Mit Schreiben vom 1.12.2021 hat das BMF die Rechtsprechung des BFH zur Leistungsbeschreibung in einer Rechnung im Wesentlichen übernommen und den Anwendungserlass zum Umsatzsteuergesetz entsprechend geändert.
Praxis-Hinweis: Bei teuren Produkten werden höhere Anforderungen an die Beschreibung gestellt
Was unter einer handelsüblichen Bezeichnung zu verstehen ist, ist naturgemäß einer Auslegung zugängig. Dementsprechend unterschiedlich werden die Aussagen darüber sein, was als handelsüblich anzusehen ist. Es ist deshalb erfreulich gewesen, dass der BFH zu dieser Frage Auslegungshilfen gegeben hat und wohl auch einer übermäßig formalen Auslegung der Finanzverwaltung eine Absage erteilt hat.
Es ist nach Auffassung des BFH so, dass danach zu differenzieren ist, mit welchen Waren gehandelt wird und wie im Einzelfall die Umstände sind. Im Großen und Ganzen kann man aber sagen, dass die Anforderungen an die Beschreibung bei teureren Produkten höher sind als bei Massenprodukten. Bei Massenwaren kann eher eine allgemeine Beschreibung ausreichend sein. Da im Zweifelsfall die Nachweispflicht, dass die Bezeichnung mit einer bloßen Gattung (z.B. Bluse, T-Shirt usw.) als im Einzelfall handelsüblich anzusehen ist, jedoch den Unternehmer trifft, sollte besser in der Rechnung eine genauere Bezeichnung gemacht werden. Auf diese Weise spart man sich Diskussionen mit der Finanzverwaltung.
Gesetzliche Grundlagen
Einer ordnungsgemäßen Rechnung kommt bekannterweise im Umsatzsteuerrecht eine zentrale Bedeutung zu. Insbesondere ist ohne eine solche kein Vorsteuerabzug durch den Unternehmer, der die Leistung empfangen hat, zulässig. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG ist die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung in die Rechnung aufzunehmen. Wie dies auszulegen ist, hat der BFH in verschiedenen Urteilen dargelegt.
Grundzüge des BMF-Schreibens
Die wesentlichen Aspekte des BMF-Schreibens ( BMF, Schreiben v. 1.12.2021, III C 2 – S7280-a/19/10002:00) lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Die Bezeichnung einer Leistung in der Rechnung muss so ausgestaltet sein, dass ein Abgleich zwischen der in Rechnung gestellten und der gelieferten Ware möglich ist. Insbesondere muss ausgeschlossen werden können, dass eine Leistung mehrfach abgerechnet wird. Die Prüfung muss eindeutig und leicht nachprüfbar sein.
- Regelmäßig wird die Bezeichnung, die nach § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG erforderlich ist, mit der handelsüblichen Bezeichnung übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, kann dies trotzdem für § 14 Abs. 1 Nr. 5 UStG ausreichend sein, wenn die Bezeichnung handelsüblich ist.
- Was als handelsüblich anzusehen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Handelsüblich ist eine Bezeichnung, wenn sie unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferung den Erfordernissen von Kaufleuten genügt und der Begriff in den Verkehrskreisen allgemein verwendet wird.
- Der Unternehmer ist nachweispflichtig, das heißt, er muss nachweisen, dass eine Bezeichnung auf der betroffenen Handelsstufe handelsüblich ist.
- Eine alternative handelsübliche Bezeichnung ist nur bei Lieferungen möglich. Bei sonstigen Leistungen ist dies nicht vorgesehen. Dienstleistungen sind so zu bezeichnen, dass sie eindeutig identifizierbar sind.
- Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird in den Abschnitten 14.5. Abs. 1 Satz 4, Abs. 15 Satz 3 bis 5, Abschnitt 15.2a Abs. 4 entsprechend geändert.
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