Compliance-Strukturanalyse: Welche Gesetze und Vorschrif ... / 3 Relevante Unternehmensbereiche ermitteln

Vor der Durchführung einer Strukturanalyse müssen Verantwortliche zunächst relevante Unternehmensbereiche ermitteln, um dadurch einen Überblick über die derzeitige Situation im Unternehmen zu erhalten. Ziel dabei ist es, einen umfangreichen Überblick über jegliche Unternehmensprozesse zu erhalten, um diese anschließend analysieren zu können. Bei der Ermittlung von relevanten Unternehmensbereichen ist die Vorgehensweise abhängig davon, welche Tätigkeit ausgeübt wird, welche Art der Branche vorliegt und auch welche Größe das Unternehmen besitzt. So kann es insbesondere bei größeren Unternehmen vorteilhaft sein, die Strukturanalyse anhand konkreter Unternehmensbereiche durchzuführen, z. B.:

• Vertrieb
• Einkauf
• Buchhaltung
• Personalabteilung

Bei kleineren Unternehmen hingegen könnte eine solche Einteilung unvorteilhaft sein, zumal in vielen kleinen Unternehmen keine konkreten Bereiche wie der Vertrieb oder der Einkauf vorhanden sind. In solchen Situationen kann eine Einteilung in konkrete Arbeitsbereiche vorteilhaft sein, z. B.:

• Datenmanagement
• Arbeitsschutz
• Korruptionsbekämpfung

Die Ermittlung von relevanten Unternehmensbereichen ist daher abhängig davon, welche konkreten Gegebenheiten im Unternehmen bestehen. Wichtig ist an dieser Stelle nur, dass ein konkreter Überblick über relevante Prozesse geschaffen wird.

Bei der Durchführung einer Strukturanalyse gibt es keine konkreten gesetzlichen Vorschriften oder Regelungen. Verantwortliche können bei der Ausgestaltung der Durchführung frei entscheiden und den Vorgang an die Gegebenheiten ihres Unternehmens anpassen. Mithilfe der zuvor ermittelten relevanten Unternehmensbereiche müssen Verantwortliche eine konkrete Vorgehensweise bestimmen, anhand der sie die Strukturanalyse durchführen können. An dieser Stelle muss das Unternehmen sich folgende Frage stellen: Wie verhalten wir uns als Unternehmen in dieser konkreten Situation? Die Beantwortung dieser Frage bei verschiedenen Unternehmensprozessen führt zu dem Ergebnis, dass das Unternehmen durch eine systematische Analyse einen Eindruck davon erhält, welche Verhaltensweise in diesen Situationen besteht und an welcher Stelle Verbesserungsbedarf besteht. Die Strukturanalyse kann bspw. anhand von folgenden Kriterien durchgeführt werden:

Einordnung	Prozess	Wie verhalten wir uns in der Situation?	Gesetzliche Vorschriften	Präventionsmaßnahmen	Fazit

Mit Hilfe einer solchen Tabelle können Verantwortliche die Prozesse systematisch untersuchen und zugleich auch dokumentieren.

1. In den Reitern Einordnung und Prozess erfolgt sowohl eine Benennung des konkreten Prozesses als auch die Zuordnung in einem bestimmten Unternehmensbereich. An dieser Stelle sind die Ergebnisse der zuvor ermittelten relevanten Unternehmensbereiche von Bedeutung.
2. Unter dem Kriterium "Wie gehen wir mit der Situation um?" soll das konkrete Verhalten des Unternehmens und seiner Mitarbeiter detailliert beschrieben werden. Hier sollte zudem auf die Hilfe von Mitarbeitern zurückgegriffen werden, welche unmittelbar am Prozess beteiligt sind. Die beteiligten Mitarbeiter können Aufschluss darüber geben, wie sich in den betroffenen Situationen konkret verhalten wird.
3. In einem nächsten Schritt sollten sodann Überlegungen getätigt werden, welche gesetzlichen Vorschriften in dem Prozess von Bedeutung sind. Hier muss insbesondere ein Augenmerk auf etwaige Verbote und Schutzvorschriften gelegt werden.
4. In einem nächsten Schritt muss ermittelt werden, ob Präventionsmaßnahmen getroffen wurden, um die gesetzlichen Vorschriften zu beachten und ihre Einhaltung sicherzustellen. Dieser Schritt stellt einen der zentralen Schritte innerhalb der Strukturanalyse dar, da an dieser Stelle ermittelt wird, ob die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch geeignete Maßnahmen sichergestellt wird. Im schlimmsten Fall wird sich bei diesem Prüfungspunkt herausstellen, dass keine Maßnahmen getroffen wurden oder die problematische Situation gar nicht erkannt wurde.
5. Abschließend sollte ein Fazit über die Analyse getroffen werden mit dem Verweis darauf, ob Handlungsbedarf im konkreten Prozess notwendig ist.

Sollte sich nach Durchführung der Strukturanalyse herausstellen, dass kein Handlungsbedarf in der Situation notwendig ist, sollten Verantwortliche die Dokumentation verwahren und regelmäßig wiederholen. Eine Aktualisierung der Strukturanalyse sollte insbesondere dann vorgenommen werden, wenn sich Gegebenheiten oder Prozesse im Unternehmen verändern. Hierfür könnte bspw. bereits die personelle Veränderung ein Anlass dafür sein, die Strukturanalyse zu erneuern. Sollte sich am Ende einer Strukturanalyse herausstellen, dass Handlungsbedarf besteht, sollten Verantwortliche unmittelbar eine Risikoanalyse durchführen, um geeignete Maßnahmen zu treffen und die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften schnellstmöglich sicherstellen.