Tool-TÜV: Controllinginstrumente regelmäßig überprüfen

“Tool-TÜV” als regelmäßige Maßnahme

Mithilfe des Cleansing Reportings haben wir feststellen können, dass diverse Reports im Unternehmen existieren, die teils überflüssig, teils schwer zu erschließen und partiell auch unterschiedlich in ihren Definitionen genutzter KPIs waren. “Tool-TÜV” war an dieser Stelle nicht nur seitens der Bezeichnung ein gutes Mittel um das Cleansing Reporting nicht allumfänglich immer und immer wieder durchzuführen, sondern es in verschiedenen Zyklen (je nach Wirkungsrad und Empfängerkreis) für verschiedene Reports in Form einer Untersuchung umzusetzen. Das übergeordnete und nachhaltige Ziel dieser Maßnahme sollte es sein, eine saubere und gut durchdachte Reportinglandschaft im Unternehmen zu gewährleisten. Diese Maßnahme haben wir ebenfalls in drei Teilschritte aufgegliedert:

• Checkliste
• Inspektion
• Wartung

Checkliste erstellen

Zunächst wurden im ersten Teilschritt Kriterien definiert, nach denen die einzelnen Berichte standardisiert auf den Prüfstand gestellt werden sollten. Dabei war es wichtig, die Kriterien so detailliert und gleichzeitig so allgemeingültig wie möglich aufzustellen, so dass jeder Report damit verprobt werden konnte.

Um diese Tests durchführen zu können haben wir eine Checkliste (s. Tabelle) und zusätzlich ein Handbuch aufgesetzt, dass es möglich macht die einzelnen Kriterien anhand von Beispielen besser zu verstehen und Handlungsvorschläge zu geben.

Dieser Einmalaufwand hat sich in jedem Fall gelohnt, denn mit einheitlich definierten Spielregeln zum Aufsetzen eines Reports haben wir auch beim Empfänger für mehr Akzeptanz und Lesebereitschaft gesorgt. Berichte mit unterschiedlichen Inhalten sind ab sofort in Aufbau, Design und Struktur sehr ähnlich. Somit findet sich ein Leser eines für ihn neuen Reports deutlich schneller zurecht.

Unabhängige Inspektion durchführen

Im zweiten Teilschritt haben wir alle Berichte priorisiert und individuelle Inspektionstermine/-zeiträume vergeben. Potenzielle Verbesserungen wurden gemäß der Checkliste aufgedeckt und dokumentiert. Wichtig dabei ist, dass ein unabhängiger Arbeitsbereich diese Verprobung vornimmt und sich der Ersteller nicht selbst kontrolliert. Ein unabhängiger Prüfer schafft wesentlichen Mehrwert, da er neutral auf den Bericht schaut und somit Prozesse und Strukturen, die teils auch historisch gewachsen sind, gegebenenfalls besser aufbrechen kann.

Wartung: Mängel beseitigen

Im Anschluss an die Verprobung im Rahmen der Inspektion wurden die Berichte und die zugehörige Checkliste mit dem jeweiligen Ersteller besprochen. Innerhalb dieses Wartungstermins wurden die Verbesserungsvorschläge adressiert und eine mögliche Umsetzung diskutiert. Bis der nächsten fest definierten Vorlage des Reports sollten diese vermeintlichen Mängel dann beseitigt sein.

Ergebnis: Ausmaß und Anzahl an Mängeln deutlich reduziert

Mit dieser Vorgehensweise wird zum einen gewährleistet, dass unsere Berichte stets aktuell sind und auch den von uns definierten Spielregeln genügen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass der Ersteller durch die selbstständige Anpassung auch trainiert wird, neue Berichte nach dem definierten Muster aufzusetzen um letztendlich den Tool-TÜV ohne Nachbesserungen bzw. Mängel zu erhalten.

Ähnliche positive Veränderungen erkennen wir bei der Auswertung der standardisierten Checkliste und der Betrachtung der häufigsten Mängel. Die Anzahl und das Ausmaß der Mängel verändern sich dabei über den Zeitverlauf deutlich positiv, sodass wir innerhalb des eigentlichen TÜVs kaum noch Arbeit generieren. Jedoch soll an dieser Stelle betont werden, dass es sich hierbei nicht um eine Einmalaktion, sondern vielmehr um ein langfristiges Konzept handelt, um die Qualitätsstandards nachhaltig auf einem hohen Maß beibehalten zu können.

Harmonische Reportinglandschaft schaffen

Der Tool-TÜV ist ein überaus probates Mittel sich einer harmonischen Reportinglandschaft zu nähern. Wir erkennen, dass Berichte mehr und mehr nach den definierten Standards aufgesetzt werden, was letztendlich nicht nur die Zufriedenheit der Konsumenten steigert, sondern auch Ressourcen freisetzt. Ein klarer Erfolg!

Im letzten Teil dieser Serie stellt Tobias Schönaich das KPI-Wiki von Zalando vor.

Diese Serie ist eine Vorabveröffentlichung aus dem Beitrag „A tidy house, a tidy mind: Zalandos Maßnahmen für eine strukturierte und aufgeräumte Reportinglandschaft“ von Tobias Schönaich aus der Neuauflage „Reporting und Business Intelligence“, (3. Auflage im März 2017).