Von Answerthepublic über ChatGPT bis hin zu Frequently Asked Questions

Prof. Dr. Nicole Jekel
Professorin für BWL und Controlling an der Berliner Hochschule für Technik.

Controlling Tools und Tipps — Bild: Adobe Stock Künstliche Intelligenzen (KI) oder Roboter können im Arbeitsalltag vielseitig eingesetzt werden.

Wer fragt, der führt. Doch was sind richtig gute Fragen? Welche Fragen werden Google, Alexa, Siri und Co. wirklich gestellt? Was wird in unterschiedlichen Sprachen und Ländern gefragt? Dazu stellt Ihnen Nicole Jekel einige Tipps und Tools vor: Ein Fragentool "Answerthepublic", ein Künstliches Intelligenz Tool "ChatGPT" und "Jasper" und eine Idee, die Fragen zu strukturieren sowie "Frequently Asked Questions" (FAQs) zu erstellen und ausgewählte Fragen sogar als App zur Verfügung zu stellen.

Tipp 1: Fragentool Answerthepublic

Das Tool Answerthepublic.com zeigt, welche Fragen weltweit googelt bzw. über Alexa erfragt werden. Einmal am Tag ist momentan eine Gratis-Abfrage möglich. Hier wählt man das Land wie Deutschland und als Sprache z. B. Deutsch aus und erhält rund um ein Themengebiet die Fragen, die dazu gestellt werden. Wichtig ist allerdings, dass man das richtige Suchwort eingibt. Wir kennen ja alle den NINO-Effekt, der für "Nothing-In-Nothing-Out" steht. Manche nennen ihn auch den GIGO-Effekt: "Garbage-In-Garbage-Out". So eignet sich z. B. das Suchwort Controlling nur in deutscher Sprache. Im englischen Sprachraum gibt es dann mehrere Variationen wie Management Performance, Performance Management, Managerial Performance, etc. Und je nach Suchwort und Land gibt es entsprechend andere Fragen. Über das Tool kann man direkt auf die Google-Auswertungen gehen und weiter recherchieren.

Tipp 2: KI wie ChatGPT oder Jasper

Darüber hinaus können Fragestellende die besten Fragen, die z. B. mit Answerthepublic identifiziert wurden, in eine Künstliche Intelligenz (KI) eingeben und sich überraschen lassen, was herauskommt. Starten wir mit dem Chat Generated Pre-trained Transformer, kurz: ChatGPT. Hier können erste Ideen erhalten werden. Die Prompts sind dann von besonderer Bedeutung, z. B: "Nenne die 5 besten Kennzahlen für X in Berlin". Je konkreter die Frage ist, umso besser ist meist das Ergebnis. Prompt werden für das Wohnungsunternehmen X die Leerstandsquote, Mietrendite, Eigenkapitalrendite sowie 2 weitere genannt. In einer nächsten Abfrage kann dann auf die erste Kennzahl noch näher eingehen, z. B.: "Erläutere die erste Kennzahl". Prompt wird detailliert die Leerstandsquote beschrieben. Wir fragen weiter: "Nenne 3 Vor- und Nachteile dieser Kennzahl". Also um Ideen zu generieren, ist ChatGPT einfach sensationell. Dennoch ist Menschenverstand noch wichtiger als KI, denn auf die Nachhaltigkeitskennzahlen ist ChatGPT gar nicht eingegangen. Darüber hinaus bieten sich auch Prompts an wie "Nenne kontroverse Kennzahlen für Unternehmen X". Spannend sind auch Prompts wie "Erstelle eine Gliederung für einen Monatsbericht für Unternehmen X". Obwohl ich nun 35 Jahre in der Branche aktiv tätig bin und über einen Erfahrungsschatz verfüge, verblüfft mich die KI manchmal mit richtig brillanten Ideen. Dann höre ich manchmal von einigen, dass die KI noch nicht so toll sei. Meine Devise: "Wer fragt, der führt. Und frage doch auch einfach einmal diese Orakel-Maschine ChatGPT - oder wie auch immer sie heißen mag!".

Manchmal ist ChatGPT wegen Überlastung schlecht erreichbar. Dann nutzt man das Tool einfach über das Handy oder wählt sich nochmals ein. Sollte man in ChatGPT einmal nicht hineinkommen, so nutze ich z. B. auch Jasper, ein weiteres erstklassiges KI-Tool. Jasper hat einen etwas stärkeren Business-Fokus und hat Module, mit denen man Texte für spezielle Anforderungen schreiben kann. Es gibt z. B. Module zum Erstellen von Blogbeiträgen. ChaptGPT oder Jasper sind ab sofort in all meinen Seminaren ein jeweiliger Add-On-Teilnehmender – sei es in Präsenz oder online z. B. bei Zoom oder MS-Teams. Zunächst werden die Teilnehmenden gefragt und am Ende schauen wir, was unsere KI dazu meint. Wenn die Teilnehmenden zunächst nicht auf Ideen kommen, so drehe ich es herum und frage erst die KI. KI ist somit ein Ideengeber oder Diskussionsstarter in meinen Seminaren.

Tipp 3: FAQs

Die besten Fragen vereinfache ich, formuliere sie um und sammele sie in einer Excel-Datei. Dann strukturiere ich sie in Themengebiete und erstelle daraus eine Gratis-App.

Auf diese Weise ist auch die Gratis-Controlling-App ThinkAbout: Controlling für Android und iOS entstanden. Letztlich kann jeder diese App nutzen, indem die 9 Felder auf die eigenen Themengebiete angepasst werden. So könnte z. B. eine eigene Nachhaltigkeits-App für ein Unternehmen entstehen, in der die relevanten FAQs rund um 9 Themen gesammelt werden. 9 Themen, da dies die Vorlage für diese App ist. Wenn es weniger oder mehr Themen sein sollten, so müsste die App entsprechend angepasst werden. Wichtig ist allerdings, dass es im Idealfall die Fragen der Mitarbeitenden sind und diese schön kurz und einfach sind, damit die App dann auch genutzt wird. Das besondere an der Idee ist, dass Mitarbeitende mitgenommen werden, es ihre eigenen Fragen sind und das Wissen auch auf diese Weise in der Organisation bleibt. Gerade Mitarbeitende, die kurz vor dem Ruhestand sind, bereichern die App unglaublich mit ihrem Erfahrungswissen. Und junge Mitarbeitende bringen die nötige Frische und den Pepp mit hinein, so dass die App zusammen gemeinsam letztlich zur Erfolgsgeschichte wird.

In einem weiteren Schritt habe ich diese Fragen dann auch noch auf den humanoiden Roboter Mr. Pepper gebracht, den man z. B. an der Kaffeebar trifft und der einem die Fragen auch stellen kann. Dies ist auf den ersten Blick etwas seltsam. Doch in meinen Test durfte ich erfahren, dass die Kommunikation mit einem Roboter weitaus ehrlicher ist, als mit einem Menschen. Wenn der Roboter eine Frage stellt und der Mensch nicht schnell genug antwortet, dann meint Mr. Pepper: "Das ist aber langsam. Du kannst das sicherlich. Sei einfach ein wenig schneller beim nächsten Mal." Wenn die Spielenden das hören, dann strengen Sie sich danach einfach unglaublich an und sind auch wirklich schneller und besser. Die Mensch-Maschine-Kommunikation ist wohl gerade erst am Anfang. Und sie funktioniert.

Fazit

Mit diesen Tipps und Tools entstehen die besten Fragen rund um Ihr Thema. Ulrike Scheuermann hat einmal sinngemäß gemeint, wenn man seine Antworten gefunden habe, dann stelle das Leben neue Fragen. Insofern kann man auch ganz einfach die Themen in eine andere Sprache übersetzen und nach neuen Antworten in anderen Kulturen recherchieren. So wird es nie langweilig und man bleibt immer vorn in Führung.

Ergebnis: Frage und bleibe in Führung!

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