Digitalisierung im Finance-Bereich rechnet sich

Finanzbereich wird digital

Eine Studie von IW Consult befasste sich mit der Digitalisierung von Finanzprozessen im Mittelstand. Dafür wurden über 200 Unternehmen aus Deutschland befragt. Das Ergebnis zeigt, dass der Finanzbereich mit einem Digitalisierungsgrad von 82 Prozent bereits vergleichsweise stark digitalisiert. Andere Unternehmensbereiche haben hier noch Aufholbedarf.

Besonders häufig zum Einsatz kommen bereits digitale Geschäftskonten (86 Prozent) und Finanzverwaltungssoftware (73 Prozent). Noch weniger häufig genutzt werden Bezahlterminals oder E-Rechnungen. Gerade E-Rechnungen bieten jedoch erhebliche personelle und wirtschaftliche Potenziale.

Potenziale durch E-Rechnung nutzen

Laut der Analyse könnte der Mittelstand durch die E-Rechnung jährlich rund 3,4 Mrd.  Euro an Lohnkosten und 9,2 Mio. Arbeitsstunden einsparen. Regulatorische Vorgaben sorgen zwar dafür, dass die E-Rechnung sowieso künftig im B2B-Bereich verpflichtend zum Einsatz kommt: Seit 1.1.2025 gilt die Pflicht bereits, doch für die Rechnungsausstellung werden noch Übergangsfristen gewährt. Allerdings wird laut der Studie bisher lediglich knapp jede fünfte Eingangsrechnung im Format einer E-Rechnung übermittelt. Hier bleiben Potenziale für Unternehmen noch ungenutzt.

E-Rechnung bringt rund ein Drittel Zeitersparnis

Denn die Studie liefert bemerkenswerte Ergebnisse im Hinblick auf die Prozesse, wenn die E-Rechnung zum Einsatz kommt:

• Die Bearbeitung einer Eingangsrechnung in Papierform nimmt im Schnitt 9 Minuten Zeit in Anspruch.
• Bei einer digitalen Rechnung sind es nur 7 Minuten.
• Doch bei einer E-Rechnung dauert es im Schnitt lediglich 6 Minuten.

Gegenüber einer Papierrechnung ist das also eine Zeitersparnis von rund 3 Minuten. Bedenkt man, wie viele Rechnungen im Schnitt in einem mittelständischen Unternehmen eingehen, dann ist das eine durchaus bemerkenswerte Größenordnung.

Die E-Rechnung könnte also im Finanzbereich – gerade in Zeiten des Fachkräftemangels – personelle Ressourcen freisetzen. Außerdem eignet sie sich für automatisierte Prüfungen und die Qualitätssicherung. Und nicht zuletzt können auch Abläufe mit Lieferanten verbessert und Zahlungen schneller abgewickelt werden.

Hürden bei der Digitalisierung

Dieses Beispiel zeigt bereits, warum die Digitalisierung von Finanzprozessen für Unternehmen erhebliche Chancen mit sich bringen. Dennoch ist die Umstellung alles andere als einfach. Unternehmen scheuen vor allem die hohen Investitionsausgaben, die zu Beginn eines solchen Digitalisierungsprojekts anfallen (40 Prozent). Doch auch die Umstellungskosten durch Schulungen, Anpassung betrieblicher Abläufe und auch der Zeitaufwand stellen für Unternehmen eine große Hürde dar.

Nimmt man das Beispiel der E-Rechnung: Ein kleineres Unternehmen, das nur wenige Rechnungen erhält und versendet, zweifelt bei hohen Kosten daran, ob sich Investitionen in spezialisierte Tools lohnen.

Paradoxon: Kosten werden gleichzeitig zum Digitalisierungstreiber und -hindernis

Das Studienergebnis stellt ein interessantes Paradoxon fest: Während für Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad das Thema Kosten zum entscheidenden Argument für den Wandel ist, sehen Unternehmen mit geringem Digitalisierungsgrad Kosten als das größte Hindernis. Weitere Hindernisse sind sicherheitstechnische Bedenken, fehlende Fördermöglichkeiten oder auch unklarer Return on Investment.

Fazit: Für den Mittelstand bedeutet das: Die entscheidende Frage ist nicht, ob Finanzprozesse digitalisiert werden sollten, sondern wie schnell der Einstieg gelingt. Gerade angesichts von Fachkräftemangel und steigenden regulatorischen Anforderungen können digitalisierte Finanzprozesse helfen, knappe Ressourcen gezielt einzusetzen. Unternehmen, die heute investieren, verschaffen sich nicht nur Effizienzvorteile, sondern schaffen die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte – und sichern damit ihre Zukunftsfähigkeit.