Einführung eines Arbeitsschutz-Managementsystems – Schri ... / 4 Was ist zu dokumentieren?

Für den Gesetzgeber bilden die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilungen, der dabei definierten Schutzmaßnahmen und der Nachweise von deren Umsetzung sowie die Erfassung von Unfällen den Schwerpunkt der Dokumentation (siehe § 6 ArbSchG). Je nach Größe des Unternehmens, der Komplexität der Betriebsabläufe, des Gefährdungsniveaus, vertraglicher Vereinbarungen und interner Standards sowie Dokumentationsanforderungen des AMS-Konzeptes geht der Umfang der Dokumentation über diese Kernbereiche hinaus.

Praxis-Tipp

Dokumentationsumfang festlegen

Ausgehend von dem oben skizzierten Rahmen sollte bei der Einführung eines AMS eine Übersicht zur Dokumentation erstellt werden. Hierfür wird folgende Struktur vorgeschlagen:

Was ist zu dokumentieren?	Form der Dokumentation (z. B. Anweisung, Flussdiagramm, Protokoll)	Zu verwendende Vorlage	Lenkung des Dokumentes

Grundsätzlich gilt hierbei, dass das Unternehmen selbst und eigenverantwortlich festlegt, wie seine Dokumentation aussieht.

Gemäß DIN ISO 45.001:2018 sind folgende dokumentierte Informationen zu erstellen, anzuwenden und zu pflegen [in Klammer ist das jeweilige Kapitel der Norm angegeben]:

• Beschreibung des Anwendungsbereichs des AMS [4.3]
• Beschreibung der Arbeitsschutzpolitik (Politik für die Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit) [5.2]
• Übersicht zu den relevanten rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen (z. B. in Form eines Rechtskatasters) [6.1.3]
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse bezüglich der Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit [5.3]
• Ermittlung der Gefährdungen und Bewertung von Risiken und Chancen [6.1.2]
• Prozess zur Ermittlung der Gefährdungen und Bewertung von Risiken und Chancen [6.1.2]
• Maßnahmenplan für die ermittelten Risiken und Chancen [6.1.4]
• Bewertung von Risiken und Chancen [6.1.2]
• Arbeitsschutzziele und Planung, diese zu erreichen [6.2]
• Nachweise von Kompetenzen [7.2]
• Nachweise der Kommunikation [7.4]
• Informationen (Festlegungen) zur betrieblichen Planung und Steuerung [8.1]
• Informationen (Festlegungen) zur Notfallplanung und Reaktion bei Notfällen [8.2]
• Festlegung der Bewertung der Leistungen: Überwachung, Messung, Analyse und Leistungsbewertung [9.1]
• Bewertung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen [9.1.2]
• Ergebnisse und Berichte interner Audits [9.2]
• Nachweise zu Vorfall, Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen [10.2]
• Nachweise zur fortlaufenden Verbesserung des AMS [10.3]

• dokumentierte Informationen zu folgenden, in der Norm geforderten arbeitsschutzrelevanten Prozessen (soweit nicht bereits oben genannt):

  • Integration von Arbeitsschutzanforderungen in die Beschaffung und Vergabe von Aufträgen [8.1.4]
  • Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten [5.4]
  • Bestimmung der für das Unternehmen relevanten rechtlichen Vorschriften und anderer Anforderungen [6.1.3]
  • Bestimmung und Entwicklung der Kompetenzen [7.2]
  • Festlegung der internen und externen Kommunikation [7.4]
  • Festlegung der Lenkung der dokumentierten Informationen [7.5.3]
  • Festlegung der Untersuchung von Vorfällen, Nichtkonformitäten und Bestimmung von Korrekturmaßnahmen [10.2]

• ergänzende Formblätter und Vorgaben, z. B.:

  • Anweisungsvorlagen, wie Arbeitserlaubnisschein
  • nachweisende Vorlagen, wie Unterweisungsnachweise
  • Übersichten, wie ein Gefahrstoffkataster
  • Protokollvorlagen
  • Muster, wie Prozessgestaltungsvorlagen
  • Berichtvorlagen