I. d. R. verfügen Unternehmen bereits über einen großen Teil der erforderlichen Dokumente (Unterlagen). Ob diese jedoch aktuell und brauchbar sind und verwendet werden, ist zu prüfen. Erfahrungen lassen Zweifel aufkommen: Teilweise findet man einen Wildwuchs an Vorlagen, Unsicherheiten, ob bestimmte Dokumente gültig sind, eine geringe Bekanntheit einzelner Dokumente sowie eine begrenzte Anwendung.
Vorhandene Dokumente kritisch prüfen
Die Dokumentation ist kein Selbstzweck, sie muss Sinn und Nutzen stiften. Machen Sie dies im Unternehmen deutlich.
Tragen Sie die vorhandenen (im Unternehmen verteilt vorliegenden) Dokumente zusammen und prüfen Sie diese:
- Wird das Dokument benötigt?
- War das Dokument nützlich?
- Wurde das Dokument verwendet?
- Ist die Verwendung des Dokumentes praktikabel?
- Kann das Dokument vereinfacht werden?
Wenn das Unternehmen bereits ein Managementsystem praktiziert, prüfen Sie, inwieweit das hierfür verwendete Dokumentationskonzept für das AMS genutzt bzw. in Teilen genutzt werden kann.
Auf Basis dieser Prüfung sowie der Zusammenstellung der erforderlichen Dokumente (dokumentierter Informationen) kann die Regelung der Dokumentation sowie die Erstellung (Übernahme, Anpassung oder Neuerstellung) der erforderlichen dokumentierten Informationen erfolgen. Dies zu organisieren und zu begleiten gehört zu den Aufgaben der für die AMS-Einführung zuständigen Projektgruppe. Die Durchführung sollte wieder eine Arbeitsgruppe unter Einbeziehung von Beschäftigten sowie der Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Qualitätsmanagement-Beauftragten (sofern vorhanden) übernehmen. Empfehlenswert ist die Beauftragung der bereits installierten Arbeitsgruppe "Wirksame Arbeitsschutzorganisation aufbauen" mit dieser zusätzlichen Aufgabe. Da die Regelung der Dokumentation sowie die Erstellung der erforderlichen dokumentierten Informationen inhaltlich nahe an der ersten Aufgabe der Arbeitsgruppe liegt, ist der Einarbeitungsaufwand der bestehenden Arbeitsgruppe deutlich geringer als der einer neu gebildeten Arbeitsgruppe.
Empfehlenswert ist auch die Benennung der Fachkraft für Arbeitssicherheit zum Teamleiter. Die Vorgehensweise der Arbeitsgruppe zeigt Abb. 1. Der Projektleiter bzw. der AMS-Beauftragte, sofern bereits benannt, sollte die Arbeit der Arbeitsgruppe begleiten und bei Bedarf unterstützen. Die daraus für den Projektleiter bzw. den AMS-Beauftragten resultierenden Aufgaben sind der To-do-Liste in Abschn. 6 zu entnehmen.
Abb. 1: Regelung der Dokumentation und zu verwendende dokumentierte Informationen bekanntgeben
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