Open-Source-Lösungen können Abhängigkeiten reduzieren

Wer heute über Business Intelligence nachdenkt, kommt an einer Grundsatzfrage nicht vorbei: Wie abhängig wollen wir von einem einzigen Anbieter sein? Salesforce kauft Tableau. Google übernimmt Looker. Microsoft bündelt Power BI tiefer ins eigene Ökosystem. Was heute funktioniert, kann morgen teurer, eingeschränkter oder schlicht abgekündigt werden.

Im Controlling und in der IT gewinnen Open-Source-Lösungen aktuell stark an Bedeutung. Kostensteigerungen und geopolitische Risiken machen klar: Unternehmen und öffentliche Einrichtungen wie Bundes- und Landesbehörden oder  Kommunen sollten ihre Abhängigkeiten überdenken. Experten betonen, dass die digitale Souveränität vor allem durch offene Standards und Open-Source-Lösungen gestärkt wird. Für Entscheider lohnt es sich daher, diese Optionen ernsthaft zu prüfen, ohne bewährte proprietäre Werkzeuge vorschnell auszuschließen.

Aber was bedeutet „Open Source“ eigentlich im Vergleich zu „proprietär“?

• Proprietäre BI Software wie Microsoft Power BI, Tableau, SAP BusinessObjects oder Qlik wird von einem einzelnen Hersteller entwickelt. Wer sie nutzen will, zahlt Lizenzgebühren, oft pro Nutzer oder nach Datenvolumen. Updates und Support liegen allein in der Hand des Herstellers.
• Open Source BI dagegen ist frei zugänglich. Tools wie Apache Superset, Metabase oder Grafana kann jedes Unternehmen kostenlos nutzen, anpassen und betreiben. Lizenzgebühren fallen keine an. Kosten entstehen vor allem durch Einrichtung, Betrieb und Schulung.

Vorteile von Open Source BI

Open Source BI bietet Unternehmen mehrere entscheidende Vorteile. Lizenzkosten entfallen, wodurch Budgets in Implementierung und Kompetenzaufbau fließen können statt in laufende Gebühren. Der offene Quellcode ermöglicht hohe Flexibilität: Dashboards und Reports lassen sich exakt an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Neue Funktionen können intern entwickelt oder aus der aktiven Community übernommen werden. Und schließlich stärkt Open Source die digitale Souveränität: Organisationen behalten die volle Kontrolle über Daten, Lizenzen und Updates.

Praxisbeispiele: Wer hat umgestellt und was hat es gebracht?

Schleswig-Holstein zeigt, dass sich der Schritt lohnen kann: 15 Mio. Euro Lizenzersparnis stehen Migrationskosten von 9 Mio. Euro gegenüber. 

Aber auch in der Privatwirtschaft gibt es überzeugende Beispiele.

Das US Fintech Alto wechselte von Tableau auf Metabase und reduzierte seine monatlichen BI Kosten um rund 90 Prozent. Das niederländische Fintech Floryn sparte durch den Wechsel von Looker auf Metabase zwei Drittel der bisherigen Ausgaben. 

Dropbox konsolidierte mehr als zehn interne Analysetools auf Apache Superset. Und Nielsen vereinheitlichte seine weltweit verteilten BI-Systeme ebenfalls auf Superset, heute nutzen Tausende Mitarbeitende die Plattform täglich.

Was alle Beispiele verbindet: Den Ausschlag gaben steigende Kosten, Abhängigkeit von Herstellerentscheidungen und der Wunsch, die eigene Datenbasis wieder selbst zu kontrollieren.

Herausforderungen und was eine Umstellung wirklich kostet

Die Lizenz ist kostenlos, das stimmt. Aber Open Source BI bringt auch Herausforderungen mit, die Entscheider kennen sollten.

Kein garantierter Support. Wer die freie Version betreibt, hat keinen Anspruch auf Herstellersupport mit festen Reaktionszeiten. Bei Problemen hilft die Community, aber ohne Eskalationspfad.

Höherer IT-Aufwand. Betrieb, Wartung und Updates liegen beim eigenen Team. Wer also weniger als eine halbe IT-Stelle dauerhaft einplanen kann, fährt mit einer proprietären Lösung oft wirtschaftlicher.

Fehlende Enterprise Funktionen. Erweiterte Governance, KI gestützte Analysen oder tiefe SAP-Integrationen sind bei Open Source Tools oft nicht vorhanden oder kosten extra in der Enterprise Version.

Die wesentlichen Kostenblöcke bei einer Umstellung sind:

• Internes IT Personal für Einrichtung und laufenden Betrieb
• Schulungen für Fachanwender
• Externe Beratung für die Migrationsphase und Datenmodellierung
• Infrastruktur und Hosting

Die ehrliche Frage lautet deshalb nicht „Was kostet die Lizenz?“, sondern „Was kostet uns der Betrieb insgesamt über drei bis fünf Jahre?“

Was eine Organisation mitbringen muss

Die gute Nachricht: Man muss keine eigene IT Abteilung aufbauen, um Open Source BI einzuführen. Aber ein bisschen technisches Fundament braucht es schon und das hängt davon ab, wie tief man einsteigen möchte.

Level 1, Standardnutzung: Wer das Tool einfach nutzen will, um Dashboards zu bauen und Berichte auszuwerten, braucht jemanden im Haus mit Datenbankgrundlagen und SQL Kenntnissen.

Level 2, Systemintegration: Wer das Tool an ERP, CRM oder ein Data Warehouse anbinden will, braucht jemanden der versteht, wie Daten im Unternehmen fließen und wie man sie strukturiert zusammenführt. Der Aufwand liegt typischerweise bei einer bis zwei Vollzeitstellen.

Level 3, Eigene Erweiterungen: Wer das Tool selbst verändern oder eigene Funktionen einbauen möchte, braucht Softwareentwickler.In der Praxis zeigt sich oft: Datenmodell, Implementierung und Schulung lassen sich intern selten vollständig abdecken. Externe BI Berater können hier gezielt einspringen und sicherstellen, dass das Team das Tool langfristig wirklich selbst betreiben kann.

Wie lange dauert eine Umstellung?

Kürzer als gedacht, wenn man einen entscheidenden Schritt vorschaltet: den Audit der bestehenden Reports. Erfahrungsgemäß sind 30 bis 60 Prozent aller vorhandenen Dashboards seit Monaten nicht mehr aufgerufen worden. Wer den Ballast vorher bereinigt, halbiert den Aufwand. Databricks migrierte intern über 1.300 Dashboards in fünf Monaten und stellte dabei fest, dass 84 Prozent der Reports schlicht nicht mehr genutzt wurden. ⁶

Die technische Einrichtung dauert dabei oft nur wenige Tage. Die eigentliche Zeit fließt in die Datenmodellierung, Neubau der Dashboards, Schulungen und Change Management.

Wie sicher sind Open Source Lösungen?

Open Source hat einen einzigartigen Sicherheitsvorteil: Jeder kann den Quellcode prüfen. Sicherheitsforscher weltweit suchen aktiv nach Schwachstellen und finden sie oft, bevor Angreifer es tun.

Die Kehrseite: Wer eine veraltete oder falsch konfigurierte Version betreibt, ist angreifbar. 2023 waren rund zwei Drittel aller öffentlich erreichbaren Apache Superset Installationen über eine bekannte Schwachstelle verwundbar, nicht weil der Code schlecht war, sondern weil viele Betreiber eine Standardeinstellung nie geändert hatten.

Aber auch wer auf proprietäre Tools setzt, ist nicht automatisch auf der sicheren Seite: Sicherheitsforscher deckten 2024 auf, dass Microsoft Power BI bei einer Vielzahl von Organisationen sensible Daten offenlegt. Microsoft stufte das als gewolltes Design ein, nicht als Sicherheitslücke.

Die Botschaft für Controller: Sicherheit hängt weniger davon ab, ob eine Software offen oder proprietär ist, sondern davon, ob sie professionell betrieben wird. Open Source gibt dabei mehr Kontrolle: Wer eigene Systeme betreibt, kann selbst reagieren, ohne auf einen Hersteller zu warten.

Praxis Tipps für die Einführung von Open Source BI

• BI Bedarf analysieren: Welche Reports, Dashboards oder Analysen werden wirklich benötigt?
• Gesamtkosten vergleichen: Lizenzkosten proprietärer Systeme versus Implementierung, Schulung und Support bei Open Source über mindestens fünf Jahre.
• Dashboard Audit zuerst: Bestandsaufnahme aller Reports, bevor irgendein Tool evaluiert wird.
• Pilotprojekt durchführen: Funktionen, Integration und Benutzerfreundlichkeit in kleinem Rahmen testen.
• Team einbinden: IT, Controlling und Data Analysts von Anfang an gemeinsam entscheiden.

Fazit

Open-Source-BI hat sich als ernstzunehmende Alternative etabliert. Sie reduziert Lizenzkosten, ermöglicht flexible Anpassungen und stärkt die digitale Souveränität, indem Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern minimiert werden. Proprietäre Systeme bleiben sinnvoll, wenn kontinuierlicher Hersteller-Support oder spezielle Funktionen im Vordergrund stehen. Die Wahl der richtigen BI-Strategie hängt vom spezifischen Bedarf ab. Open Source sollte bewusst dort eingesetzt werden, wo es den größten Mehrwert bietet.

Quellen

• Beitrag über die Ersparnisse von Schleswig-Holstein
• Experten warnen vor Bündelung von Open-Source Lösungen