Zwischen IT-Monstern und pragmatischen Lösungen

Die Gefahr, sich bei einem IT-Projekt zu verzetteln, ist bekanntermaßen groß. Und damit verständlicherweise die Furcht vor dem finanziellen Risiko. Selbst KMU mit überschaubarer Struktur müssen für die einmalige Implementierung eines Kostenanalyse- und Management-Programms je nach Anforderungsprofil zwischen 10.000 und 50.000 Euro aufbringen. Bei größeren Unternehmen mit komplexen Kostenstrukturen, mehreren Standorten und hoher Datenintegration sind sechsstellige Beträge keine Seltenheit. Zwar sind auf dem Markt billige Standardtools ab ein paar Hundert Euro verfügbar. Regalware deckt individuelle Anforderungen in der Regel aber nur zum Teil ab. Am Ende zahlt der Nutzer drauf: durch mangelhafte Analysen und hohen manuellen Aufwand, der wiederum fehleranfällig ist.

Somit ist strategisches Kostenmanagement ein weithin unbestelltes Feld. „In vielen Unternehmen fehlen grundlegende und genaue Informationen darüber, wie Lieferanten oder Dienstleister im Einzelnen kalkulieren“, so der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME). Selbst wenn Kostenanalyse- und Management-Programme vorhanden sind, fehlt es häufig an Know-how für den Umgang damit. Denn qualifizierte Fachkräfte sind schwer zu finden, weiß Tajwinder Kang, Director bei der Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte.

Kostenanalyse:  Datenerhebung als Knackpunkt

Bei der Kostenanalyse geht es erst im zweiten Schritt um die Auswertung vorhandener Daten. Davor steht deren Erhebung: Systeme müssen angebunden, Schnittstellen definiert, programmiert und dauerhaft gewartet werden – oft über mehrere ERP-, Buchhaltungs-, Produktions- und Subsysteme hinweg. Implementierte Systeme generieren, sozusagen „auf Vorrat“, deutlich mehr Daten, als für ein wirksames Kostenmanagement tatsächlich benötigt werden. Das erhöht Speicherkosten, Komplexität und Fehleranfälligkeit, ohne den Steuerungsnutzen zu steigern. Bei einer Studie zur Nutzung von Business Analytics von Professor Alparslan und Dr. Hügens aus dem Jahr 2023 gaben 80 % der Teilnehmer an, dass der Aufwand für die Erhebung und Bereitstellung der Daten den Aufwand der Analyse übersteigt.

„Zur regelrechten Kostenfalle wird ein IT-Projekt, wenn sein Anforderungsprofil nicht exakt definiert wird“, so Matthias Droste, Country Manager DACH der ERA Group, einer Beratungsgesellschaft für Einkaufs- und Kostenoptimierung. Ein anfänglicher Fehler lasse sich nur einem erheblichen Aufwand korrigieren. Wer gut beraten sei, greife auf externe Expertise zurück.

Umsetzung Schritt für Schritt

Das Fraunhofer IAO fasst die erfolgversprechendste Umsetzungsstrategie auf den Punkt. „Klein anfangen und iterativ wachsen, um den Aufwand zu minimieren und den Nutzen zu maximieren!“ (Fraunhofer IAO, „Das Business Intelligence-Ideenbuch – Ansätze zur Nutzung von BI in kleinen und mittleren Unternehmen“, 2024).

Für Datenauswertungen steht auf dem Markt eine breite Palette an Analysewerkzeugen – von klassischen Office-Lösungen über Reporting-funktionen von ERP-Systemen hin zu modernen Self-Service-BI-Tools - zur Verfügung. In der Praxis nutzen viele Betriebe eine Kombination aus Excel, ERP-Standardauswertungen und CSV-Exporten. Diese Werkzeuge sind sofort verfügbar und lassen sich flexibel an unterschiedliche Fragestellungen anpassen. Ergänzend kommen zunehmend Cloud-basierte Dashboard-Tools. Darüber hinaus gewinnen branchenübergreifend Szenarioanalysen an Bedeutung, die Kostenentwicklungen unter verschiedenen Annahmen wie Energiepreissteigerungen, Lohnrunden oder Lieferkettenrisiken simulieren. Allerdings haben alle Lösungen eines gemeinsam: Vor der Auswertung von Daten steht deren mit oftmals erheblichem Aufwand betriebene Erhebung (siehe oben). Gleichwohl muss der Einstieg in eine systematische Kostenanalyse nicht zwingend mit einem umfänglichen IT-Projekt verbunden sein.

GoBD-Daten als Grundlage: Vom Pflichtdokument zur Analysequelle

Es gibt die Möglichkeit, auf einen bereits vorhandenen, sehr umfänglichen Datenbestand zurückzugreifen. Dies sind die sogenannten GDPdU/GoBD-Daten, die ein Unternehmen als Grundlage für Betriebsprüfungen ohnehin speichern muss (siehe Kasten). Im Vordergrund der steuerrechtlichen Regelung stand bzw. steht das Ziel, Betriebsprüfern einen standardisierten Zugriff auf steuerrelevante Daten zu ermöglichen. Experte Droste: „Damit existiert zugleich ein Datenschatz, der weit über die Anforderungen der Finanzverwaltung hinausgeht. Detaillierte Buchungs- und Prozessinformationen aus ERP- und Finanzsystemen bieten ein erhebliches Potenzial für andere Unternehmensbereiche, insbesondere für das Kostenmanagement und den Einkauf.“ Dies vor allem, seit 2015 die Pflicht zur maschinellen Auswertbarkeit bestehe. An diese Schnittstelle lässt sich dann ein speziell entwickeltes Analysetool anbinden.

Anhand von laufend erhobenen Branchenbenchmarks-Abweichungen können so Ineffizienzen und unnötige Kosten in nahezu allen Betriebsbereichen identifiziert werden, auch Maverick-Buying wird sichtbar.

Die Nutzung der GoBD-Daten ermöglicht einen Einstieg in die Kostenanalyse ohne aufwendige Konzeptions- und Implementierungsschritte. Darüber hinausgehende Datenanforderungen ließen sich mit weiteren Analysetools in Angriff nehmen – am besten Schritt für Schritt.

Der rechtliche Rahmen von GDPdU und GoBD

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) wurden mit Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 16. Juli 2001 eingeführt (BMF, Schreiben v. 16.07.2001). Ziel war es, der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen einen standardisierten Zugriff auf steuerlich relevante, elektronisch geführte Unterlagen zu ermöglichen. Unternehmen mussten seitdem sicherstellen, dass digitale Buchführungsdaten vollständig, unverändert und maschinell auswertbar bereitgestellt werden können. Die GDPdU definierten hierzu drei Zugriffsarten: den unmittelbaren Zugriff auf das System des Steuerpflichtigen, den mittelbaren Zugriff durch Auswertung nach Vorgaben des Prüfers sowie die Datenträgerüberlassung in strukturierter Form.

Seit dem 1. Januar 2015 sind die GDPdU in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aufgegangen (BMF, Schreiben v. 28.11.2019). Die GoBD konkretisieren die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit und Unveränderbarkeit digitaler Unterlagen. Maßgeblich für den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Daten ist § 147 Abgabenordnung, der Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen erfasst (§ 147 AO). Nach § 200 AO hat die Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung ein Recht auf Datenzugriff (§ 200 AO). Alle steuerlich relevanten Daten, die elektronisch vorliegen, müssen daher im Prüfungsfall in strukturierter und maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden (BMF, Schreiben v. 28.11.2019).

Was steckt in dem „Datenschatz“?

Maßgeblich ist, welche Unterlagen nach § 147 Abgabenordnung (AO) aufbewahrungspflichtig sind und in elektronischer Form vorliegen (§ 147 AO; BMF, Schreiben v. 28.11.2019). Aufzubewahren sind insbesondere Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege sowie empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 AO).

Soweit diese Informationen in IT-Systemen geführt werden, umfasst der Datenzugriff regelmäßig die Finanzbuchhaltung (Journal, Hauptbuch, Nebenbücher wie Debitoren- und Kreditorenkonten, Summen- und Saldenlisten), die Anlagenbuchhaltung (Anlagenstammdaten, Abschreibungsverläufe, Zu- und Abgänge), die Lohnbuchhaltung mit steuerlich relevanten Daten (z. B. Lohnkonten, geldwerte Vorteile), Kassen- und Fakturadaten (Einzelaufzeichnungen, Rechnungsjournale) sowie relevante Vor- und Nebensysteme wie Warenwirtschaft oder Zeiterfassung, sofern sie steuerlich bedeutsame Informationen enthalten (BMF, Schreiben v. 28.11.2019; § 147 AO).

Nach den GoBD erstreckt sich das Datenzugriffsrecht nicht nur auf die reinen Bewegungsdaten, sondern auch auf die für die maschinelle Auswertung erforderlichen Strukturinformationen, etwa Kontenpläne, Stammdaten oder Verknüpfungsfelder (BMF, Schreiben v. 28.11.2019). Entscheidend ist stets, ob die jeweiligen Daten für die Besteuerung von Bedeutung sein können. Liegen sie digital vor, müssen sie vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar bereitgestellt werden.