Interne Audits im Arbeitsschutz / 3.7 Festlegung des Auditprogramms

Zur Planung und Lenkung fähiger interner Audits sollte ein Auditprogramm erstellt werden, z. B. für 3 Jahre. Der Umfang sollte sich an der Komplexität und dem Reifegrad des AMS orientieren. Der Auditplan beinhaltet i. W. einen Zeitplan für die einzelnen Audits, die Vor- und Nachbereitungen, die Verfahren, den Auditplan sowie die erforderlichen Ressourcen.

Praxis-Beispiel

Forderungen der DIN ISO 45.001:2018 an ein internes Auditprogramm

Die Organisation muss:

1. ein oder mehrere Auditprogramme planen, aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten, einschließlich der Häufigkeit von Audits, Methoden, Verantwortlichkeiten, Konsultation, Anforderungen an die Planung sowie Berichterstattung, welche die Bedeutung der betroffenen Prozesse und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen;
2. für jedes Audit die Auditkriterien sowie den Umfang festlegen;
3. Auditoren so auswählen und Audits so durchführen, dass die Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sichergestellt sind;
4. sicherstellen, dass die Ergebnisse der Audits den zuständigen Führungskräften sowie relevante Auditergebnisse den Beschäftigten und, wo vorhanden, deren Vertretern sowie den anderen relevanten interessierten Parteien berichtet werden;
5. Maßnahmen ergreifen, um Nichtkonformitäten zu behandeln, und ihre SGA-Leistung fortlaufend verbessern;
6. dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse der Audits aufbewahren.

Der Abstand zwischen internen Audits im Arbeitsschutz sollte nicht mehr als ein Jahr betragen. Anderenfalls erhalten sie den Charakter eines Spotlights und tragen nicht zu einer kontinuierlichen Verbesserung bei. Jährliche interne Audits, ergänzt durch zwischenzeitliche Betriebsbegehungen, haben sich bewährt. In Unternehmen mit einem höheren Gefährdungspotenzial sollte die Zahl der zwischenzeitlichen Betriebsbegehungen höher sein (siehe Beispiel). Die jährlichen internen Audits sollten Schwerpunkte im Hinblick auf den Gegenstand des Audits setzen (z. B. ein Schwerpunktthema, wie Vollständigkeit der Gefährdungsbeurteilungen, oder ein Schwerpunktbereich, wie Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten).

Praxis-Beispiel

Häufigkeit von Audits

Häufigkeit von internen Audits im Arbeitsschutz und von Betriebsbegehungen in einem mittelständischen Produktionsunternehmen mit leicht erhöhtem Gefährdungspotenzial (Tausendmannquote der Arbeitsunfälle mit mehr als einem Ausfalltag: 10,8):

• im 4. Quartal jedes Jahres ein internes Audit im Arbeitsschutz (jährlich wechselnde Schwerpunktthemen oder Schwerpunktbereiche) inklusive einer Betriebsbegehung,
• in den vorangegangenen Quartalen jeweils eine Betriebsbegehung,
• bei Bedarf (schwerer Unfall, durch organisatorische Mängel verursachter Unfall oder größere betriebliche Veränderungen) werden durch die Sicherheitsfachkraft zusätzliche Betriebsbegehungen und durch den AMS-Beauftragten zusätzliche interne Audits veranlasst.

Praxis-Tipp

Auditprogramm

• Wirken Sie darauf hin, dass interne Audits zu einem festen Bestandteil des AMS werden und jährlich durchgeführt werden.
• Größere Unternehmen sollten die jährlichen internen Audits durch z. B. dreijährige externe Audits durch eine Stabsstelle ergänzen.
• Erstellen Sie für jedes interne Audit einen Auditplan; dafür können Sie das Formular Auditplan verwenden.
• Stimmen Sie den Auditplan mit der Geschäftsführung und dem Betriebsrat ab.
• Aus dem Auditplan muss ersichtlich sein, dass das Audit im Auftrag der Geschäftsführung durchgeführt wird.
• Informieren Sie das Management rechtzeitig über das anstehende Audit (z. B. durch ein persönliches Anschreiben bzw. eine persönliche E-Mail); Inhalte sollten sein: Ziel des Audits, Auditplan, Zeitplan, wer wann für Auskünfte zur Verfügung stehen sollte, wann die Ergebnisse bekannt gegeben werden.

• Bereiten Sie die internen Audits vor:

  • Schwerpunkte festlegen,
  • Auditfragenlisten erstellen/anpassen,
  • sich mit den Besonderheiten (Schwerpunkten) vertraut machen,
  • Hilfsmittel bereitstellen (digitale Kamera, Diktiergerät, …),
  • Abstimmung mit den Auditoren.