einer Moderation zu beachten sind, verraten diese zehn Tipps.

Die folgenden zehn Tipps zu den wichtigsten Punkten, die es beim Moderieren zu beachten gilt, haben die Coaching-Spezialisten von der "Coach Academy" der Perspektive GmbH in Stuttgart zusammengestellt.

Tipp 1: Raum checken

Als Moderator sorgen Sie dafür, dass die Trümmerlandschaft verschwindet, die die Vertreterversammlung von gestern Abend in Ihrem Besprechungsraum hinterlassen hat. Denn mit einer perfekt vorbereiteten Besprechung sagen Sie auch viel über sich selbst aus!

Tipp 2: Technik prüfen

Nur benutztes Papier auf der Flipchart? Beamer oder Overheadprojektor defekt? Solche Pannen kommen in einem gut vorbereiteten Meeting nicht vor. Prüfen Sie deshalb die Technik rechtzeitig!

Tipp 3: Begrüßung planen

Als Moderator ist es an Ihnen, die Teilnehmer zu begrüßen, sie gegebenenfalls untereinander vorzustellen und einen Einstieg in das Meeting zu geben. Beginnen Sie auf jeden Fall pünktlich. Und wenn sich Teilnehmer verspäten, warten Sie höchstens fünf Minuten! Notfalls den Punkt "Verschiedenes" vorziehen.

Tipp 4: Moderatorenrolle einnehmen

Als Moderator sind Sie in einer neutralen Position. Sie verfolgen die Diskussion, erteilen oder entziehen das Wort, sammeln die Ergebnisse und fassen diese zusammen, leiten auf ein neues Thema über und erklären Sinn und Zweck der Diskussion.

Tipp 5: Visualisierung einsetzen

Die erfolgreichste Methode, um allen Teilnehmern den Diskussionsstand "vor Augen zu halten" besteht in einer Visualisierung. Schreiben Sie alle Argumente auf ein Flipchart und ordnen Sie diese Kategorien zu. Erstellen Sie eine Liste mit den besten Vorschlägen. Dies erleichtert die Bearbeitung von Problemstellungen enorm.

Tipp 6: Störungen vermeiden

Ganz gleich, ob ein Handy klingelt, jemand zu spät kommt oder die Sekretärin dem Chef einen Zettel reicht: Benennen Sie die Störung kurz und begrüßen Sie gegebenenfalls die Person stellvertretend für alle Anwesenden. Mit diesem kleinen Trick schaffen Sie das fast Unmögliche: Die Aufmerksamkeit ist wieder bei Ihnen und Sie haben den Fortgang des Meetings erneut in der Hand!

Tipp 7: Peinlichkeitspausen lassen

Sie rufen ein Thema auf und bitten einen Teilnehmer um seinen Beitrag. Reaktion: Ein entsetztes Gesicht. Der hat es völlig vergessen. Ihre Reaktion: Nicht nervös werden, ist ja nicht Ihre Schuld. Einfach mal eine Peinlichkeitspause lassen, damit so was nicht mehr vorkommt.

Tipp 8: kein Fachchinesisch sprechen

Als Moderator sorgen Sie für die richtige Kommunikation. Bei gemischten Teams ist daher kein Platz für Fachbegriffe. Diese Spielregel müssen Sie als Moderator zu Beginn des Meetings bekannt geben und im weiteren Verlauf einfordern.

Tipp 9: Zeitfenster einhalten

Grundsätzlich müssen Sie Ihren Zeitplan immer im Auge behalten. Nehmen Sie sich bei Zeitknappheit das Recht heraus, einzelne Punkte aus der Diskussion herauszulösen und an Ad-hoc-Ausschüsse oder in die Klärung durch Einzelgespräche zu verweisen. Kündigen Sie das Ende des Meetings rechtzeitig an, indem Sie fünf bis zehn Minuten vorher die Schlussrunde einläuten.

Tipp 10: Kampfhähne trennen

Das gibt es in jedem Team: Zwei Personen treffen aufeinander, die sich "gefressen" haben. Das kann leicht in eine offene, äußerst störende Konfrontation ausarten. Trennen Sie die Kontrahenten eventuell räumlich, indem Sie diese auseinander platzieren. Verhindern Sie, dass diese direkt aufeinander mit Beiträgen reagieren, indem Sie entweder selbst das Wort ergreifen (Ergebnisse zusammenfassen!) oder einen neutralen Teilnehmer zu Wort kommen lassen.

 

Hinweis: Die Checkliste "10 Tipps für Moderatoren von Meetings" ist ein Auszug aus dem Haufe Personal Office. Dort finden Sie auch weitere Informationen zum Thema "Moderation" zum Beispiel eine Übersicht über aktuelle Moderationsmethoden bei Großgruppen wie die Formate "World Café", "Zukunftsgipfel" oder "Info-Markt".

Schlagworte zum Thema:  Meeting, Event, Moderation, Führung

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