Möchte man bei der Weitergabe von Dateien und Dokumenten in elektronischer Form vermeiden, dass diese unbefugt gelesen, kopiert oder verändert werden können, kann man einen Ordner erzeugen, der mit einem möglichst komplexen Passwort geschützt wird und in den man die zu versendende Datei hineinstellt. Um diese Datei dann zu öffnen, benötigt man das Passwort, das bei der Erstellung des Ordners vergeben wurde.
Schon unter Windows XP hat Microsoft die Möglichkeit der Verschlüsselung von Ordnern angeboten. Hier wurde die AES-Verschlüsselung verwendet, ein System, das auch in den USA für die Verschlüsselung von Dokumenten mit der höchsten Geheimhaltungsstufe zugelassen ist.
Am einfachsten ist es, einen sog. ZIP-komprimierten Ordner anzulegen und für diesen Zweck zu verwenden. Unter Windows XP geht das wie folgt: Auf dem Desktop mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche klicken. Jetzt öffnet sich ein Auswahlfeld, hier wählt man die Funktion Neu. Klickt man darauf, öffnet sich ein weiteres Auswahlfeld. Hier kann man einen ZIP-komprimierten Ordner auswählen. Jetzt befindet sich auf dem Desktop ein weiterer Ordner mit der Bezeichnung ZIP-komprimierter Ordner, der als Erstes umbenannt werden sollte. Wenn man den Ordner öffnet, kann man die Dokumente hineinziehen, die man versenden möchte. Klickt man mit der Maus wieder rechts, kann man Ein Kennwort hinzufügen. Dieses sollte den Empfehlungen weiter unten in diesem Beitrag entsprechen. Jetzt kann man den ganzen Ordner an eine Mail anhängen und dem Empfänger das Passwort auf anderem Weg mitteilen.
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