- Personalcontrolling oder HR-Controlling – Definition
- Kennzahlen im Personalcontrolling
- Aufgaben im Personalcontrolling
- Instrumente des Personalcontrollings
Für eine erfolgreiche Steuerung des Personalbereichs und das Treffen von richtigen Entscheidungen verwendet das Personalcontrolling Kennzahlen und Kennzahlensysteme, die es ermöglichen, erhobene Daten zu vergleichen. Diese Kennzahlen und Kennzahlensysteme müssen stets an den Unternehmenszielen ausgerichtet sein.
Personalcontrolling-Kennzahlen in der Übersicht
Einige der wichtigsten Kennzahlen sind:
- Fluktuationsrate
- Durchschnittliche Anzahl der Überstunden
- Krankenquote
- Frauenanteil
- Altersgruppen der Mitarbeiter
- Durchschnittliche Vergütung pro Vollzeitäquivalent
- Betriebszugehörigkeitsstruktur
- Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit
- Gesamtvergütungsentwicklung
- Netto-Personalbedarf
Netto-Personalbedarf berechnen
Um einen Eindruck zu geben, wie Kennzahlen berechnet werden, sind im Folgenden zwei der oben genannten Kennzahlen ausführlicher dargestellt. Der Netto-Personalbedarf berechnet sich demnach wie folgt:
Netto-Personalbedarf = Brutto-Personalbedarf – Personalbestand zum Zeitpunkt X + Abgänge – feststehende Zugänge
Mithilfe dieser Kennzahl können die Personalüberdeckung oder -unterdeckung gemessen und ggf. Änderungen vorgenommen werden. Bei einer Personalüberdeckung ist die erste Überlegung, ob Personalabbau eine geeignete Maßnahme zur Regulierung ist. Bei einer Personalunterdeckung sind die Maßnahmen der Beschaffung zu überprüfen; sei es durch verstärkte Gewinnungsmaßnahmen oder durch interne Personalentwicklung. Der Netto-Personalbedarf sollte je nach Unternehmenszielen halbjährlich oder jährlich erhoben werden und kann in Mitarbeitergruppen, Kostenstellen oder Standorte gegliedert werden.
Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit berechnen
Die Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit kann bestimmt werden durch:
Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit = Summe der Zeit der Unternehmenszugehörigkeit (in Jahren) / Gesamtzahl der Mitarbeiter
Diese Kennzahl zeigt als Ergebnis eine hohe oder niedrige Unternehmenszugehörigkeit, was auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen hindeutet. Je älter die Mitarbeiter im Unternehmen sind, desto weniger sind diese im Normalfall bereit, noch zu wechseln. Die Dauer der Unternehmenszugehörigkeit wird jährlich erhoben und nach Mitarbeitergruppen, Altersgruppen, Geschlecht oder Standort gegliedert.
KPI im Personalcontrolling: Einsatz und Kontrolle
Unternehmen sollten wissen, dass Kennzahlen, die einmal festgelegt wurden, nicht dauerhaft gelten. Es sollte vor allem darauf geachtet werden, dass die Kennzahlen einen aktuellen Stand darstellen. Wichtig ist, dass für jede verwendete Kennzahl
- eine exakte Berechnungsformel,
- ein Betrachtungszeitraum (z. B. Monat, Quartal, Jahr),
- ein Erfassungszeitpunkt (letzter Tag im Monat/Quartal) und
- genaue Zielwerte
festgelegt werden, um sowohl Vergleichbarkeit, Verbindlichkeit und Akzeptanz garantieren zu können.
Unternehmen, die zu viele KPIs verwenden, verlieren oft den Überblick und erfassen Daten, die eigentlich nicht relevant sind. Deshalb gilt: nur so viele Kennzahlen verwenden, wie unbedingt nötig. Die Kennzahlen müssen aufeinander aufbauen und somit einen Zusammenhang ergeben und darstelle. Der letzte Aspekt in Bezug auf die Erfassung von Kennzahlen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die für die einzelnen Zielgruppen bedeutsamen KPIs sollten im Idealfall verständlich formuliert, kommuniziert und visualisiert werden.
Quantitatives und qualitatives Personalcontrolling
Das quantitative Personalcontrolling umfasst direkt messbare und nachvollziehbare Faktoren (Mitarbeiteranzahl, Personalkosten, etc.), das qualitative Personalcontrolling hingegen weiche Faktoren (Analysen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Führungsverhalten, emotionale Bindung, etc.), die nur schwer objektiv nachzuvollziehen sind. Unmittelbar messbar sind qualitative Faktoren allerdings nicht. Um trotzdem Werte und daraus Tendenzen abschätzen zu können, werden Indikatoren wie Mitarbeiterbefragungen oder Krankenstände als Hilfsmittel herangezogen.
Strategisches und operatives Personalcontrolling
Das strategische Personalcontrolling bildet die strategischen Unternehmensziele langfristig ab und betrachtet die Planung und Kontrolle der Erfolgspotenziale eines Unternehmens. Dabei steht die Zukunftsorientierung im Mittelpunkt, durch die Entwicklungen frühzeitig vorhergesehen werden sollen. Das strategische Personalcontrolling ist für die Effektivität des Personaleinsatzes wichtig (s. Abb. oben).
Das operative Personalcontrolling agiert gegenwartsorientiert und wird als Messinstrument verwendet, das substanzielle Informationen zu Kosten, Erfolg und Nutzen der ergriffenen Maßnahmen darstellt. Es werden die Probleme der kurz- und mittelfristigen Planung sowie Kontrolle betrachtet. Das operative Personalcontrolling unterstützt die Effizienz des Personaleinsatzes (s. Abb. oben „Steuerung aus strategischer und operativer Sicht“.