Übernachtungskosten – wenn der Unternehmer mit dem Ehegatten verreist

Übernachtungskosten als Reisekosten: Nur die tatsächlich angefallenen Kosten zählen

Der Unternehmer kann bei in- und ausländischen Übernachtungen immer nur die ihm tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Reisekosten geltend machen. Wie rechnet der Unternehmer die Reisekosten richtig ab, wenn sein Ehegatte mitreist?

Nachweis der Übernachtungskosten anhand von Rechnungen

Der Unternehmer muss seine Unterbringung am Reiseziel durch Rechnungen von Hotels und Gasthöfen nachweisen. Nimmt der Unternehmer seinen Ehegatten aus privaten Gründen mit auf die Geschäftsreise, darf er die Aufwendungen, die auf seinen Ehegatten entfallen, nicht als Betriebsausgaben abziehen. Der Unternehmer darf bei Übernachtungen immer die Kosten für ein Einzelzimmer absetzen, die i. d. R. höher sind als 50 % der Kosten für ein Doppelzimmer (R 9.7 Abs 1 LStR) Sind z. B. die Preise für Einzelzimmer und Doppelzimmer gleich hoch, kann auch der volle Betrag als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Praxis-Tipp: Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lassen

Zweckmäßig ist, wenn der Unternehmer sich vom Hotel sofort eine Rechnung über ein Einzelzimmer ausstellen lässt. Den hier ausgewiesenen Betrag zieht er als Betriebsausgabe ab. Ist das wider Erwarten nicht möglich, sollte er sich eine Preisliste beschaffen, aus der sich der Preis für ein Einzelzimmer ergibt. Er zieht dann den Betrag als Betriebsausgaben ab, der auf ein Einzelzimmer entfällt. Ohne einen derartigen Nachweis läuft der Unternehmer Gefahr, dass das Finanzamt nur 50 % der Übernachtungsaufwendungen anerkennt.

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