Datensicherung und Löschung beim Einsatz von IDEA

Für Prüfungszwecke werden prüfungsrelevante Daten, die dem Prüfer überlassen wurden, in das EDV-System des Prüfers kopiert und dort prüfungstechnisch für dessen Zwecke weiter verarbeitet. 

Sobald der Steuerbescheid bestandskräftig ist müssen die Daten gelöscht werden und Datenträger zurückgegeben werden

Nach Bestandskraft der aufgrund der Betriebsprüfung ergangenen Steuerbescheide sind die überlassenen elektronischen Daten grundsätzlich zu löschen. Als Steuerbescheid gelten auch Haftungs- bzw. Nachforderungsbescheide. Sofern Datenträger überlassen wurden, sind diese zurückzugeben.

Einige Bundesländern (vgl. Erlass des LfSt Bayern vom 27.02.2015, DB vom 06.03.2015, Heft 10) haben hierzu Dienstanweisungen erlassen.

Danach kann die Einzellöschungen aus Vereinfachungsgründen durch periodische, halbjährliche Löschungen ersetzt werden.

Wann der Prüfer die Daten nicht löschen muss

Von der „Löschungsverpflichtung“ gibt es jedoch Ausnahmen. Die Daten sind nicht zu löschen, wenn Steuerbescheide usw. angefochten worden sind. In diesen Fällen dürfen die überlassenen, relevanten Daten weiterhin „in Bereitschaft“ gehalten werden. 

Die Löschungsverpflichtung gilt ebenfalls nicht wenn:

• Die Daten für Zwecke einer Anschlussprüfung vorgehalten werden müssen – beispielsweise, wenn sich an eine Betriebsprüfung noch eine Umsatzsteuer-Außenprüfung anschließt. Allerdings werden nur die für die Anschlussprüfung relevanten Daten von der Löschungsverpflichtung ausgenommen. Ebenfalls ausgenommen werden abgeleitete Daten sowie Druckmasken, fallbezogene Makros und die gespeicherte Historie der elektronischen Auswertung.
• Wenn der Stpfl. nach der Prüfung schriftlich einem späteren Löschungstermin zustimmt.
• Wenn beispielsweise nach einer Lohnsteuer-Prüfung Rechtsbehelfe von Arbeitnehmern gegen Einkommensteuer- oder Lohnsteuernachforderungsbescheide anhängig sind. Nach Rechtskraft der Bescheide greift jedoch auch hier die Löschungsverpflichtung. Da hier jedoch die Beibehaltung der Daten in das Recht des Arbeitgebers auf informationelle Selbstbestimmung eingreift, ist zu prüfen, ob für die Rechtsbehelfe relevante Daten auch auf andere Weise – z.B. Papierausdruck – gesichert werden können. 

Hinweis: Kein Datenabgleich mit Daten anderer Steuerpflichtiger

Aufgrund der erhobenen Daten anlässlich einer Prüfung dürfen Kontrollmitteilungen gefertigt werden. Ein genereller Abgleich von Daten mit anderen Steuerpflichtigen hat jedoch zu unterbleiben.

Archivierung prüfungsbezogener Daten

Mögliche Archivierungshandlungen bestehen

• in einer Arbeitssicherung, die in periodischen Abständen zu erfolgen hat und
• in der Archivierung der elektronischen Prüfungshandlung.

Beide Varianten sind verschlüsselt und passwortgeschützt vorzunehmen. Die Archivierung hat einzelfallbezogen zu erfolgen. Der dabei verwendete Datenträger ist zur Prüferhandakte zu nehmen. Die Verwaltung des Archivierungspassworts erfolgt nach bestimmten  Sicherheitsbestimmungen.

Praxis-Tipp: Den Prüfer um Rückgabe bitten

Bitte beachten Sie, dass nach vollendeter Prüfung ein ggf. überlassene Datenträger wieder an Sie zurückgegeben wird.