Geschäftsreisen: Übernachtung und Frühstück

Die Frage: Wie sind Übernachtungskosten und Frühstück bei einer Geschäftsreise korrekt zu behandeln?

Wie sind Übernachtungskosten und Frühstück bei einer Geschäftsreise korrekt zu behandeln – insbesondere im Hinblick auf Umsatzsteuer und Betriebsausgaben?

Ein Unternehmer erhält eine Hotelrechnung, in der Übernachtung und Frühstück enthalten sind. Unklar ist,

• wie die Leistungen umsatzsteuerlich zu behandeln sind und
• in welchem Umfang ein Betriebsausgabenabzug möglich ist.

Schritt 1: Umsatzsteuerliche Einordnung

Zunächst ist zu klären, welche Leistungen vorliegen und welche Steuersätze anzuwenden sind.

Nach aktuellem Rechtsstand gilt:

• Übernachtungsleistungen unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %
• Verpflegungsleistungen (Speisen) ebenfalls 7 %
• Getränke unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 %

Konsequenz: Enthält das Frühstück auch Getränke, ist eine Aufteilung erforderlich.

Schritt 2: Anforderungen an die Rechnung

Damit der Unternehmer den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss die Rechnung:

• die einzelnen Leistungen getrennt ausweisen oder
• zumindest eine nachvollziehbare Aufteilung ermöglichen

Problematisch sind pauschale Rechnungen („Übernachtung inkl. Frühstück“), bei denen keine Differenzierung erfolgt.

Schritt 3: Aufteilung des Frühstücks

Die Finanzverwaltung akzeptiert aus Vereinfachungsgründen folgende Aufteilung:

• 70 % Speisen (7 % USt)
• 30 % Getränke (19 % USt)

Diese Vereinfachungsregel ist in der Praxis anerkannt und erleichtert die korrekte Verbuchung erheblich. Sie wird auch über den ursprünglichen Anwendungszeitraum hinaus in der Praxis angewendet, siehe auch BMF-Schreiben v. 2.7.2020.

Schritt 4: Vorsteuerabzug

Der Unternehmer kann die Vorsteuer aus:

• der Übernachtung sowie
• dem Frühstück (einschließlich Getränke)

vollständig geltend machen, sofern die Rechnung ordnungsgemäß ist.

Umsatzsteuerlich ist das Frühstück also voll abzugsfähig.

Schritt 5: Ertragsteuerliche Behandlung

Hier liegt die eigentliche Praxisfalle:

• Tatsächliche Verpflegungskosten sind nicht abziehbar
• Stattdessen gelten ausschließlich die Verpflegungspauschalen (§ 9 Abs. 4a EStG)

Konsequenz: Die Kosten für das Frühstück (netto) sind keine Betriebsausgabe, sondern als Privatentnahme zu buchen.

Praxis-Beispiel: Übernachtung mit Frühstück

Ein Unternehmer übernachtet während einer Geschäftsreise in einem Hotel.

Die Rechnung lautet:

• Übernachtung: 107,00 EUR (inkl. 7 % USt)
• Frühstück: 14,00 EUR (inkl. Aufteilung erforderlich) 

Aufteilung des Frühstücks

• 70 % Speisen → 9,80 EUR
• 30 % Getränke → 4,20 EUR

Umsatzsteuerliche Behandlung

• Speisen: 7 %
• Getränke: 19 %

Die Vorsteuer aus beiden Bestandteilen ist abzugsfähig.

Buchung in der Praxis (vereinfacht)

• Übernachtung (netto) → Betriebsausgabe
  (SKR 03: 4676 / SKR 04: 6680 – Reisekosten Unternehmer, Übernachtungsaufwand)
• Vorsteuer (Übernachtung, 7 %) → abzugsfähig
  (SKR 03: 1576 / SKR 04: 1406 – Abziehbare Vorsteuer 7 %)
• Frühstück (netto) → Privatentnahme
  (SKR 03: 1800 / SKR 04: 2100 – Privatentnahmen allgemein)
• Vorsteuer Frühstück → trotzdem abzugsfähig
  Speisen 7 % → (SKR 03: 1576 / SKR 04: 1406)
  Getränke 19 % → (SKR 03: 1576 / SKR 04: 1406)
• Zahlung → Bank

Genau diese Kombination (Privatentnahme bei gleichzeitigem Vorsteuerabzug) sorgt in der Praxis häufig für Verwirrung.

Pauschalangebote („Business-Package“)

Viele Hotels bieten Pauschalen an, z. B.:

• Übernachtung inkl. Frühstück
• Parkplatz
• WLAN
• Nutzung von Fitnessbereichen

Hier gilt eine Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung:

• Nicht begünstigte Leistungen (z. B. Getränke, Nebenleistungen) können pauschal mit 15 % des Gesamtpreises angesetzt werden
• Der verbleibende Betrag entfällt auf Übernachtung und Verpflegung (7 %)

Voraussetzung: Es erfolgt keine Einzelaufteilung in der Rechnung.

Verpflegungspauschalen

Für Unternehmer gilt:

• volle Tagespauschale: 28 EUR
• Kürzung für Frühstück: 20 % = 5,60 EUR 

Diese Pauschale ist unabhängig von den tatsächlichen Kosten anzusetzen.

Typische Fehler in der Praxis

• Frühstück wird vollständig als Betriebsausgabe gebucht
• Keine Aufteilung zwischen Speisen und Getränken
• Vorsteuer wird nicht oder falsch berücksichtigt
• Pauschalangebote werden nicht korrekt aufgeteilt

Fazit: Das gilt es unbedingt zu beachten

Die Abrechnung von Übernachtungskosten ist auf den ersten Blick einfach – im Detail jedoch fehleranfällig:

• Umsatzsteuerlich ist eine korrekte Aufteilung entscheidend
• Ertragsteuerlich sind nur Pauschalen zulässig
• Das Frühstück führt regelmäßig zu Privatentnahmen bei gleichzeitigem Vorsteuerabzug

Achtung: Der häufigste Fehler: Frühstück wird wie eine normale Betriebsausgabe behandelt – das ist falsch.