Im Reporting bieten sich verschiedene Visualisierungstypen an. Doch damit diese vom Leser auch richtig interpretiert werden, müssen Controller bei der Gestaltung auf Einfachheit und Klarheit setzen.
Hat man sich für einen bestimmten Visualisierungstyp entschieden, gilt es, diesen möglichst einfach und klar zu gestalten. Einfachheit trägt dazu bei, die Konzentration des Berichtslesers auf das Wesentliche zu fördern. Klarheit vermeidet Unsicherheiten, Missverständnisse und Wahrnehmungsanomalien. Um diesen beiden Anforderungen Rechnung zu tragen, sollten die folgenden allgemeinen Gestaltungsempfehlungen berücksichtigt werden.
Hinweis: In dem Reporting Design Tipp "Wann Tabellen und Diagramme im Reporting zum Einsatz kommen sollten" erfahren Sie mehr zu den unterschiedlichen Visualisierungstypen.
Kernaussagen und Zweck eines Berichts transportieren
Die Auswahl des Zahlenmaterials und des Diagrammtyps, Hervorhebungen oder Kommentare können die Interpretation deutlich beeinflussen.
Tipp: Wählen Sie eine Visualisierung, die Ihren Berichtszweck bestmöglich unterstützt.
Die folgende Grafik zeigt, wie die Aufmerksamkeit durch das Festlegen einer «Grundbotschaft» gesteuert werden kann, d. h. gewisse Informationen in den Vordergrund gerückt und andere dadurch in den Hintergrund gedrängt bzw. unsichtbar werden.
Das linke Diagramm (Umsatzerlöse) verwendet dasselbe Datenmaterial als Basis wie die rechte Darstellung (Umsatzwachstum), setzt allerdings einen anderen Blickwinkel in den Mittelpunkt. Während beim linken Diagramm eine positive Aussage durch steigende Umsätze entsteht, erfolgt beim rechten Diagramm das genaue Gegenteil (sinkendes Umsatzwachstum).
Dieses Beispiel demonstriert, dass die Auswahl des Diagramms und dessen Ausgestaltung völlig unterschiedliche Interpretationen entstehen lassen kann. Die Entscheidung des Controllers über die Auswahl der Perioden, welche nicht das Gesamtbild zeigen, und die visuelle Aufbereitung der Daten, hat eine implizite Auswirkung auf die Interpretation des Entscheidungsträgers, auch wenn keine expliziten Kommentare oder Botschaften vorhanden sind.
Tipp: Stellen Sie die relevante Information unmissverständlich in den Mittelpunkt und vermeiden Sie unnötige Dekoration.
Wie der Titelbereich aussagekräftig dargestellt wird
Ein Diagramm oder eine Tabelle sollte immer die für den Berichtszweck relevante Information in den Mittelpunkt rücken. Alle für das Verständnis des Zahlenmaterials erforderlichen Informationen sollten in einem aussagekräftigen Titelbereich dargestellt werden. (z. B. Einheit, zeitlicher Bezug, Organisationseinheit):
Soll eine kurze Botschaft vermittelt werden, kann diese ebenfalls bereits im Titelbereich platziert werden. Gilt es jedoch, mehrere Hinweise anzubringen, eignet sich ein eigenes Kommentarfeld besser.
Alle für den Berichtsleser relevanten Informationen müssen klar dargestellt werden. Rechenoperationen (z. B. Differenzen zwischen Plan- und Istwerten bilden, Verhältnisse berechnen) sollten dem Berichtsleser abgenommen werden, damit die Konzentration auf das Wesentliche gerichtet werden kann, nämlich das Analysieren der Werte und das Ableiten von Maßnahmen.