Payroll in der Cloud: Sicher und einfach?

Es gibt viele Varianten. On-premise und in der Cloud. Wir gehen auf die Fragen ein:

• Welche Vorteile bietet HR Software in der Cloud?
• Payroll in der Cloud? Ist das sicher?

Welche Vorteile bietet HR Software in der Cloud?

Sie ziehen eine Cloud-Lösung in Betracht? Dass die “Daten irgendwo anders liegen” ist das markanteste Merkmal von Cloud-Software. Jedoch längst nicht das einzige. Hier die wesentlichen Unterschiede im Überblick:

Funktionalität

Cloud-Lösungen bieten einen festen Funktionsumfang, der an individuelle Anforderungen angepasst werden kann. Es gibt eine Vielzahl an Anbietern, sodass Sie auf jeden Fall eine Lösung finden, deren Funktionsumfang zu Ihnen passt.

Innovation

SaaS-Anbieter entwickeln ihre Lösungen permanent weiter und stellen Sie in der Regel sofort und ohne Aufpreis zur Verfügung. Schließlich fordern die Kunden für ihre monatlichen Zahlungen auch eine Gegenleistung ein.

Ausfallsicherheit

Reibungsloser Betrieb und permanente Verfügbarkeit gehören zu den Kernaufgaben jedes Cloud-Software-Providers. Geht etwas kaputt, steht immer eine Alternative zur Verfügung.

Skalierbarkeit

Unter Skalierbarkeit versteht man, dass eine Software “mitwachsen” kann, also für stärkere Nutzung und größere Nutzerzahlen in der Zukunft geeignet ist.

Zugangsmöglichkeiten

Sie können von jedem Ort aus online mit einem Browser auf Ihre Cloud HR Software zugreifen – egal, von welchem Gerät aus. Ein Funkloch könnte zum Problem werden.

Schnittstellen & Integration

Cloud-Lösungen bringen eine Reihe an Standard-Schnittstellen mit und lassen sich, je nach bestehender Systemlandschaft, daran anbinden. Individuelle Schnittstellen sind jedoch meist sehr aufwändig.

Buchhaltung & Steuer

Die Abo-Kosten für eine SaaS-Lösungen setzen Sie jeden Monat direkt als betriebliche Ausgabe ab. Kosten für Softwarelizenzen und Eigenentwicklungen müssen Sie ins Anlagevermögen aufnehmen und über mehrere Jahre hinweg abschreiben. Außerdem sparen Sie sich die Bereitstellung und Wartung der notwendigen Server.

Payroll in der Cloud? Ist das sicher?

Sollten Sie sich für eine HR Software in der Cloud entscheiden, bleibt noch die Frage, was Sie mit Ihrer Entgeltabrechnung machen. Ist es wirklich sicher diese auch in der Cloud abzuwickeln? Für die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Sie die HR Software anhand entsprechender Gesichtspunkte auswählen. Dabei geht es einerseits um die Datenschutz-Konformität. Dabei sind Verschlüsselung, Vertraulichkeit und Zweckbindung nur einige Schlagworte, zu denen Sie jeden Anbieter prüfen sollten.

Andererseits sprechen noch weitere Argumente für eine Payroll-Abwicklung in der Cloud: E-Mails können leicht gehackt werden und sollten keine sensiblen Informationen enthalten. Mit einer HR Software haben Sie die Möglichkeit individuelle Zugriffsrechte zu vergeben und mit allen Stakeholdern über ein zentrales, sicheres Tool zu kommunizieren.

Einige Vorteile einer voll automatisierten Payroll im Überblick:

Aus vielen Quellen wird eine:

Von der Sammlung aller Daten bis zum fertigen Lohnzettel müssen Sie nicht mehr an unterschiedlichen Stellen tätig werden.

Korrekte aber flexible Abrechnung

Alle Stamm- und Bewegungsdaten werden zentral im Tool gepflegt. Daten wie die Steuerklasse werden z. B. direkt per Online-Schnittstelle geprüft und mögliche Fehler sofort angezeigt. Somit können diese direkt angepasst werden.

Weniger Abhängigkeiten, dafür volles Vertrauen an HR

Urlaube und Arbeitszeiten einholen, warten, Informationen einholen, warten. Ein vermutlich bekanntes Muster für Sie. Mit einer HR Software vermeiden Sie das Hin- und Hersenden von Stamm- und Bewegungsdaten, denn diese werden von allen Beteiligten zentral gepflegt.

Automatisches Meldewesen - mehr Freiräume

Ob Krankenkasse, Sozialversicherung oder Finanzamt: Per Online-Schnittstellen werden Ihre Mitarbeiter von der Software automatisch bei Behörden an– und auch wieder abgemeldet.

Fehlerquellen eliminieren und Zeit gewinnen

Für den Einsatz einer HR Software gilt: durch die Digitalisierung beseitigen Sie viele Fehlerquellen, wie das Hin- und Herschicken von Daten. Ihre wiederkehrenden administrativen Prozesse werden automatisch durchgeführt — so sparen Sie sich viele Arbeitsschritte. Für die HR-Lösung aus der Cloud gilt insbesondere: Alle Daten sind für ausgewählte Personen mit den entsprechenden Zugangsrechten an einem zentralen Ort verfügbar. Zudem müssen die Daten nicht mehr bis zu einem bestimmten Stichtag gesammelt und abgeändert sein, sondern werden automatisch verarbeitet und in Echtzeit validiert.

“Mit der vollautomatisierten Payroll in der Cloud sparen wir uns das Hin und Her mit dem Steuerberater, steuern die Entgeltabrechungen eigenständig und deutlich effizienter - eine Zeitersparnis, die man als stark wachsendes Unternehmen gut gebrauchen kann, sagt Felix Lill, CEO bei Plantura GmbH.”

Die Digitalisierung von HR-Prozessen in ein ganzheitliches Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement System in der Cloud, inklusive Payroll, bietet mit dem für Ihr Unternehmen passenden Anbieter die Möglichkeit Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und Ihrem HR-Team mehr Zeit für Wesentliches zu geben.

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