Vorabkontrolle im Datenschutz-Alltag / 5.9 Schritt 9: Angaben zur Technik des Verfahrens

• Einzelplatzanwendung – was geschieht am Arbeitsplatz: Hier wird beschrieben, mit welcher Technik das der Vorabkontrolle unterliegende Verfahren am Arbeitsplatz umgesetzt wird. Die dabei verwendeten Geräte sind möglichst genau zu beschreiben. Hilfreich können dabei technische Unterlagen oder vorhandene Arbeitsplatzbeschreibungen sein.

→Praxisbeispiel VoIP: Das VoIP-System wird mit Telefon-Endgeräten des Herstellers XY betrieben. In das System eingebunden sind Smartphones, die das Unternehmen an Mitarbeiter herausgegeben hat und "BYOD-Geräte" (BYOD=Bring your own device), also Geräte, die den Mitarbeitern gehören, die aber in die unternehmenseigene Infrastruktur eingebunden sind.

• Vernetzte Systeme: Hier werden die Komponenten vernetzter Systeme detailliert beschrieben. Technische Unterlagen wie Gebrauchsanleitungen, Installationsanleitungen, Sicherheitshinweise usw. können wertvolle Unterstützung bieten. Natürlich wäre zu beschreiben, wo Geräte stehen, die von einem externen Auftragnehmer für das Unternehmen betrieben werden. Ein Netzplan ist eine wertvolle Hilfe, da er die Kontrolle der einzelnen Komponenten wesentlich erleichtern kann.

→Praxisbeispiel VoIP: Der Server mit der Betreibersoftware und der technischen Software steht in einem Technikraum des untersuchten Unternehmens. Der Server ist nicht redundant ausgelegt. Es gibt kein Ersatzgerät, das beim Ausfall des aktiven VoIP-Servers übernehmen könnte, auch keinen virtuellen Server. Die Netzstruktur wird auf die vorhandene Telefonverkabelung aufgesetzt. Die Gesprächsvermittlung läuft nicht über das Internet. Es werden Dienste für externe Wartung in Anspruch genommen. Verbindungsdaten und weitere technische Daten werden auf dem Server in verschlüsselter Form gehalten.

• Eingesetzte Software: Hier wird die Software genannt, die zum Einsatz kommt, gegebenenfalls mit der jeweiligen Version. Hinweise zur Wartung der Software ergänzen die Beschreibung.