Steigerung der Einkaufsleistung in fünf Schritten

Die Einkaufsperformance kann signifikant erhöht werden, wenn statt manueller Datenaufbereitung mehr Zeit für die strategische Einkaufssteuerung aufgewendet wird. Zur Optimierung der strategischen Einkaufssteuerung hat sich eine Vorgehensweise in fünf Schritten bewährt

• Einkaufs-Performance-Management ist als ganzheitlicher Ansatz und mehrstufiger Prozess zu verstehen.
• Transparente und verständliche Ziele im Einkauf lassen sich mit den richtigen Kennzahlen messen und nachverfolgen.
• Die Schaffung einer sauberen Datenbasis ermöglicht den Aufbau eines zuverlässigen Reportings und dient der Erfolgsmessung.
• In diesem Artikel werden Vorgehensweisen und Methoden zur Optimierung der strategischen Einkaufssteuerung erläutert und anhand eines konkreten Projektbeispiels beschrieben.

Wunsch und Wirklichkeit der strategischen Einkaufssteuerung

Häufig nehmen operative Aktivitäten einen Großteil der Kapazitäten im Einkaufscontrolling ein; i. d.R. auf Kosten von strategischen Überlegungen. So wird ein Großteil der Arbeitszeit für die manuelle Datensammlung und -aufarbeitung verwendet, anstatt die strategische Steuerung und Organisation der Einkaufsabteilung voranzutreiben. Gründe hierfür sind vor allem steigende Komplexität durch die Menge an systemseitig verfügbaren Daten und ein immer größerer Informationsbedarf bei internen Kunden wie z.B. Einkäufern (um bspw. eine gute Vorbereitung auf Lieferantengespräche gewährleisten zu können) oder Führungskräften (um ihren Verantwortungsbereich besser steuern zu können). Erschwerend kommt hinzu, dass
oftmals Daten aus unterschiedlichen Systemen manuell konsolidiert werden müssen.

Im Idealfall standardisierte Datenaufbereitung

Im Idealfall sollte jedoch genau das Gegenteil der Fall sein: Die Datenaufbereitung ist standardisiert und automatisiert und dementsprechend wenig zeitaufwändig. Im Gegenzug können die dadurch freigesetzten Kapazitäten für die strategische Steuerung der Einkaufsorganisation und der Schnittstellen genutzt werden. Diese Kombination aus mehr strategischer Steuerung und weniger Datenaufbereitung führt zu einer signifikanten Erhöhung der Einkaufsperformance.

Ganzheitliche Einkaufssteuerung im Überblick

Performance Management im Einkauf bedeutet, Steuerung, Controlling und Reporting ganzheitlich zu betrachten. Zur Steigerung der Leistung im Einkauf kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz. Der nachfolgend beschriebene Steuerungsansatz ist fünfstufig gegliedert.

1. Festlegung von Zielen, abgeleitet aus Einkaufs- und Unternehmensstrategie:

• die Harmonisierung der Einkaufsstrategie mit der Unternehmensstrategie und
• die Formulierung konkreter Zielsetzungen mit Fokus auf 3 bis 5 Jahre.

2. Festlegung von Kennzahlen, um die Ziele messbar zu machen:

• die Ableitung einer gesamthaften Steuerungssystematik und
• die Definition der Kennzahlen zur Überwachung der Zielerreichung.

3. Die Erfolgsmessung im Einkauf beinhaltet:

• die konsistente Messung von Einkaufserfolgen,
• die Definition von Messmetriken und Schnittstellen zwischen Einkauf und Controlling und
• die Überleitung der Effekte in die GuV und Unternehmensplanung.

4 . Das Reporting hat die Aufgabe, die richtigen Inhalte zu berichten:

• die Definition von Berichtsinhalten und Empfängern,
• die Visualisierung der Reportinginhalte,
• die Konzeption des Reportingprozesses und
• die Definition der IT-gestützten Kennzahlenerhebung.

5. Die "strategische" Steigerung der Leistung im Einkauf erfordert die Anwendung diverser Methoden, u. a.:

• die Kostenanalyse von Zukaufteilen,
• die Optimierung der Wertschöpfungstiefe „Make, Cooperate or Buy“,
• die Analyse und Prognose von Rohstoffpreisen,
• die Unterstützung des Materialgruppenmanagements und
• die Total Cost of Ownership-Betrachtung.