Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD

Wie die Finanzbeamten auf die Anfrage Apotheken reagieren sollen

Anfragen, insbesondere von Apotheken, ob (Apotheken-)Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden (Apotheken) erstellen können, so dass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und ggf. auch Lieferscheine, die ihnen vom Lieferanten zugesandt worden sind, verzichten können, sind zu verneinen.

Voraussetzung der Aufbewahrung von Rechnungen auf Datenträgern

Rechnungen sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO bzw. bei Verwendung als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufzubewahren. In Papier empfangene Rechnungen können dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.

Bildwiedergabe muss dem Originaldokument entsprechen

Dies setzt u.a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt.

Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke erhalten bleiben, das sind

• Eingangsstempel,
• Sicht- und Kontrollvermerke,
• Korrekturen,
• Kontierungen etc.

Vgl. auch Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738 .

Aufzubewahrende Unterlage i.S. des § 147 Abs. 2 AO kann folglich nur die Rechnung oder der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf dieser empfangenen Unterlage tatsächlich Vermerke angebracht hat.

Weiterhin ist zu bemerken, dass u.a. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug das Vorliegen der Originalrechnung im Zeitpunkt der Vorsteuerbuchung ist; BFH-Urteil vom 16.4.1997, BStBl 1997 II S. 582.

Mit der Archivierungs-CD  wird die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt

Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.