Software-Ergonomie: Benutzergerechte Software beschaffen ... / 2.1 Hausinterne Anforderungsspezifikation entwickeln

Wann immer betriebliche Software beschafft wird, findet ein Auswahlprozess statt. Die Basis für einen solchen Auswahlprozess sollte eine Anforderungsspezifikation sein, die darauf abzielt, die Anforderungen an die Nutzung des Systems im Hinblick auf die zu unterstützenden Aufgaben zu spezifizieren. Nur so macht sich der Arbeitgeber wirklich klar, was das Softwaresystem aus Sicht der Aufgaben der teuersten Ressource im Haus – der eigenen Mitarbeiter – erreicht werden muss. Benutzer sind Profis im Erledigen der zugewiesenen Aufgaben. Das folgende Beispiel zeigt, wie eine solche hausinterne Anforderungsspezifikation aussieht.

Praxis-Beispiel

Struktur einer Anforderungsspezifikation aus Benutzersicht

Benutzergruppe: z. B. Vertriebsinnendienstmitarbeiter

Zu unterstützende Kernaufgabe 1 (z. B. "Bei Bestandskunden telefonisch Bedarf abfragen")

• Teilaufgabe 1.1 (z. B. "Feststellen, welche Bestandskunden potenziell Bedarf haben")

  • Nutzungsanforderungen an das Softwaresystem
  • 1.1.1 Der Benutzer muss am System ...
  • 1.1.2 Der Benutzer muss am System überblicken können, welche Kunden länger als durchschnittlich (für den Kunden) keine Aufträge mehr platziert haben.
  • ...
  • 1.1.n Der Benutzer muss am System ...

Zu unterstützende Aufgabe 2

• Teilaufgabe 2.1

  • Nutzungsanforderungen an das Softwaresystem

    • 2.1.1
    • ...
    • 2.1.2

Grundsätzlich sollten zunächst die unterschiedlichen Benutzergruppen für das Softwaresystem benannt werden. Dann sollten die einzelnen Aufgaben der Mitarbeiter (Kernaufgaben) identifiziert werden. Für jede Kernaufgabe gibt es Teilaufgaben, die zwangsläufig durchzuführen sind. Innerhalb jeder Teilaufgabe stellt sich dann die Frage, was muss man als Benutzer am Softwaresystem wirklich

• erkennen/überblicken können,
• auswählen können,
• eingeben können.

Diese Beschreibungen werden als Nutzungsanforderungen bezeichnet. Sie stehen im Zentrum der Usability. Nutzen entsteht beim Nutzer, wenn dieser am System das tun kann, was aus Sicht der jeweiligen Kernaufgabe erforderlich ist.

Das Erarbeiten einer hausinternen Anforderungsspezifikation sorgt für eine konsequente frühe Einbindung der Mitarbeiter, die das System nutzen sollen. So werden die "bekannten Unbekannten" im Sinne von Nutzungsanforderungen, die in den Köpfen der Mitarbeiter bekannt sind, aber weder den Führungskräften noch den Herstellern hinreichend bekannt sind, inventarisiert, bevor eine mögliche Fehlentscheidung getroffen wird. Das Erarbeiten einer solchen Anforderungsspezifikation dauert i. Allg. mehrere Tage. Die Erarbeitung sollte durch einen erfahrenen Profi moderiert werden, damit qualitativ auch wirklich lösungsneutrale Anforderungen aufgeschrieben werden, die einen Vergleich über verfügbare Lösungen am Markt hinweg ermöglichen. Die Erarbeitung sollte in Sitzungen stattfinden, bei der jeweils Verantwortliche der jeweiligen Fachabteilung und echte Benutzer bzw. zukünftige Benutzer teilnehmen. Nur so wird die Perspektive der Nutzung in den Mittelpunkt gerückt.