Übernehmen Familienangehörige gegen Entgelt Tätigkeiten für einen Steuerpflichtigen, muss das Beschäftigungsverhältnis einem Fremdvergleich standhalten. Ist dies der Fall, können die Personalkosten steuerlich geltend gemacht werden.
Ob Handwerker, Ärzte oder auch Rechtsanwälte und Steuerberater – so mancher von ihnen ist froh, wenn der Ehepartner oder Lebenspartner Tätigkeiten im Büro übernimmt. Genauso gilt dies für Arbeitnehmer, die Aufgaben an Familienmitglieder abgeben. Denn gerade wer allein, in einer kleineren Praxis oder Kanzlei arbeitet, kann sich oft nur dadurch ganz auf seine Hauptaufgaben konzentrieren. Damit auch das Finanzamt eine solche Beschäftigung ohne Probleme anerkennt, sind jedoch einige Punkte zu beachten.
Stundenzettel als Nachweis der geleisteten Arbeitszeit
Welche Fallstricke steuerlich lauern können, wenn die Partnerin kleinere Arbeiten übernimmt, musste auch ein Obergerichtsvollzieher feststellen. Der nichtselbständig beschäftigte Mann hatte mit seiner Ehefrau vereinbart, dass sie für ihn Registraturtätigkeiten übernehmen sollte. Dazu zählten neben der Ablage die Überwachung von Fristen, die Vorbereitung von Terminakten sowie das Erledigen der Post. Zusätzlich betreute sie während seiner Abwesenheit das Telefonat und regelte den Publikumsverkehr. Vereinbart hatten die Eheleute eine monatliche Arbeitszeit von 40 Stunden, ohne sich auf feste Dienstzeiten festzulegen. Auf Stundenzetteln hielten sie die täglich aufgewandte Zeit fest, die sich zwischen 0,75 Stunden und 5 Stunden bewegte.
In seiner Einkommensteuererklärung wollte der Obergerichtsvollzieher die ihm entstandenen Personalkosten geltend machen. Das zuständige Finanzamt lehnte den Werbungskostenabzug daraus jedoch ab. Dieser Einschätzung schloss sich in einer anschließenden Klage auch das Finanzgericht Rheinland-Pfalz an. Die Richter begründeten ihre Entscheidung damit, dass sie die ausgewiesenen Stunden nicht als plausibel ansahen. Außerdem bemängelten sie, dass keine festen Arbeitszeiten vereinbart wurden und auf den Stundenzetteln kein Arbeitsergebnis festgehalten war.
Eigenart des Arbeitsverhältnisses steht Vereinbarung fester Arbeitszeiten entgegen
Anders als die vorherige Instanz bewertete jedoch der Bundesfinanzhof (BFH, Urteil v. 18.11.2020 - VI R 28/18) die vom Obergerichtsvollzieher und seiner Frau erstellten Stundenzettel. Gerade wenn Beschäftigte untergeordnete Hilfsaufgaben übernehmen, ist es nach Meinung der Richter allgemein üblich, den zeitlichen Einsatz und auch die Tätigkeit vorab nicht in allen Einzelheiten festzulegen. Außerdem sorgt hier auch die Eigenart des Arbeitsverhältnisses dafür, dass die Arbeitszeit von den betrieblichen Erfordernissen abhängt. Entsprechend könnte sie selbst dann nur als Schätzwert angegeben werden, wenn Fremde die Arbeiten ausführen würden.
Entscheidend dafür, dass ein Arbeitsverhältnis einem Fremdvergleich standhält, ist seine Gesamtwürdigung. So weisen die Richter am Bundesfinanzhof ausdrücklich darauf hin, dass Angehörige ihre Tätigkeiten nicht detailliert auflisten müssen. Immerhin ist ein solches Vorgehen auch nicht üblich, wenn fremde Personen die Aufgaben ausführen. Entsprechend wären die Anforderungen an die Aufzeichnung in einer solch strengen Form deutlich zu hoch.
Erneute Prüfung beim Finanzgericht muss Gesamtsituation würdigen
Im Rahmen einer Gesamtwürdigung muss das Finanzgericht Rheinland-Pfalz nun noch einmal prüfen, ob das Arbeitsverhältnis zwischen dem Obergerichtsvollzieher und seiner Ehefrau tatsächlich einem Fremdvergleich standhält. Da die Stundenzettel nach Vorgabe des Bundesfinanzhofs durchaus als Nachweis der geleisteten Arbeit gewertet werden können, sind dazu noch weitere Maßnahmen nötig. So könnten die Richter Aussagen weiter Mitarbeiterinnen des Mannes heranziehen. Zu klären ist dabei, ob die Beschäftigung höchstens geringfügig von einer mit fremden Dritten abgewichen ist. Ebenfalls zu berücksichtigen ist, ob die übernommenen Tätigkeiten über Aufgaben hinausgehen, die üblicherweise im Rahmen einer Lebensgemeinschaft erledigt werden.
Praxistipp: Was beim Arbeitsverhältnis unter Ehegatten und Lebenspartnern zu beachten ist
Damit die Mitarbeit des Ehe- oder Lebenspartners steuerlich anerkannt wird, sollten die Beteiligten das Arbeitsverhältnis unbedingt in einem schriftlichen Arbeitsvertrag festhalten. Regeln sollten sie darin Arbeitszeit, Arbeitsumfang, Vergütung und Urlaubstage. Wichtig dabei ist, dass diese Vereinbarungen dem Üblichen entsprechen und tatsächlich in der Praxis umgesetzt werden.