Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen ersetzen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Sachverhalt: Vom Arbeitnehmer geführtes Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts wurde bei einer LSt-Außenprüfung nicht anerkannt

Der Kläger bekam in den Streitjahren von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt, den er auch privat nutzen durfte. Bei einer LSt-Außenprüfung beim Arbeitgeber wurde festgestellt, dass der Kläger das Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts führt. Der Kläger diktiert zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum sowie den km-Stand und am Ende der Fahrt den km-Stand. Diese Ansagen werden anschließend von einer Sekretärin zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Der Prüfer war der Auffassung, dass weder die besprochenen Kassetten noch die Excel-Tabellen die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen, und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der sog. 1 %-Regelung.

Entscheidung: Nur wenn die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können, liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor

Die zulässige Klage ist unbegründet. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Die Excel-Tabellen erfüllen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch bereits deshalb nicht, weil sie das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden werden. Außerdem sind sie jederzeit änderbar. Die vom Kläger besprochenen Kassetten stellen ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, weil auch sie jederzeit änderbar sind. Die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben es, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Zudem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden. Des Weiteren ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins” in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Praxishinweis: Welche Anforderungen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfüllen muss, sind noch nicht abschließend geklärt

Das Urteil überrascht nicht, da es der BFH-Rechtsprechung entspricht (BFH v. 16.11.2005, BStBl II 2006, 410). Er werden erneut die als überzogen anzusehenden Anforderungen der Finanzverwaltung an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch deutlich. Interessanterweise wurde Revision zugelassen zur Klärung der Frage, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind.

FG Köln, Urteil v. 18.6.2015, 10 K 33/15.