Durch das Cleansing Reporting und den Tool-TÜV haben wir festgestellt, dass diverse KPIs im Unternehmen genutzt werden, die zum Teil gleich bezeichnet, aber in ihrer Berechnung unterschiedlich waren. Zudem haben wir festgestellt, dass sich KPIs sehr schnell entwickeln und Definitionen hinsichtlich ihrer Berechnung und Herkunft nur mühsam ermittelbar waren. Deshalb wurde das KPI-Wiki aufgesetzt.

Webbasierte Plattform für eine harmonisierte Kennzahlenlandschaft

Dieser Inkonsistenz wollten wir mit einer harmonisierten KPI-Landschaft begegnen. Die Überlegung führte uns schnell zu einer webbasierten und sehr dynamischen Plattform, auf die jeder von jedem Ort zugreifen kann. Analog bekannter Wikis sollte unser KPI-Wiki einen umfassenden Überblick über im Unternehmen verwendete KPIs geben, ihre Berechnung aufzeigen und dazugehörige Reports identifizieren. So hat der Nutzer des Wikis verschiedene Möglichkeiten sich der gesuchten Information zu nähern.

Ziel des Ganzen war es, den Konsumenten in die Lage zu versetzen, sich schnell und zielgerichtet selbst helfen zu können und den administrativen Aufwand in Fachabteilungen via Mailanfragen etc. zu mindern.

Zusammengefasst half und hilft uns das KPI-Wiki nun bei einer Reihe von Zielen:

  • Einheitliche Kennzahlendefinitionen
  • Eindeutige Kennzahlenbezeichnungen
  • Nachschlagewerk für Kennzahlen
  • Überblick über Reports mit den enthaltenen Kennzahlen
  • Verstärkte Zusammenarbeit von zentralen und dezentralen Controlling-Abteilungen
  • Verlinkt mit KPIs und Reports, sehr dynamische Handhabung
  • Möglichkeit KPIs zu folgen und eine automatische Push-Benachrichtigung bei Änderungen

Früher hat jedes Team eigene Dokumentationen erstellt

Früher wurden je Team losgelöst voneinander eigene Dokumentationen und Memos angefertigt, diese aber nicht zentral zur Verfügung gestellt. Wir als zentrales Finance Controlling haben ein Konzept zum Wiki erstellt und zusammen mit allen dezentralen Einheiten KPIs und deren Definitionen erarbeitet. Wir haben die Verlinkung zu den Reports vorgenommen und Verantwortliche der KPIs bzw. Reports benannt. Das hatte den Vorteil, dass der Verantwortliche für den jeweiligen Bereich Veränderungen bei der KPI oder in Berichten im Wiki selbstständig aktuell hält. Push Benachrichtigungen nach erfolgten Änderungen helfen dabei als Konsument immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben.

Wir haben durch diese Maßnahme die Effizienz erheblich verbessert, da Nachfragen per E-Mail/Telefon zu KPIs ausblieben und Konsumenten sich selbst via Wiki helfen konnten. Sofern weitere Unklarheiten bestanden, ist der Verantwortliche für die KPI oder den Report im Wiki benannt und mit einem Klick können Kontaktdaten zu diesem aufgerufen werden. Somit war auch hier ein massiver Prozessgewinn zu spüren, da die Suche nach dem Verantwortlichen auf ein Minimum reduziert werden konnte.

Reporting inhaltlich durch Schwarmintelligenz verbessern

Es gilt jedoch zu beachten, das Wiki nicht nur aufzusetzen, sondern es danach auch mit Leben zu füllen, aktuell zu halten sowie es tatsächlich auch zu leben. Eine solche Enzyklopädie lebt von dem Wissen vieler und muss stetig aktuell gehalten werden. Aus der bisherigen Erfahrung soll an dieser Stelle ergänzt werden, dass es enorm hilft, diese “Schwarmintelligenz” zu nutzen, um damit Effizienzen in vielerlei Hinsicht zu erzielen.

Diese Serie ist eine Vorabveröffentlichung aus dem Beitrag „A tidy house, a tidy mind: Zalandos Maßnahmen für eine strukturierte und aufgeräumte Reportinglandschaft“ von Tobias Schönaich aus der Neuauflage Reporting und Business Intelligence, (3. Auflage im März 2017).

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