Oft reicht es schon, hausinternen Zahlungsprozesse zuverlässiger und effizienter zu organisieren. Bild: Haufe Online Redaktion

Reibungslose Rechnungsprozesse sind noch immer ein schwer erfüllbarer Wunschtraum jeden Unternehmens, wie aus der aktuellen Studie des EOS Konzerns hervorgeht. Oft liegt es an der eigenen Nachlässigkeit, weshalb es zu Zahlungsausfällen oder zu einem Zahlungsverzug seitens der Kunden kommt. Unternehmer sollten daher ihre Rechnungsprozesse überprüfen und ggf. optimieren.

Oft reicht es, an ein paar Stellschrauben zu drehen, um die hausinternen Zahlungsprozesse zuverlässiger und effizienter zu organisieren: 

Formale Fehler beheben

Bei 29 Prozent der europäischen Unternehmen führen laut der EOS Studie "Europäische Zahlungsgewohnheiten", die 2017 zum zehnten Mal durchgeführt wurde (mehr Details siehe am Ende des Textes), bereits formale Fehler bei der Rechnungsbearbeitung zu Zahlungsausfällen oder einem Zahlungsverzug ihrer Kunden. Formale Fehler können eine zu spät gestellte Rechnung sein, aber auch fehlerhafte Adressdaten oder die Nichtbeachtung von formalen Richtlinien sein. Unternehmen sollten deshalb die Effizienz ihrer Rechnungsprozesse überprüfen und hinterfragen, wie die Aktualität gespeicherter Daten gewährleistet werden kann. 

Zahlungsfristen optimieren

Wie aus der aktuellen EOS Studie hervorgeht, ist die Zahlungsmoral umso besser, je kürzer die Zahlungsziele sind. Je länger ein Kunde für die Zahlung Zeit hat, desto eher gerät er in Verzug. Die Folgen sind Mahngebühren für den Verbraucher und Zahlungsausfälle für das Unternehmen. Doch Vorsicht: Es ist ein schmaler Grad zwischen Kundenbindung und Zahlungsmoral. Bei sehr kurzen Zahlungsfristen besteht das Risiko, Kunden zu vergraulen. Laut der vorliegenden Studie verlängerten europäische Unternehmen von 2015 auf 2016 ihre Zahlungsfristen, wodurch eine leichte Verschlechterung der Zahlungsmoral zu erkennen war. Die nachfolgende Verkürzung der Zahlungsfristen um einen Tag (2017: 35 Tage statt 36 Tage in 2016) zeigt, dass sowohl sowohl Privat- als auch Geschäftskunden prozentual minimal pünktlicher zahlten als im Vorjahr (Privatkunden: 80 Prozent in 2017 statt 79 Prozent in 2016, Geschäftskunden: 77 Prozent in 2017 statt 76 Prozent in 2016). 

Tipp: Zahlungsfristen verkürzen

Verkürzen Sie Ihre Zahlungsfristen von Jahr zu Jahr geringfügig. Dabei gilt: In Westeuropa sind die Zahlungsziele kürzer als im Osten. Im Schnitt haben westeuropäische Kunden 33 Tage Zeit ihre Rechnungen zu bezahlen – bei einer Quote an verspäteten Zahlungen von 19 Prozent. Das Land mit der kürzesten Zahlungsfrist ist Deutschland mit durchschnittlich 24 Tagen Zahlungsfrist, wobei nur 17 Prozent der Kunden die Frist nicht einhalten. Anders sieht es in Osteuropa aus, wo Privatkunden durchschnittlich 37 Tage und Geschäftskunden sogar 40 Tage Zeit haben, ihre Rechnungen zu begleichen, wobei ein Viertel aller Kunden verspätet oder gar nicht zahlt. Vergangenes Jahr lag die gewährte Frist noch bei 38 Tagen mit einem Anteil verspäteter oder ausgefallener Zahlungen von 26 Prozent, was bestätigt, dass die Zahlungsmoral steigt, je kürzer die Zahlungsziele sind. Diese Werte können Ihnen als Orientierung dienen. 

Praxishinweis: Nichtzahlen wegen Zwangslage

In Europa dominieren nach wie vor persönliche Zwangslagen, wenn es um ausbleibende oder verspätete Rechnungen geht – dies geht ebenso aus der aktuellen EOS Studie hervor. Die meisten Kunden, die in Verzug geraten, haben einen kurzfristigen Engpass (66 Prozent) oder sind überschuldet bzw. in der Privatinsolvenz (52 Prozent). Nur 10 Prozent der deutschen Unternehmen reklamieren ein vorsätzliches Nichtbezahlen ihrer Privatkunden. Auf Europaebene beklagen osteuropäische Unternehmen deutlich häufiger als westeuropäische, dass Privatkunden ihre Rechnungen absichtlich nicht begleichen. Insgesamt 41 Prozent sehen sich um Umsätze betrogen (Westeuropa: 34 Prozent). 

Forderungsmanagement effizient gestalten

Wenn Rechnungsprozesse ideal gestaltet sind und Kunden trotzdem nicht zahlen, ist es sinnvoll, ein professionelles Forderungsmanagement einzusetzen. Hier versäumen es Unternehmen häufig, standardisierte Prozesse zu etablieren, die notleidende Forderungen einziehen. Laut der vorliegenden Studie nimmt die professionelle Bearbeitung solcher Forderungen offenbar sogar ab, denn die Anzahl der Unternehmen, die solche Versäumnisse im Rahmen der Studie einräumen, haben sich verdoppelt. 2016 hatten vier Prozent angegeben, kein standardisiertes Forderungsmanagement zu haben; 2017 waren es acht Prozent. Die Gründe für diese Versäumnisse können darin liegen, dass die Bearbeitung notleidender Forderungen mitunter zeitaufwändig sein kann und Personalressourcen bindet. Außerdem erfordert es viel Know-how und einen geschulten Umgang mit Kunden, da viele Unternehmen ihre Kunden möglichst nicht verlieren wollen. Eine Möglichkeit, schnell Abhilfe zu schaffen, ist es, mit Inkassounternehmen zusammenzuarbeiten, die auf die Eintreibung von Forderungen spezialisiert sind. 

Deutsche Unternehmen gelten im europäischen Raum laut der vorliegenden Studie im Bereich Forderungsmanagement als am professionellsten aufgestellt. Im B2B-Bereich geben nur zwei Prozent der befragten Unternehmer an, keine standardisierten Prozesse beim Einzug offener Forderungen zu haben. Im Privatkundensegment sind es vier Prozent. Anders sieht es in Frankreich und Großbritannien aus, wo 13 Prozent der Unternehmen angeben, keine festgelegte Strukturen beim Eintreiben von offenen Forderungen bei Privatkunden (und in Großbritannien auch in Bezug auf Geschäftskunden) zu haben. Den größten Nachholbedarf in Punkto Forderungsmanagement haben jedoch Unternehmen aus Osteuropa, allen voran Griechenland und die Slowakei. 

Hintergrund zur Studie

Die EOS Gruppe befragte gemeinsam mit dem unabhängigen Marktforschungsinstitut Kantar TNS (ehemals TNS Infratest) im Frühjahr 2017 3.200 Unternehmen in 16 europäischen Ländern zu den dortigen Zahlungsgewohnheiten. Jeweils 200 Unternehmen in Deutschland, Großbritannien, Spanien, Frankreich, Belgien, Österreich, Schweiz, Rumänien, Tschechien, Kroatien, Ungarn, Bulgarien, Slowakei, Polen, Russland und Griechenland beantworteten Fragen rund um die eigenen Zahlungserfahrungen, die wirtschaftliche Entwicklung des Landes sowie zu den Themenkreisen Risiko- und Forderungsmanagement. Weitere Ergebnisse der Studie gibt es im Internet unter: http://ots.de/DLxJJ

 

Die EOS Gruppe ist einer der führenden internationalen Anbieter von individuellen Finanzdienstleistungen. Den Schwerpunkt bildet das Forderungsmanagement. Weitere Informationen: www.eos-solutions.com

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Schlagworte zum Thema:  Forderungsmanagement, Zahlungsverzug

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