Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber

Kennzahlen aus unterschiedlichen Zeitperioden werden miteinander vergleichen, um die jeweilige Entwicklung darzustellen. Doch oft dauert es, bis dem Controller die aktuellsten Werte vorliegen. Dieser Trick zeigt, wie er das Reporting beschleunigen kann und wie Controller mit zeitlichen Vergleichsperioden punkten können.

Eine einzelne Kennzahl ist für den Außenstehenden schwer zu beurteilen. Für die Bewertung der Kennzahl benötigt er weitere Informationen. Vergleichswerte können helfen, die Kennzahl einzuordnen. Liefert ein Controller keine Vergleichswerte, kann er diese Beurteilung verhindern.

Wenn der Controller seine Arbeitsergebnisse persönlich vermittelt, kann er die Wahrnehmung der Informationen besser steuern. Dazu bieten sich fünf Stellschrauben an.

Nachfragen der Berichtsempfänger bieten jedem Controller die Chance, seine Arbeit nochmals darzustellen. Nicht alle sehen das so. Für viele sind Nachfragen lästig, obwohl sie ja den Erfolg der Berichte widerspiegeln. Einige Controller greifen dabei zu Tricks, um Nachfragen zu Kennzahlen zu vermeiden.

Wenn Controller ihre Ergebnisse präsentieren, kommt es auch auf die Ausdrucksweise an. In diesem Trick erfahren Sie, wie der Controller sich gut in Szene setzt und welche Formulierungen empfehlenswert sind.

Der Controller richtet seine Berichte auf die jeweilige Zielgruppe aus. Ist die Zielgruppe stark unterschiedlich, muss ein gleicher Inhalt unter Umständen mit verschiedenen Elementen und Medien präsentiert werden.

Kennzahlen sollen komplexe Sachverhalte möglichst vereinfacht darstellen. Die Regeln dazu, die Ursprungsdaten und die Berechnungsvorschriften, werden in Definitionen festgelegt. Dabei hat der Controller bestimmte Spielräume, die er aber wohlbedacht nutzen sollte.

Seit einigen Jahren gibt es das Recht des Betriebsprüfers auf die digitalen Daten der Buchhaltung während der Betriebsprüfung zuzugreifen. Die E-Bilanz, die Pflicht zur Abgabe der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung aus dem Jahresabschluss in digitaler Form, ist noch nicht ganz so alt. Eine Einhaltung der gesetzlichen Regeln ist wirtschaftlich nur mit einem gewissen Maß an Digitalisierung in der Buchhaltung möglich.

Eine besonders beliebte Form von Kennzahlen sind Durchschnittswerte. Dabei werden viele Einzelwerte zu einer Kennzahl zusammengefasst, wenn es sich um gleichartige Daten handelt. Das bringt jedoch auch Tücken mit sich.

Grundsätzlich ist der Zeitpunkt, für den eine Kennzahl berechnet wird, ausschlaggebend für den berichteten Wert. Bei einigen Kennzahlen ist der Zeitpunkt in der Definition vorgegeben. Doch wann macht es Sinn, vom eigentlichen Zeitpunkt abzuweichen?

Der Controller kennt die Inhalte der Kennzahlen. Er beobachtet die Entwicklungen und erkennt, wann detailliertere Informationen notwendig sind. Dieser Controller-Trick zeigt typische Beispiele.

Die Buchhaltung steht nicht für sich allein, sie ist eingebunden mit vielen Kontakten in eine heterogene Welt. Und diese wird mehr und mehr digital. Um einfach, schnell, sicher und kostengünstig mit den Partnern kommunizieren zu können, muss die Buchhaltung Informationen digital austauschen. Beim Informationsaustausch mit den Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Behörden oder Banken wird das Verlangen nach Digitalisierung groß.

Mit Kennzahlen können Zeiten verdichtet werden. Außerdem nutzt der Controller die Zahlen, um mehrere Werte, die im Idealfall einen gleichen Inhalt haben, zu aggregieren.

Betriebliche Kennzahlen sind bei den Informationsempfängern sehr beliebt. Sie glauben, dass ihr Bereich mithilfe weniger Werte gesteuert werden kann. Mit den Erwartungen an Kennzahlen sind jedoch auch Irrtümer verbunden.

Die Abrechnung der Reisekosten leidet immer unter den zeitlichen Verzögerungen. Zunächst lassen sich die Mitarbeiter Zeit, um die Abrechnungen auszufüllen und an die Buchhaltung zu schicken. Dadurch wird eine zeitnahe Verbuchung oft unmöglich, Periodengrenzen werden überschritten. Danach wartet der Mitarbeiter auf die Prüfung und Überweisung der ausgelegten Beträge. Das dauert immer zu lange. Alle Beteiligte können zufrieden gestellt werden, wenn die Reisekostenabrechnung mithilfe digitaler Abläufe erledigt wird.

Neue KPIs in Reportings verursachen nicht immer Begeisterung  bei den verantwortlichen Empfängern. Trifft ein Bericht mehrere Empfänger und Verantwortungsbereiche, kann dies die Installationen neuer Kennzahlen vereinfachen.

Im Controllingbereich sammelt sich eine große Datenmenge. Der Controller muss auswählen, welche Daten in einen Bericht aufgenommen werden sollen. Falsche Entscheidungen können hier zu Fehlinterpretationen führen.

Ein Controller kann beeinflussen, wie viel Aufmerksamkeit ein Bericht bekommt. Es kann Gründe geben, einen Controllingbericht fallen zu lassen oder bestimmte Ergebnisse hervorzuheben. Wie dem Controller dies gelingt, erfahren Sie in diesem Tipp.

Es gibt Situationen, die es erforderlich machen, einen Bericht zu variieren. Heikel wird es, wenn ein Manipulationsverdacht aufkommt. 

Voraussetzung für eine automatische Verarbeitung von digitalen Bewegungen ist, dass es eine Integrationsdatei mit definiertem Aufbau gibt.